FAQ : Comment optimiser la gestion de votre échantillothèque grâce à un logiciel LIMS ?

Vous cherchez à optimiser la gestion de votre échantillothèque ? Une maximisation de la traçabilité des échantillons, des recontrôles, du suivi des résultats ou encore de la gestion de la métrologie font partie des objectifs pour votre laboratoire en 2023 ? 

Découvrez  toutes les questions posées par nos participants dans cet article !

1. Si une analyse à J-0 est réalisée par un technicien, une revalidation est-elle possible par un responsable de laboratoire ?  

Oui. Les résultats qui vont être saisis par un technicien, par exemple, le sont à une étape de workflow intitulée "demande d'essai en cours", qui est uniquement l'étape à laquelle on va saisir des résultats.

L'étape suivante est une étape de validation des résultats, qui va davantage être réalisée par un responsable de laboratoire. Celui-ci a une visibilité sur les résultats saisis et peut les valider. 

Il y a une étape intermédiaire pour pré-valider / vérifier les résultats par un autre technicien avant de les renvoyer au responsable de laboratoire.

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2. Comment éditer les bulletins d'analyses ? 

Il y a trois manières d'éditer les bulletins d'analyses. 

1. Via Microsoft Word, sur base d'un fichier type dans lequel on insère des champs de fusion. Ceux-ci renvoient des résultats, des informations sur les articles ou encore des échantillons sur le rapport d'analyse.
   
2. Via Excel, grâce à une exportation de données qui proviennent de la demande d'essai, des échantillons, des résultats. Il est ensuite possible d'utiliser une autre feuille du fichier Excel pour faire la mise en page de votre rapport, ce qui permet également d'effectuer des calculs. 
   
3. Si vous avez des rapports spécifiques, vous pouvez les développer sur des modèles de rapport (ex : Crystal Reports) 
   

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3. Comment se déroule l'envoi d'un échantillon en sous-traitance ? 

Vous pouvez indiquer depuis une demande d'analyses que ces dernières sont créées par des fournisseurs. Les résultats sont automatiquement et directement envoyés au sous-traitant.

Il suffit d'établir un modèle d'exportation sur Excel. Une fois reçus, le sous-traitant saisit les résultats directement sur Excel et on les réimporte à travers notre LIMS depuis la feuille de résultats. 

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4. Comment peut-on transmettre les bulletins d'analyses aux demandeurs ? 

La transmission des bulletins d'analyses est possible au travers du système de workflow.

A chaque étape de passage dans le workflow, il est possible d'envoyer un mail à différentes personnes. Lors de l'étape de validation des résultats, vous pouvez indiquer le demandeur de la demande d'essai comme destinataire de votre e-mail qui contient le fichier. 

Si vous souhaitez envoyer des résultats intermédiaires, il est également possible d'envoyer des messages directement depuis l'application. Celle-ci comprend une exportation des résultats à un moment T. 

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5. Peut-on gérer le personnel de laboratoire dans le LIMS ? 

Oui. Un compte utilisateur est créé pour toutes les personnes qui veulent se connecter, avec un login, un mot de passe, un numéro de matricule.

Le logiciel vous permet également de gérer complètement les droits d'accès et les habilitations du personnel, ainsi que des alertes sur les renouvellements de ces dernières. Elles sont contrôlées automatiquement dans la phase de planification des analyses et essais aux techniciens et sous-traitants. 

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6. Peut-on produire des statistiques pour assurer la fiabilité des résultats d'analyses ou des équipements ? 

Oui, ce sont des éléments que l'on peut créer à travers notre outil de tableaux de bord. Cette fonctionnalité intégrée  à notre application vous donne la possibilité créer votre bibliothèque statistiques mais également de consulter nos indicateurs pré-paramétrés. 

Vous pouvez ainsi suivre vos activités de manière claire et précise, suivre la progression et les évolutions du travail de vos équipes à l'aide de ces statistiques et indicateurs individualisés. 

7. Peut-on valider des analyses et les signer électroniquement ? 

Oui. Une fois les résultats saisis, vous pouvez les vérifier au travers de l'écran de résultats. A partir de ce moment là, ceux-ci sont figés et ne sont plus modifiables.

Une fois qu'ils sont considérés comme exacts, l'étape peut être validée grâce au workflow de validation. Les circuits de signatures électroniques peut également être incorporée dans vos rapports envoyés aux clients et demandeurs. 

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8. Y a-t-il un système de confidentialité des résultats ? 

Oui. Il est possible, lors de l'export des résultats vers le bulletin des analyses, d'indiquer quels sont les résultats qui doivent y figurer. Si vous avez des résultats intermédiaires qui doivent rester en interne, il est tout à fait possible de les intégrer dans le LIMS et de définir quel le client final n'y ait pas accès.

9. Est-il possible de séparer les modules du logiciel et de ne choisir que ceux qui sont nécessaires ?  

Oui. Le logiciel fonctionne sur base de modules : il y a des modules au niveau du LIMS, des modules au niveau de l'étalonnage, des ventes, des commandes, tableaux de bord etc. 

Il est tout à fait envisageable de les choisir à la carte et d'en ajouter d'autres par la suite. 

10. Est-il possible d'interfacer les logiciels d'une usine de production et ceux d'un laboratoire ? 

Oui. 

• Éviter les doubles saisies,
• Synchroniser des données automatiquement, et
• Exporter les données de facturation.

De plus, AQ Manager est une application ouverte qui permet un dialogue aisé au travers d’interfaces avec d’autres outils en place.

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