Échantillothèque : la bonne gestion des échantillons en laboratoire

Que vous soyez un laboratoire de contrôle qualité, de prestataire de services ou de recherche et développement, la gestion des échantillons est une problématiques qui concerne tous les laboratoires.

Pour garantir la fiabilité et la précision de vos résultats, il est essentiel de revoir régulièrement les méthodes de traitement et de suivi des échantillons. Cette optimisation permet de réduire les erreurs, d’assurer la traçabilité, de standardiser les pratiques et de maintenir un niveau élevé de qualité d’analyse.

En améliorant continuellement vos processus, votre équipe peut travailler plus efficacement tout en assurant la confiance dans ses résultats ! 

Echantillothèque : assurer la traçabilité et la conservation optimale des échantillons en laboratoire

Qu’est-ce qu’une échantillothèque et pourquoi est-elle essentielle ? 

Une échantillothèque est, concrètement, l’ensemble des moyens et systèmes utilisés par un laboratoire pour stocker, organiser, suivre et gérer ses échantillons de manière sécurisée et traçable. Elle peut inclure :

• Les contenants physiques (flacons, tubes, cryovials, boîtes, etc.)
• Les équipements de stockage (réfrigérateurs, congélateurs, armoires sécurisées)
• Les systèmes informatiques pour le suivi des échantillons, comme les logiciels LIMS (Laboratory Information Management System)
• Les procédures et protocoles qui assurent l’intégrité, la traçabilité et la conformité réglementaire des échantillons
  
  

Quels sont les critères d'une échantillothèque performante et fiable ? 

Traçabilité complète

Chaque échantillon doit avoir un identifiant unique (code-barres, QR code) relié à toutes ses informations : date, provenance, type d’échantillon, technicien responsable, analyses réalisées, résultats, etc.
Vous devez pouvoir suivre l'historique des mouvements et et les opérations et transformations doivent être accessibles facilement.

Conservation optimale

 Une échantillothèque performante assure que chaque échantillon est conservé dans des conditions adaptées à sa nature, en contrôlant la température, l’humidité et la protection contre la lumière. Le must-have : un système d’alerte pour prévenir immédiatement en cas de déviation de ces conditions afin de préserver l’intégrité des échantillons. 

Accessibilité et organisation

Les échantillons doivent être organisés de manière logique, par type, projet, date ou priorité, afin de faciliter leur repérage. L’accès aux informations doit être rapide et simplifié grâce à un logiciel ou une base de données centralisée. 

Sécurité et conformité

La sécurité des échantillons repose sur des mesures physiques, comme les cadenas et l’accès limité aux zones de stockage, ainsi que sur des protections numériques telles que la gestion des droits d’accès et la sauvegarde des données. De plus, l’échantillothèque doit respecter les normes réglementaires et les bonnes pratiques de laboratoire, comme les BPL ou l’ISO 17025. 

Flexibilité et évolutivité

Une échantillothèque efficace doit pouvoir accueillir de nouveaux types d’échantillons et s’adapter à l’augmentation des volumes. Elle doit également permettre d’ajuster facilement les protocoles selon les besoins spécifiques du laboratoire. 

Les solutions apportées par AQ Manager LIMS

Améliorer la traçabilité des échantillons et simplifier la gestion du laboratoire peut s’avérer être un vrai défi. L’utilisation d'AQ Manager est le meilleur moyen pour résoudre ces deux problématiques et gagner en efficacité. 

Les fonctionnalités clés de notre logiciel de gestion de laboratoire 

En effet, l'échantillothèque adaptée à l’activité de votre laboratoire, dispose de nombreuses fonctionnalités qui contribuent à l’amélioration des performances du quotidien.   Entre autres, AQ Manager vous permet de : 

• Mieux gérer les stocks du laboratoire,
  
• Améliorer la traçabilité des échantillons,
• Remettre automatiquement les analyses,
• Avoir un meilleur suivi des résultats,
• Gérer les recontrôles,
• Suivre les mouvements de chaque échantillon avec le système code-barres / QR Code,
• Utiliser l’application mobile pour plus de performances,
• Mettre en place des alarmes pour la destruction à prévoir des échantillons,

Gestion des échantillons dans un LIMS selon le type de laboratoire

La manière dont un LIMS gère les échantillons dépend directement de la réalité du laboratoire. Même outil, mais trois logiques très différentes : production, prestation, ou recherche.

Le logiciel LIMS pour les laboratoires de contrôle qualité

En contrôle qualité, l'échantillon est systématiquement rattaché à un lot de production ou à une réception matière. Chaque événement industriel déclenche automatiquement une demande d’analyse, sans intervention manuelle. 

Dès qu’un lot est créé ou réceptionné, une demande d’analyse est générée automatiquement. Le système associe immédiatement :

• Un produit
• Une gamme d’analyses
• Des spécifications attendues

Il a donc la capacité de valider ou bloquer un flux industriel.

De plus, le LIMS est construit autour de :

• La standardisation (plans de contrôle, gammes figées)
• La traçabilité réglementaire
• La vitesse d’exécution (flux tendu)
• La décision finale : conforme / non conforme

L’échantillon est aussi un point de synchronisation avec l’ERP. Le résultat d’analyse remonte pour :

• Libérer un lot
• Bloquer une production
• Déclencher une action qualité

Le logiciel LIMS pour les laboratoires de prestataires de services

Dans un laboratoire de service, la logique change complètement. Chaque entrée correspond à une demande explicite : un client envoie un échantillon avec une liste d’analyses à réaliser, parfois définie à l’avance, parfois construite sur mesure.

Le LIMS doit alors gérer :

• La création de commandes ou de devis
• la définition des analyses à réaliser pour chaque échantillon
• La planification en fonction des délais annoncés
• La gestion des volumes entrants et des priorités

Un autre élément central apparaît : la dimension financière. En effet, les analyses sont associées à des tarifs, la réalisation effective alimente la facturation et le rapport d’analyse devient aussi un livrable client.

Le logiciel LIMS pour les laboratoires de recherche & développement

En R&D, l’échantillon est souvent créé, transformé, testé, puis modifié à nouveau. Le fonctionnement est plus souple, étant donné que l'échantillon peut passer par plusieurs étapes : transformation, requalification, nouvelles analyses selon les résultats obtenus...

Le logiciel de labo permet donc un cadre également plus souple avec : 

• La création des demandes d'essais personnalisables 
• La possibilité de définir des analyses à la carte 
• L'ajout de paramètres spécifiques à chaque test.