La bonne gestion de la planification pour un laboratoire d’analyses

Envisagez-vous d’opter pour un logiciel de gestion de planification au sein de votre laboratoire ? Souhaitez-vous faciliter et optimiser la charge de travail de vos équipes ? 

De nos jours, les laboratoires évoluent dans un environnement impliquant une multitude de ressources différentes, des dépendances en amont et d’équipements partagés. Il est dès lors essentiel d’adopter une planification efficace et automatique.

Qu’il s’agisse de l’ordonnancement des analyses, de l’organisation des équipes ou encore de la maintenance des équipements, toutes ces tâches sont d’apparence ordinaire. Pourtant, elles nécessitent une réelle coordination. Quel que soit le secteur ou le type de laboratoire, intégrer un module de gestion de planning peut s’avérer révolutionnaire au quotidien.

Découvrez la solution ergonomique et automatique d’AQ Manager LIMS pour votre planification

Pour pallier ce besoin de planification, AQ Manager a donc développé dans son logiciel de gestion de laboratoire une fonctionnalité intuitive et personnalisable. Celle-ci réunit plusieurs types de plannings graphiques structurés, qui comprennent différentes vues.

Cet outil a été déployé pour être le plus automatique possible et permettre un gain de temps considérable à n’importe quel utilisateur.

Préparez et optimisez la gestion des essais et analyses de manière anticipée

Bien que la planification ne soit pas une obligation, les laboratoires souhaitent généralement gérer en amont l’organisation des prélèvements et des analyses. En effet, ces dernières peuvent s’étaler sur un lapse de temps bien précis.

Si vous travaillez, par exemple, pour le département Recherche et Développement, vous devez respecter certaines échéances. Il est dès lors fondamental d’anticiper la planification des analyses. Cela nécessite de définir des priorités et l’ordre dans lesquelles elles vont être planifiées. Il est alors capital de prévoir du temps et de réserver des créneaux.

Cela peut également être le cas lors de la réception d’une commande de la part d’un client ou lors d’échanges sur une offre de prix. Pouvoir consulter votre planning en temps réel représente un véritable gain de temps.

Le planning ci-dessous propose un affichage superposé qui facilite la recherche d’informations et donne à chacun un aperçu unique des équipements et du personnel disponibles, ainsi que de la charge de travail à réaliser.

*Toutes les analyses à réaliser, tout ce qui est en attente de planification, est visible en bas de l’écran.

L’interface étant dynamique, il suffit d’effectuer un drag and drop, un « glisser - déposer », qui permet de sélectionner les demandes d’essais et les autres opérations à réaliser. Apparait ensuite un créneau aux dates et heures souhaités.

Il est également possible d’ajuster et de filtrer votre demande, ainsi que d’ajouter les couleurs de votre choix symbolisant les demandes d’essai et analyses. Et tout cela en un clic !

Permettez à vos techniciens de laboratoire de consulter leur agenda en un coup d’œil et de prendre en charge leurs analyses

Le planning du personnel, ci-dessous, se divise en deux et se synchronise automatiquement avec le planning des essais. Le premier visuel représente le planning des différents acteurs du laboratoire. Le deuxième affiche les tâches à effectuer.

Il est également personnalisable en fonction des différents utilisateurs. Ceux-ci peuvent ainsi visualiser leur planning sous forme d’agenda individuel en temps réel et cliquer sur chaque demande d’essai, l’ouvrir et la prendre en charge.

Les planificateurs peuvent également indiquer les congés, les absences, les exceptions ou encore les heures supplémentaires.

Par ailleurs, si votre laboratoire est déjà équipé d’un logiciel de planification mais pas d’un logiciel LIMS, il est tout à fait possible de créer une interface pour synchroniser les deux.

Pilotez votre parc d’équipements de manière efficace

La gestion des équipements est également l’un des points essentiels en laboratoire. Le responsable de la planification doit être sûr à 100 % que les bons instruments sont disponibles à l’instant T pour exécuter un travail sans interruption. Cette bonne coordination est également primordiale pour garantir une justesse et une fiabilité des analyses.

Grâce à un tableau de bord personnalisable de vos équipements, AQ Manager vous offre un retour visuel immédiat de leur conformité et de leur disponibilité.

Réalisez des opérations de maintenance, de métrologie et de calibration à la pointe

Une instrumentation en conformité d’étalonnage et en excellent état sont des facteurs clés pour le bon déroulement des opérations. En plus de s’assurer que les outils fonctionnent selon la conformité exigée, une maintenance régulière permet également :

• d’augmenter la durée de vie des instruments ;
• d’optimiser les résultats des analyses ;
• de diminuer les frais de réparation ; ou encore
• de réduire les interruptions dues aux pannes.

Qu’il s’agisse d’opérations de calibration, de métrologie ou de maintenance préventive, tout peut être planifié, replanifié et modifié. A une condition : en avoir les droits.

Sécurisez vos données et votre planification grâce à la gestion des droits d’utilisateurs

L’accès et l’utilisation des plannings du logiciel AQ Manager LIMS sont soumis à des droits d’utilisateurs.

Vous pouvez ainsi désigner un ou plusieurs responsable(s) des plannings, le responsable du laboratoire par exemple, qui sera le seul administrateur de la planification.

Vous souhaitez partager le planning à l’un de vos clients ou aux autres services ? L’affichage en lecture seule leur donnera accès aux dates prévues pour les essais, les prélèvements et les analyses. La gestion des droits d’AQ Manager permet de rendre inaccessible la modification des dates ou d’autres données.

Suivez à la trace le processus des échantillons et des analyses

Qui a approuvé les résultats d’une telle analyse ? Qui a relevé les caractéristiques d’un tel produit ? Qui a produit le certificat de conformité ? Un échantillon passe par différentes étapes impliquant parfois plusieurs techniciens et laboratoires différents. Il est même envisageable qu’il voyage d’un pays à un autre, suivant le type de tests qui doivent être réalisés.

Toutes ces étapes sont intégrées au fur et à mesure au sein du planning. Ce dernier permet ainsi le partage des informations entre les différents acteurs et, finalement, permet une traçabilité complète.

Retrouvez les plannings et leurs différentes vues sur l’application AQ Manager Mobile

Tous les plannings de l’application AQ Manager LIMS sont également conçus pour se synchroniser automatiquement avec ceux de l’application AQ Manager Mobile.

En mode connecté ou déconnecté, découvrez-en les nombreux atouts :

• les différents affichages et leurs vues à l’agenda, à la semaine ou au mois ;
• la saisie directe des rapports et des résultats en mobilité ;
• la gestion documentaire et la prise de photos ;
• la consultation détaillée des demandes d’essai et échantillons ;
• le scan d’étiquettes QR code d’échantillons et de consommables ;
• un système de notification immédiate ; ou encore
• les signatures électroniques. 

Vous l’aurez compris, cette fonctionnalité de gestion de planification est un avantage incontournable au sein de votre laboratoire. Que ce soit à distance ou sur le terrain, vous bénéficiez d’une interface ergonomique et intuitive, totalement personnalisée en fonction de vos besoins.

Le gain de temps, l’optimisation des ressources et finalement, l’augmentation de la productivité sont désormais à votre portée grâce au logiciel AQ Manager LIMS.