Vos calendriers de maintenance dans Excel : une erreur coûteuse ?
La traçabilité des produits et échantillons dans votre laboratoire est primordiale pour assurer la qualité de vos activités et améliorer votre productivité.
Quelle est la situation de la plupart des labos, avant la mise en place d'un logiciel de gestion de laboratoire (LIMS) ? Comment améliorer la gestion de vos échantillons et leur traçabilité ? Comment le LIMS peut-il aider votre laboratoire ? Et quelles sont les fonctionnalités de traçabilité appréciées dans le progiciel AQ Manager ?
Découvrez le fonctionnement de la plupart des laboratoires
Au fur et à mesure des années, AQ Manager a pu découvrir le fonctionnement d'un nombre important de laboratoires ainsi que leurs outils. Et nous constatons qu'il peut y avoir une forte variation d'un laboratoire à un autre en terme de gestion de la traçabilité. Voici les cas les plus fréquents :
Le premier cas concerne les laboratoires qui n'ont aucun moyen d'assurer la traçabilité de leurs produits avec un outil adapté, et qui se reposent sur une utilisation dérivée de leur ERP.
Le second cas de figure concerne les laboratoires qui ont la volonté de suivre la traçabilité de leurs produits, mais avec les moyens du bord : un étiquetage manuel des produits ou encore une gestion basée à 100% sur le papier.
Le troisième cas concerne le suivi informatisé au travers d'outils non prévus pour cela au départ, et qui possèdent des failles comme par exemple : des fichiers Excel ou encore une base de données spécifique et développée sur mesure pour le laboratoire.
La plupart de ces pratiques débouchent sur des problèmes récurrents. Elles laissent le champ libre à de nombreuses erreurs humaines (oublis, erreurs de saisie, etc.). Elles sont aussi sources de pertes de temps, notamment en raison de double, voire triple saisie.
De plus, la chaîne de la traçabilité est régulièrement rompue en raison du grand nombre d’étapes de préparation des échantillons pour analyse, ou encore des divergences de réponses selon les appareils de mesure en fonction de la nature des échantillons.
Comment fonctionnent les laboratoires pour assurer une traçabilité parfaite ?
Les laboratoires ayant implémenté une solution LIMS comme celle d’AQ Manager bénéficient tant d’une aide précieuse que d'un outil totalement adapté à la gestion de la traçabilité de leurs échantillons et de leurs produits.
Les fonctionnalités du module de traçabilité permettent :
- Editer automatiquement des étiquettes permettant d'identifier et de tracer les échantillons avec des codes QR et codes-barres,
- Effectuer le suivi des échantillons et des produits au travers du scan de ces QR codes, grâce à l’application mobile,
- Tracer les analyses et les essais réalisés sur les échantillons,
- De tracer les non-conformités,
- De tracer et d'historiser tout ajout et modification dans l'application,
- De gérer des déplacements ou mouvements de stocks,
- Etc.
L’application AQ Manager comporte également un module d' « Audit trail ». Celui-ci permet de gérer la traçabilité de toutes les actions (ajout, modification, suppression), analyses, validations dans le LIMS sous forme de tableaux chronologiques. Il est donc possible de connaître quel utilisation a créé et / ou modifié un enregistrement, quelles valeurs ont été modifiées, et quand ces modifications ont eu lieu.
De plus, le LIMS, en parallèle de sa gestion poussée des droits d’utilisateurs, est à même d’opérer une traçabilité des connexions et de toutes les actions effectuées par utilisateur. Il permet également de maîtriser et de partager facilement les données de traçabilité avec les autres services.
Les fonctionnalités LIMS les plus appréciées des 1300 clients d'AQ Manager
Les laboratoires ayant implémenté le LIMS d'AQ Manager apprécient particulièrement de pouvoir tracer de façon sécurisée toutes les opérations et actions de leurs utilisateurs.
C’est le cas du suivi des échantillons automatisé, permettant de connaître à tout moment la position d’un échantillon dans le processus de test, mais aussi le fait de savoir précisément combien de tests sont en cours et quand il est prévu qu’ils soient terminés.
La génération automatique des bulletins d'analyse, certificats de conformité et rapports d’essais, est également appréciée. Ce qui évite une tâche longue, fastidieuse et source d’erreurs nécessitant des vérifications scrupuleuses.
Voici d'autres avantages d'une solution de gestion de laboratoire :
- La gestion des consommables et des réactifs du laboratoire et leur traçabilité au travers des numéros de série/lot,
- La gestion et le suivi de la métrologie des appareils de mesure qui permet de planifier et de tracer les opérations de maintenance et de métrologie,
- La gestion des flux de validation, contrôlables également grâce aux workflows personnalisables assurant une traçabilité des actions des utilisateurs,
- La traçabilité du contrôle qualité des matières premières avant leur utilisation en production, et des produits finis avant leurs expéditions au client,
- La connexion des instruments de mesure et de contrôle au LIMS permettant l'automatisation de la remontée des résultats dans l'application.
> Et si vous découvriez toutes les fonctionnalités de notre LIMS en détail ?
Il apparaît clairement que disposer d’un logiciel LIMS pour son laboratoire est aujourd’hui plus que judicieux, pour ne pas dire indispensable. Que ce soit pour améliorer la traçabilité de vos produits et échantillons, mais aussi pour d'autres besoins à découvrir dans nos multiples fonctionnalités développées depuis des années sur base des retours d'expérience de nos utilisateurs.
Choisir AQ Manager, c'est choisir un outil complet, ergonomique et qui plus est un accompagnement par nos experts (internes) de notre application de gestion de laboratoire.
