Comment gérer la charge de travail dans un laboratoire?

La gestion de la charge de travail en laboratoire peut s’avérer complexe, surtout lorsque les délais sont serrés. Que vous souhaitiez améliorer et optimiser la gestion du laboratoire ou que vous visiez le développement de l’activité de votre laboratoire, qu’il s’agisse de la gestion de votre temps personnel ou de celui de votre équipe opérationnelle, ces conseils ne devraient pas vous laisser indifférent.

Voici 6 conseils de gestion de votre charge de travail en laboratoire

1) Utiliser des listes

Créer et maintenir une liste visuelle des tâches garantit qu'aucun échantillon ou projet n'est oublié. Une liste visuelle est aussi un moyen de communication. En enregistrant pour un travail son statut et la personne responsable, chaque collaborateur du laboratoire peut s’informer rapidement de la charge de travail en cours.

2) Minimiser les travaux en cours

Chaque personne possède une capacité maximale de tâches qu'elle peut accomplir dans un laps de temps donné. Limiter les travaux en cours par personne garantit que chaque tâche sera menée à terme, ou au stade attendu du processus, avant qu'elle ne démarre la tâche suivante. Cela aide l’équipe opérationnelle à garder son rythme de travail et encourage une culture de la « tâche terminée ». Cela permet aussi d’identifier les blocages et les goulets d'étranglement, et de les corriger afin de faire progresser les travaux plus efficacement. 

3) Prioriser

Hiérarchiser chaque élément de travail afin de déterminer quels éléments doivent d'abord être analysés. Il est également important de s’entendre sur les facteurs définissant les priorités. Cela peut être l’urgence, l’effort requis ou de possibles conséquences négatives. La règle 80:20 est utile pour pondérer les tâches en fonction de la valeur que l'entreprise retirera de leur réalisation.

4) Etre réaliste

Il est indubitablement rare qu’une tâche ne prenne pas plus de temps que prévu. Pour éviter l’accumulation de retard, tenez compte des imprévus lors de l'attribution du délai de réalisation. 

5) Réviser régulièrement

Un examen régulier de votre charge de travail vous permet d’aborder les progrès en cours, de discuter des blocages et de déterminer où des modifications doivent être apportées. Des révisions régulières créent un rythme dans la gestion de la charge de travail en laboratoire et permettent également de mettre à jour les listes. 

6) Standardisation/Homogénéisation

Certaines personnes sont naturellement douées pour gérer le temps hyper efficacement. Ce n’est pas le cas de tout le monde. La standardisation du travail peut être utilisée pour améliorer le rythme de travail au sein du laboratoire. Créer des processus normalisés et reproductibles permet de réduire les erreurs humaines et d'améliorer l'efficacité de la charge de travail en laboratoire.

Lorsque l’on souhaite accroître les capacités de traitement de l’équipe opérationnelle (augmentation du nombre d’analyses par exemple), maintenir la qualité de ces analyses, ou encore automatiser des tâches routinières et simplifier la gestion du laboratoire, cela passe inévitablement par une meilleure gestion de la charge de travail de chacun. Comme nous venons de le voir, gérer correctement la charge de travail en laboratoire est un job sur le long terme, qui peut être facilité par nombre de fonctionnalités qu'offre un logiciel LIMS.