Comment rédiger un rapport de laboratoire à l'heure d'aujourd'hui

Le rapport de laboratoire fait partie intégrante du quotidien des scientifiques. Autrefois au format papier, il est aujourd'hui proposé dans sa version électronique. Une évolution qui ouvre de nouvelles perspectives aux scientifiques et aux laboratoires.

Qu'entend-t-on par un rapport de laboratoire ?

Un rapport laboratoire est un document de communication scientifique, énonçant clairement objectif, analyse et conclusion. Il doit donc être présenté avec soin et organisation.
La clarté des rapports est très variable, au sein d’un même laboratoire. En effet, sous l’effet du temps et selon les différents collaborateurs :

• la trame définie initialement n’est pas toujours respectée,
• la mise en forme a fortement tendance à évoluer quand le rapport laboratoire est rédigé à la main,
• le risque d’erreur est important car les résultats d’analyses ou essais peuvent être recopiés une ou plusieurs fois (passant d’une note sur papier à un tableur puis à un logiciel de traitement de texte).

Maintenir l’uniformisation de la présentation du rapport laboratoire et la clarté du contenu est ainsi problématique pour bon nombre de responsables de laboratoire.

Comment rédiger un rapport de laboratoire avec un LIMS ?

Le passage au digital offre un certain nombre d’avantages pour les responsables se demandant comment rédiger un rapport de laboratoire avec un LIMS, notamment grâce à la standardisation des rapports.

La clarté des rapports

Comment rédiger un rapport de laboratoire clair et standardisé ? Implémenter un LIMS donne la possibilité au responsable labo de procéder à la création d’une bibliothèque de modèles de rapport laboratoire d’essais, de bulletins d’analyses et de certificats de conformité. Leurs mises en page peuvent être aisément personnalisées au travers d’outils de traitement de texte (comme Microsoft Word) permettant de créer des trames de rapport. Le LIMS peut fusionner les données d'analyses et essais réalisés et, après validation, générer des rapports au format PDF reprenant automatiquement les trames créées précédemment en Word.

L’intérêt du LIMS est donc ici multiple. Il permet :

• de standardiser et clarifier les rapports en fournissant une trame unique adaptée :
  o au type d’essais,
  o aux exigences du demandeur ou du client dans le format souhaité,
• de générer automatiquement le document après validation des résultats dans le LIMS,
• de réduire fortement les erreurs humaines et, in fine, de gagner du temps en évitant une ou plusieurs étapes de transcription (une seule saisie des résultats),
• d’envoyer automatiquement les rapports au destinataire par courrier électronique.

La mise en place d'évaluation de laboratoire

Le LIMS permet de gérer automatiquement des circuits de validation des analyses et résultats grâce à des workflows et des signatures électroniques obligatoires. De plus, ces workflows sont infalsifiables, de par la journalisation de toutes les transactions. Enfin, Le LIMS d’AQ Manager est certifié CFR21 PART 11 (garantie des écritures électroniques).

Le système d’audit

AQ Manager LIMS intègre nativement un module d’audit trail.
Celui-ci permet d’historiser toutes les modifications effectuées par le logiciel en enregistrant l’auteur, la date et la raison de chaque modification. Cette traçabilité maximale des données relatives aux expériences se couple par ailleurs à celle des droits d’utilisateurs.
Avec un LIMS, on peut accéder à d’innombrables données précises enregistrées par le logiciel (descriptifs d'expériences, échantillons utilisés, données récoltées, analyses et résultats). Cela permet de mieux savoir comment rédiger un rapport de laboratoire fiable et précis.

Le manuel de qualité

Le logiciel LIMS fait office de manuel qualité en :

• intégrant les méthodes et les modèles d’analyses propres au secteur d’activité et au pays,
• structurant les habilitations de chacun,
•  traçant les essais d’analyses.

Amélioration constante des processus de laboratoire

L’enregistrement de données pour une analyse régulière, immédiate ou ultérieure, permet de détecter les points de défaillances ou d’optimisations possibles et d’émettre des préconisations d’amélioration continue des processus du laboratoire.

Dans un LIMS, plusieurs fonctionnalités le permettent, comme par exemple :

• la saisie d’une note d’incident pour chaque incident survenant au sein du laboratoire,
• l’enregistrement de toutes les versions d’analyses, ce qui permet de voir leur évolution dans le temps,
• le suivi des dérives des équipements du labo grâce à un outil de type dashboard de suivre permettant d’en être alerté.

Vous savez désormais comment rédiger un rapport de laboratoire soigné et standardisé avec un LIMS, en bénéficiant notamment de la définition de trames multiples et adaptées à chaque cas de figure.