Comment gérer au mieux la gestion des résultats d'analyse dans les laboratoires ?

resultat analyse laboratoire

De nombreuses sociétés maintiennent leur gestion de résultat des analyses de laboratoire sous format papier et Excel. Ces pratiques sont aujourd’hui largement optimisables, nous vous expliquons pourquoi et comment dans cet article.

La gestion de résultats d’analyse dans un laboratoire sans un bon outil informatique


Les problèmes engendrés par une gestion manuelle de l'activité


Voici une liste (non exhaustive) des soucis relevés par des laboratoires qui n'ont pas une informatisation de leur activité :

• une circulation des documents difficilement maîtrisable à 100 % ;
• l’inévitable perte de temps qu’entraîne la retranscription des résultats saisis sur documents papier et ensuite sur Excel et/ou Word ;
• la multiplication des risques d’erreurs humaines de saisie ;
• un risque non négligeable de perte de données retranscrites sur des documents volants ;
• un risque, moindre mais réel, d’une interprétation erronée d’un résultat manuscrit ;
• une lacune dans le partage de données et le manque de visibilité inhérent pour les autres services et les clients.


Les challenges soulevés par les responsables de laboratoire


Cette gestion impose donc de nombreux challenges à relever :

• améliorer la traçabilité de chaque résultat d’analyse du laboratoire ;
• gagner du temps de traitement ;
• améliorer la communication interservices ;
• minimiser les erreurs humaines de saisie et pertes de données.

 

La gestion des résultats d’analyse dans un laboratoire utilisant un logiciel de gestion LIMS


La solution LIMS d’AQ Manager permet :

• un travail en mobilité grâce à l’application AQ Manager Mobile. Celle-ci autorise par exemple l’édition de scans d’étiquettes code-barres et QR code d’un échantillon ainsi que l’affichage immédiat de la feuille de saisie de résultats d’analyse de laboratoire (saisie directe en laboratoire ou en déplacement sur le terrain) ;

une forte automatisation liée à une connexion possible du logiciel avec plusieurs éléments :

- Les appareils du laboratoire (remontée automatique des résultats) ;
- Des applications existantes (échanges d’informations) ;
- Des fonctions intégrées permettant de récupérer des résultats d’autres échantillons sur un même produit, et à des formules de calcul automatique de résultats.

Notre solution LIMS permet au responsable de laboratoire de relever les différents challenges évoqués précédemment :

• la traçabilité est assurée par le module « Audit trail », permettant de tracer non seulement l’ensemble des saisies de résultats d’analyse laboratoire dans l’application, mais également chaque action utilisateur ;

• le gain de temps est réalisé par l'automatisation, notamment :

- une saisie unique dans les feuilles de résultats, voire même une saisie automatique si le LIMS est directement interfacé avec les appareils du laboratoire ;
- une meilleure visibilité des analyses/essais grâce au planning intégré dans le logiciel ;

- l’édition automatique d’un bulletin d’analyse ou d’un certificat de conformité…

• la communication est largement améliorée grâce :

- au portail Web permettant aux clients de suivre leurs demandes d’essais et d’éditer à distance des bulletins d’analyses ;
- aux multiples interfaçages possibles avec des outils tiers comme l’ERP de la société : des données peuvent ainsi être échangées comme par exemple le statut de libération des échantillons, automatiquement mis à jour par le LIMS dans l'autre application ;

• les erreurs humaines sont drastiquement réduites par l’absence de toute ressaisie et les contrôles effectués automatiquement lors de la saisie dans le LIMS (par exemple sur le format attendu d’un résultat et sa conformité) et elles sont de plus systématiquement identifiables car tracées.

 

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Les bénéfices d’un LIMS


Il existe 4 manières d’encoder les résultats :

- la grille de saisie manuelle ;
- mais aussi via une grille de saisie Excel rattachable au LIMS ;
- l’application mobile ;
- l’interface avec l’équipement du labo.

Au-delà de cela, un LIMS dispose de nombreuses fonctionnalités apportant des bénéfices multiples au laboratoire :

- gestion de la relation client (devis, commandes, facturation…) ;
- gestion des demandes d’essais ;
- échantillothèque ;
- gestion du planning des essais, du personnel et des équipements ;
- workflow et emailing ;
- conformité aux normes ;
- gestion des stocks et achats ;

- Un outil multi-site et multi-langues ;
- métrologie


Par expérience, certains éléments assurent véritablement la réussite d’un projet LIMS.


Ce sont des étapes indispensables :

• le conseil avant-projet par des experts ;
• une implémentation rapide et maîtrisée ;
• la formation approfondie du personnel au logiciel ;
• l’accompagnement continu de celui-ci pour résoudre tout problème et le conseiller.

> Découvrez également notre article : Implémenter un LIMS dans votre laboratoire en 12 étapes.


Chez AQ Manager, nous avons mis en place depuis de nombreuses années une démarche projet, dont l’efficacité est avérée par les installations réussies dans des secteurs très divers. L’implémentation de notre solution LIMS peut être rapide, tout comme la bascule de l’ancien système vers le nouveau, par la possibilité de partir aisément de l’existant (données actuelles dans Excel ou autre base de données) et de, par exemple, transposer facilement dans l’application les bulletins et certificats du laboratoire.Nouveau call-to-action

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