Vos calendriers de maintenance dans Excel : une erreur coûteuse ?
Pour une satisfaction client optimale, l’objectif premier d'un laboratoire est de fournir des résultats d'analyses les plus rapides et fiables possible. Pourtant, de nombreuses organisations maintiennent leur suivi et leur gestion de résultat des analyses sous format papier et Excel.
A l’ère du digital, ces pratiques sont obsolètes mais, heureusement, largement optimisables. Découvrons ensemble quels avantages peut vous apporter la digitalisation de vos activités et comment un logiciel de gestion de laboratoire (LIMS) peut vous aider dans la gestion de vos résultats d’analyses.
Résultats d'analyses en laboratoire, les inconvénients d'une saisie manuelle
La gestion des résultats d’analyses de votre laboratoire est-elle encore effectuée sous format papier, et complétée par une saisie informatique sur Excel ou Word ?
Malheureusement, ce processus génère une perte de temps et comporte de nombreuses failles. Le facteur humain, par exemple, peut générer des erreurs de saisie sur papier et lors de la retranscription sur un support numérique. Par conséquent, cette double saisie entraîne une perte de temps qui se traduit par des coûts supplémentaires.
Ce processus peut également engendrer des pertes de données, telles que la saisie sur feuilles volantes. La transcription des informations en interne et le partage des documents aux clients ne sont pas automatiques et donc dépendants de l'activité quotidienne des équipes de laboratoire. Ce fonctionnement peut engendrer une traçabilité défaillante des opérations du laboratoire.
Voici une liste (non exhaustive) d’autres risques relevés par des laboratoires n’ayant pas une informatisation de leurs activités :
- Une circulation des documents difficilement maîtrisable à 100 % ;
- L’inévitable perte de temps qu’entraîne la retranscription des résultats saisis sur documents papier et ensuite sur Excel et/ou Word ;
- Un risque, moindre mais réel, d’une interprétation erronée d’un résultat manuscrit ;
- Une lacune dans le partage de données et le manque de visibilité inhérent pour les autres services et les clients.
La digitalisation pour couvrir 100 % des besoins
Les responsables de contrôle qualité et de laboratoire qui utilisent un logiciel de gestion de laboratoire de type LIMS disposent d'un outil couvrant 100% des besoins de leurs activités.
L’automatisation des processus apporte des bénéfices immédiats et mesurables. Pour cela, un LIMS doit intégrer un nombre illimité de workflows personnalisables permettant de maîtriser les multiples processus liés aux activités de votre laboratoire.
Les collaborateurs sont ainsi en mesure de se focaliser sur des activités plus intéressantes et apportant une plus grande valeur ajoutée à l’entreprise. Grâce à son utilisation simple et sa prise en main aisée, la productivité s’améliore et de nouveaux objectifs peuvent être fixés.
L'utilisation d'un progiciel LIMS offre une multitude d'autres avantages, tels que :
- L'optimisation de l'organisation et l'automatisation des processus d’analyses et d’essais pour gagner en agilité et en réactivité ;
- La standardisation des procédures de contrôle pour se conformer aux normes ;
- La maîtrise de la traçabilité des échantillons, analyses, stock de consommables et appareils de laboratoire jusqu'à l’édition des bulletins d’analyses et de certificats de conformité ;
- L'amélioration des échanges entre les services et la simplification du partage de données aux
clients ; - Une forte automatisation liée à une connexion possible du logiciel avec plusieurs outils :
- Les appareils du laboratoire (remontée automatique des résultats) ;
- Des applications existantes (échanges d’informations) ;
- Des fonctions intégrées permettant de récupérer des résultats d’autres échantillons sur un même produit, et à des formules de calcul automatique de résultats.
Un autre avantage est l'utilisation du logiciel sur smartphones et tablettes grâce à une application LIMS mobile. Celle-ci accompagne les préleveurs et techniciens partout, tant au sein du laboratoire pour la saisie des résultats que sur le terrain lors des prélèvements !
Cette application mobile permet l'édition d'étiquettes utilisables par un système de code-barre ou QR code. Il est dès lors possible d'ouvrir une demande d’essais, une fiche de résultats ou de gérer les stocks de réactifs et de consommables.
D'autres fonctionnalités essentielles d’un LIMS peuvent être :
- S'interfacer avec les appareils du laboratoire, pour remonter les résultats sans risque d’erreurs de saisie et sans perte de temps ;
- Se connecter avec des applications tierces, comme par exemple un ERP afin de mettre automatiquement à jour les résultats des analyses et les statuts des échantillons ;
- D'importer à distance leurs résultats d'analyses des laboratoires sous-traitants ;
- De personnaliser les formules de calcul dans le logiciel, qui permettent de générer automatiquement des résultats.
La sécurité de vos données et celles de vos clients est primordiale, c'est pourquoi il est important de choisir un logiciel conforme à la politique de sécurité de la norme CFR21 Part11.
Entre la supervision des analyses et essais, le respect des normes de qualité, la gestion du budget, le contrôle de conformité d’étalonnage, etc., les challenges pour les responsables de laboratoire sont nombreux. Pour vous accompagner dans vos tâches quotidiennes, un logiciel de gestion tel qu’un LIMS peut représenter une opportunité sans pareille et vous permet :
- D’assurer la traçabilité par le module « Audit trail », permettant de tracer non seulement l’ensemble des saisies de résultats d’analyse laboratoire dans l’application, mais également chaque action utilisateur ;
- De réaliser un gain de temps par l'automatisation, notamment grâce à :
- la saisie unique dans les feuilles de résultats, voire même une saisie automatique si le LIMS est directement interfacé avec les appareils du laboratoire ;
- une meilleure visibilité des analyses et essais grâce au planning intégré dans le logiciel ;
- l’édition automatique d’un bulletin d’analyse ou d’un certificat de conformité. - D’améliorer la communication entre les différents services et sites industriels du groupe au travers :
- du portail Web permettant aux clients de suivre leurs demandes d’essais et d’éditer à distance des bulletins d’analyses ;
- des multiples interfaçages possibles avec des outils tiers comme l’ERP de la société : des données peuvent ainsi être échangées comme par exemple le statut de libération des échantillons, automatiquement mis à jour par le LIMS dans l'autre application ; - De réduire les erreurs humaines drastiquement par l’absence de toute ressaisie et les contrôles effectués automatiquement lors de la saisie dans le LIMS (par exemple sur le format attendu d’un résultat et sa conformité) et elles sont de plus systématiquement identifiables car tracées.
Nos conseils pour la saisie de vos résultats et la réussite de votre projet
Il existe 4 manières d’encoder vos résultats de laboratoire :
- Une grille de saisie manuelle ;
- Une grille de saisie Excel rattachable au LIMS ;
- L’application mobile ;
- L’interface avec l’équipement du labo.
Par expérience, certains éléments assurent véritablement la réussite d’un projet LIMS et représentent des étapes indispensables :
- Le conseil avant-projet par des experts ;
- Une implémentation rapide et maîtrisée ;
- La formation approfondie du personnel au logiciel ;
- L’accompagnement continu de celui-ci pour résoudre tout problème et le conseiller.
> Découvrez également notre article : Implémenter un LIMS dans votre laboratoire en 12 étapes.
Vous souhaitez une solution complète, personnalisable, ergonomique et intuitive ?
AQ Manager LIMS est l'outil qui répond à vos attentes en gestion de laboratoire. Fort de nos 25 ans d'expérience et + de 1300 sites installés, nous comprenons aisément vos besoins, pour vous proposer une solution adaptée. Nos équipes de consultants-formateurs vous accompagnent par ailleurs dans la mise en place de votre projet !
Chez AQ Manager, nous avons mis en place depuis de nombreuses années une démarche projet, dont l’efficacité est avérée par les installations réussies dans des secteurs très divers. L’implémentation de notre solution LIMS peut être rapide, tout comme la bascule de l’ancien système vers le nouveau, par la possibilité d’importer aisément l’existant (données actuelles dans Excel ou autre base de données) et de, par exemple, transposer facilement les bulletins et certificats du laboratoire dans l’application.
