Devenez un meilleur responsable de laboratoire à l'ère du digital

Responsable de laboratoire à l'ère du digital : maîtrisez vos compétences grâce à un LIMS

Que vous soyez déjà responsable de laboratoire ou que ce soit une position que vous considérez, une kyrielle de responsabilités vous incombent. Vous avez le devoir d’acquérir des compétences et des connaissances managériales pour assurer la sécurité et l'efficacité dans la gestion des opérations de routine de votre laboratoire. Connaitre l’état de vos équipements, évaluer la conformité et la qualité de vos produits, garantir la sécurité des membres de votre service, la résolution de problèmes… La pression peut être réelle.

Pour vous accompagner dans vos tâches quotidiennes, un logiciel de gestion tel qu’un LIMS peut représenter une opportunité sans pareille. Automatisez vos processus de laboratoire dès aujourd’hui et devenez le responsable dont tous les techniciens de laboratoire rêvent d’avoir !

Les compétences nécessaires pour un responsable de laboratoire

La gestion de laboratoire nécessite que vous ayez de solides compétences en communication, une expertise technique et un talent certain pour le multitâche. Vous avez un impact relativement important sur la culture du lieu de travail et sur le moral de vos équipes, il vous revient donc de mettre en place un environnement permettant à vos employés d’être plus engagés et plus impliqués quotidiennement. Et ce n’est un secret pour personne, des employés engagés entrainent, sans aucun doute, de meilleures performances ainsi qu’un meilleur rendement pour vos activités.

Outre les qualités davantage managériales, vous intervenez également pour :

• Contrôler la conformité d’étalonnage et de fonctionnement des appareils de mesures et d’analyses ;
• Superviser l’analyse des échantillons ;
• Respecter les normes de qualité, repérer les non-conformités et mettre en place des actions correctives ;
• Rédiger les protocoles de mesures, d’analyses et le référentiel hygiène, sécurité, environnement, qualité ;
• Suivre et réaliser les essais de qualification des produits, en se basant sur un cahier de charges ;
• Gérer un budget ; ou encore
• Sélectionner des fournisseurs, sous-traitants et prestataires.

Un logiciel LIMS, le secret numérique pour diriger votre organisation d’une main de maitre

Si superviser et gérer l’activité du laboratoire ressemble à la direction d’un orchestre, un bon chef se doit d’être armé d’une bonne baguette pour indiquer le tempo et la mesure durant l'accomplissement de l’œuvre, le tout accompagné d'une gestique précise et certaine. Dans le cas présent, du meilleur outil de gestion de laboratoire : un logiciel LIMS.

Une solution logicielle de type LIMS représente un véritable outil collaboratif pour vous aider à gérer à 360 degrés votre laboratoire. Il vous fait gagner du temps en réduisant la saisie manuelle des données, en automatisant les tâches répétitives et administratives, en se connectant à d'autres systèmes et en vous donnant les informations en temps réel. Il peut vous aider à tirer le meilleur parti de vos décisions et de vos budgets.

Quels sont les avantages de ce type de logiciel pour votre position de responsable et quelles sont les fonctionnalités qui peuvent vous accompagner tout au long de votre expérience de laboratoire ?

 1. Maintenance des instruments : assurer une fiabilité de pointe pour un meilleur rendement

Dans un laboratoire, la précision et la fiabilité des appareils de mesure vont de pair pour garantir la justesse et la pertinence des analyses et essais et des contrôles. Une évaluation adéquate de l'incertitude de mesure est l'un des facteurs les plus importants pour une interprétation fiable des résultats. De plus, un grand nombre de normes et de lignes directrices indiquent la nécessité d'une évaluation appropriée de cette incertitude des résultats de mesure dans la pratique de routine des laboratoires.

Une gestion des instruments bien menée, dont une maintenance pointilleuse, permet donc d’avoir des instruments plus qualitatifs dans le temps, moins de pannes et, en conséquence, une diminution des coûts de réparation. En parallèle, vos clients seront davantage satisfaits des résultats obtenus et vos équipes récompensées de leur travail.

Notre application AQ Manager LIMS comprend un module métrologie, vous permettant de gérer tous ces aspects. Chacun de vos appareils de mesure est identifié par un numéro de série, permettant une traçabilité de chaque opération. Si vos instruments présentent une dérive, une alerte est immédiatement déclenchée et vous permet d’agir au plus vite.

Finalement, notre application a non seulement la capacité d’uniformiser ces processus, de gérer l’estimation des incertitudes de mesure, mais aussi d’engendrer une meilleure qualité des résultats.

2. Contrôle des stocks et gestion de l’échantillothèque : conserver une excellente traçabilité

Votre laboratoire dépend de milliers de fournitures complexes et différentes. En conséquence, une bonne gestion de suivi des stocks du laboratoire est primordiale pour assurer la continuité de vos opérations, tout en maîtrisant vos coûts et en minimisant les erreurs et les oublis.

Notre solution LIMS intègre de nombreuses fonctionnalités de gestion des stocks, consommables et réactifs nécessaires aux analyses et essais. Il existe également de nombreux autres avantages :

• Gérer les mouvements de stocks ;
• Tracer les réactifs via leur numéro de lot ;
• Contrôler les dates de péremption ;
• Eviter le gaspillage ;
• Gérer le processus d’achat et de réapprovisionnement ;
• Piloter les workflows et la validation des achats.

Chez AQ Manager, nous souhaitons vous retirer toute charge mentale. C'est pourquoi nous avons également doté notre logiciel de gestion d’un système d’alertes paramétrables. Vous êtes désormais automatiquement prévenus lorsqu’un seuil minimum de sécurité ou qu’une date de péremption est atteinte pour un produit en stock.

Finalement, AQ Manager LIMS vous permet de gérer votre échantillothèque de A à Z. Au fur et à mesure qu'un échantillon est créé, le logiciel enregistre et stocke de nombreuses informations, et permet de :

• Récolter les demandes d’essai (interne ou clients) ;
• Gérer la planification des analyses et essais à réaliser ;
• Appliquer automatiquement les plans de contrôle intégrant les méthodes d’analyse et d’essai.

Un suivi automatisé permet donc de toujours savoir où en est un échantillon dans le processus de test, de connaître le nombre de tests en cours ainsi que leur date prévue d'achèvement.

 3. Sécurité et contrôle qualité : garantir la précision et l’exactitude des résultats 

L’un des devoirs les plus importants du responsable est de vérifier que le laboratoire respecte les normes de sécurité et de contrôle de la qualité. Si un accident se produit, le responsale doit enquêter sur la cause de l'accident et sur la manière d'empêcher que cela ne se reproduise. De plus, le contrôle de la qualité garantit l'exactitude des résultats des échantillons.

Qu'il s'agisse d'un contrôle interne ou d'un contrôle externe (via un audit, en vue d’une accréditation, etc.), l’objectif est à la fois de garantir la transparence, mais également d’assurer un niveau de qualité et de traçabilité optimale de votre travail. De par ses nombreuses fonctionnalités, AQ Manager LIMS vous permet de respecter les bonnes pratiques de laboratoire (BPL) et les normes, telles que COFRAC, BELAC, CFR21 PART11, ISO 17025, HACCP, etc.

Méthodes d’analyses et essais normalisées, workflows infalsifiables, outils de planification ou encore gestion de la documentation… mettez toutes les chances de votre côté pour devenir un responsable incollable sur la sécurité et le contrôle qualité !

4. Gestion des ressources : adopter une planification automatique et efficace

Qu’est-ce qu’un laboratoire sans un bon leader ? Être un responsable de laboratoire n'est pas une mince affaire et ne se limite pas qu’à mener à bien ses missions scientifiques. La capacité d'organiser votre travail et d'être un point de contact, un leader et un superviseur sont toutes des compétences essentielles du responsable.

En outre, les laboratoires impliquent une multitude de ressources différentes, pour lesquelles adopter une planification efficace et automatique est essentiel. Dès lors, pour vous aider à devenir un excellent gestionnaire et à mieux gérer votre temps, notre logiciel vous guide grâce à :

• La sécurisation des données et gestion des droits d’utilisateurs ;
• La diminution des erreurs humaines ;
• La planification du personnel et des équipements ;
• La formation et l’habilitation du personnel ; 

De l’organisation des équipes jusqu’à la maintenance des instruments, intégrer un module de gestion de planning peut s’avérer révolutionnaire à tous niveaux.

 5. Gestion de l’hygiène et de la sécurité : protéger les membres du laboratoire contre les risques

Sachant qu’un laboratoire est un lieu soumis à de multiples risques d’accidents ou d’atteintes à la santé du personnel, assurer la sécurité de chaque membre de l’organisation est une priorité absolue pour le responsable du laboratoire. Après la réalisation d’un audit, généralement effectué par un organisme extérieur, le LIMS permet de :

• Structurer le laboratoire et définir les règles d’hygiène et sécurité ;
• Tracer les opérations de chaque membre du personnel et tous les incidents via des notes d’incidents ;
• Documenter les composants de chaque produit grâce à la gestion documentaire ;
• Gérer la péremption des réactifs utilisés pour les essais ; ou
• Gérer le taux d'exposition du personnel à des produits dangereux.

L’importance de configurer des tableaux de bord pour optimiser la qualité et la productivité

En tant que responsable, vous êtes soumis à un nombre incalculable de données. Les indicateurs clés de performance (KPI) sont alors des informations précieuses quant à la santé de votre laboratoire.

Vous cherchez à avoir une vue globale sur vos projets, vos processus, vos stocks, vos analyses et essais ? Notre module Dashboard, générateur de tableaux de bord dynamiques, vous permet d’extraire les métriques les plus importantes pour votre laboratoire, de suivre vos indicateurs statistiques et vos résultats en temps réel, et de prendre des décisions plus éclairées.

Sans oublier notre application mobile pour vous aider à gérer votre stock au travers d'étiquettes, codes-barres et QR codes.

Disponible sur tablette et smartphone, cette dernière vous permet notamment de réaliser des mouvements d’entrée, de sortie et d’inventaire de stock directement au laboratoire et dans les lieux de stockage, en scannant les produits via la fonction photo de l’appareil mobile, et d’éditer directement étiquettes, codes-barres et QR codes. 

Être un responsable de laboratoire n’est pas une tâche facile. Les bases d’une recherche optimale commencent par une gestion efficace du laboratoire dans tous ses aspects. La clé du succès est probablement la standardisation et l’automatisation des tâches quotidiennes grâce à un logiciel de gestion de laboratoire. Ce dernier améliore l'efficacité globale des processus expérimentaux en accélérant les tâches, en respectant les normes, en réduisant les déchets, en utilisant de plus faibles quantités de réactifs et en permettant un débit d'analyses plus élevé. Combinée, cette plus grande efficacité entraîne une réduction des coûts de fonctionnement de votre laboratoire.