Choisir un logiciel pour son laboratoire : par où commencer ?

A la recherche d’une solution logicielle pour son laboratoire, un responsable de labo doit commencer par faire le tri parmi les offres du marché. Il lui faut comparer ses besoins propres et les fonctionnalités embarquées dans le logiciel pour sélectionner celui qui convient parfaitement aux usages du laboratoire. Quels sont donc les paramètres les plus importants à prendre en compte lorsque l’on souhaite acquérir une solution LIMS ?

Les fonctionnalités de base

Pouvoir importer des données

Une des fonctionnalités les plus importantes est l’importation des données existantes dans la nouvelle solution logicielle pour son laboratoire. Le LIMS d'AQ Manager est capable d’importer entre autre des données sur les gammes d’analyses, les méthodes d’analyse, les résultats d’essais, et ce depuis des fichiers Excel, une base de données de type Access ou autre.
Cette fonctionnalité d’importation de données permet un gain de temps énorme lors du paramétrage du prototype pour bénéficier d’une base de test cohérente, puis lors du déploiement du logiciel en production.

Assurer la traçabilité

Un nouveau LIMS doit être pour le responsable de laboratoire un outil lui permettant de réaliser une traçabilité sans faille des essais et analyses.
AQ Manager LIMS est une solution permettant de tracer notamment :

•  les demandes d’essais,
•  les paramètres relevés,
• la saisie des résultats,
• leur planification,
• la validation et l’émission des bulletins d'analyses et des certificats de conformité.
  

Garantir la sécurité

Disposer d’un outil sécurisé est évidemment un critère primordial dans le choix d’une solution logicielle pour son laboratoire.
Le LIMS d'AQ Manager répond aux normes exigeantes de sécurité de données CFR 21 part 11, et permet également de partager les données de façon sécurisée aussi bien en interne qu’en externe, avec d’autres services de l'entreprise ou avec des clients et fournisseurs.
Ceci est possible car l’application AQ Manager est 100 % Full web. Les autres services peuvent y accéder via une simple page web dont l’accès est sécurisé.
Une fois connecté, l’utilisateur ne peut accéder qu’aux données définies par une fine gestion des droits et des profils, reposant sur des filtres permettant de compartimenter les données par utilisateur.

Les fonctionnalités de connectivité

Pouvoir se connecter avec les équipements du laboratoire

Le responsable de laboratoire doit s’assurer que la solution logicielle garantisse sa connectivité avec les équipements du labo. Elle doit pouvoir récupérer les données directement sur les appareils de laboratoires. Ceci permet d’améliorer fortement la productivité grâce au gain de temps induit et à la suppression du risque d’erreurs liées aux retranscriptions manuelles.

Pouvoir se connecter avec l’écosystème logiciel en place

Il est intéressant de vérifier que le LIMS autorise une inter-connectivité avec des logiciels tiers déjà en place, comme un ERP ou un logiciel de gestion comptable, commerciale, etc.
AQ Manager offre la possibilité de développement d’interfaces et de passerelles sur mesure assurant cette communication bidirectionnelle avec des applications tierces.

Disposer de services sur le long terme

Formation sur l’outil et accompagnement

Il est également important de s’intéresser à la stratégie d’accompagnement et de formation de l’éditeur du logiciel. C’est un atout si celui-ci :

• est capable de fournir une démarche globale d’accompagnement de type projet,
• a l’expérience de la collaboration avec des laboratoires du même secteur d’activité ou d’une activité proche.
  

L'évolutivité de la solution

Lors d’une implémentation, il n’est pas rare de se focaliser sur le cœur de l’outil. Il est pourtant judicieux de s’intéresser immédiatement à tous les modules périphériques disponibles dans la solution et à son évolutivité.

Le logiciel d’AQ Manager permet d’évoluer progressivement et de greffer au fil du temps des modules supplémentaires au noyau LIMS :

• métrologie,
• gestion des stocks,
• gestion client,
• échantillothèque,
• tableaux de bord (dashboards,
• gestion des codes-barres et QR codes des échantillons.

Le besoin actuel d’une solution logicielle pour son laboratoire évolue forcément dans le temps, suivant par exemple les moyens financiers de l’entreprise. L’investissement consenti aujourd’hui doit pouvoir demain évoluer de concert avec les besoins du labo.

Voici donc les paramètres primordiaux à étudier lorsque l’on souhaite acquérir une solution logicielle pour son laboratoire. Privilégiez une solution qui, comme l’application AQ Manager, est réellement conçue pour les responsables de laboratoire à partir des remontées du terrain. De plus, AQ Manager propose de réaliser en amont une analyse sur site afin de cerner finement le périmètre de tous les besoins du laboratoire. Cette analyse spécifique permet de définir une solution LIMS en totale adéquation avec ceux-ci, ainsi qu’un accompagnement idoine par nos équipes de consultants et de formateurs.