Comment gérer au mieux ses stocks et achats pour un laboratoire?

Une gestion des stocks de laboratoire efficace permet d’assurer la continuité normale et régulière de ses activités en tenant compte de ses besoins en matériel. Afin de minimiser les erreurs ou oublis, et standardiser les processus, l’automatisation des tâches apporte une aide considérable. Dans cette optique, quels sont les avantages fournis au responsable du labo par un LIMS (système de gestion de l'information du laboratoire) pour l’aider à optimiser sa gestion des stocks ?

La gestion des stocks de laboratoire

Une bonne gestion des stocks de laboratoire répond aux challenges suivants :

• veiller au réapprovisionnement en consommables et réactifs en temps et en heure,
• veiller à ce que réception, stockage et contrôle des articles achetés soient correctement effectués,
• s’assurer de pertes minimales en maîtrisant le gaspillage des ressources (erreurs d’utilisation, péremption des produits non utilisés),
• mettre en place une procédure de transport des échantillons de laboratoire.
  

Les comptes de matériels doivent donc être les plus rigoureux possibles, les alertes les plus précises possibles. Les commandes doivent être passées suffisamment tôt pour :

• éviter toute rupture de stock en interne,
• pouvoir se tourner vers une solution alternative en cas de rupture chez le fournisseur habituel.

La gestion des stocks de laboratoire est hautement stratégique car tout manquement peut avoir une influence néfaste sur la production et l’image du laboratoire.

Un LIMS pour optimiser la gestion des stocks de laboratoire

AQ Manager LIMS intègre de nombreuses fonctionnalités de gestion des stocks des produits, consommables et réactifs nécessaires aux analyses et essais. Voici les avantages à gérer ses stocks et achats via un LIMS.

Tenir les stocks

Un LIMS permet de gérer le stock de tous les produits du laboratoire (consommables, réactifs, milieux, etc.) en intégrant :

• les mouvements de stocks,
• la traçabilité des réactifs ou des milieux via leur n° de lot,
• les dates de péremption, de préparation, d’ouverture, d’utilisation.

Le LIMS permet de standardiser des méthodes d’analyses via lesquelles :

• les besoins en consommables et réactifs pour réaliser tout essai sont identifiés,
• ces quantités nécessaires sont automatiquement réservées en stock dès qu’un essai est planifié.
  

Bon à savoir : l'application AQ Manager Mobile pour gérer votre stock au travers d'étiquettes, codes-barres et QR codes.
L'application AQ Manager Mobile pour tablette / smartphone est disponible sur iOS / Android. Elle permet notamment :

• de réaliser des mouvements d’entrée / sortie et inventaire de stock directement au laboratoire et dans les lieux de stockage, en scannant les produits via la fonction photo de l’appareil mobile,
• d’éditer directement étiquettes, codes-barres et QR codes. 

Approvisionner les stocks et éviter le gaspillage

Un LIMS permet de définir une ligne de conduite claire afin d’assurer/optimiser l’approvisionnement des stocks et éviter tout gaspillage.  Il automatise la gestion des réapprovisionnements en se basant sur les seuils minimum identifiés, les réservations, les dates de péremption.

Un système avancé d’alarmes

L’application AQ Manager LIMS intègre un système de gestion d’alertes paramétrables. Les utilisateurs sont automatiquement alertés de la nécessité d’effectuer un réapprovisionnement pour le bon fonctionnement du laboratoire, lorsque :

• un seuil minimum de sécurité est atteint pour un produit en stock,
• une date de péremption approche ou est atteinte.

Le seuil minimum peut être réévalué grâce à l’outil d’analyse ABC d’AQ Manager. En se basant notamment sur l’historique des consommations passées, le LIMS peut automatiquement ajuster à la hausse ou la baisse le stock minimal nécessaire pour chacun des produits.

Processus d’achat de réapprovisionnement

Le LIMS intègre un système automatique de proposition de commande permettant :

• d’être alerté et de consulter sous forme de tableaux les produits et consommables ayant atteint un seuil d’alerte,
• de comparer pour chaque produit les conditions d’achats des différents fournisseurs (unité de conditionnement, prix unitaire, frais de livraison, délai de livraison…).
  Après sélection d’un fournisseur, des demandes de prix ou des bons de commandes peuvent être générés automatiquement.
  

Système de workflow de validation des achats

AQ Manager LIMS comprend un système de workflow de validation personnalisable permettant de :

• définir les étapes nécessaires à tout achat,
• définir les utilisateurs autorisés à valider chaque étape,
• limiter le montant de validation d’une commande par personne.

Il est lié à un système d’envoi automatique d’e-mails permettant de :

• remonter à qui de droit les alertes de validation attendues,
• envoyer par mail au fournisseur, après validation, une demande de prix ou un bon de commande signé.

Recevoir et contrôler la conformité des articles

Lors de la réception des produits/consommables, le LIMS d'AQ Manager :

• met à jour les quantités en stock, avec numéros de lots et dates de péremption,
• peut déclencher un contrôle qualité afin de s’assurer de leur conformité avant la mise à disposition aux équipes de laboratoire.

Il intègre aussi en standard un système d’évaluation des fournisseurs : une cotation par fournisseur est calculée sur une période de temps paramétrable (mois / années) en tenant compte de multiples critères personnalisables (respect des délais, conformité livraison/commande, conformité des prix…).

AQ Manager gère également les retards de livraison de commandes, en déclenchant des alarmes à la connexion à l'application et / ou par e-mail. Un système de relance automatique par mail des fournisseurs est aussi paramétrable dans l’application.

Gérer votre échantillothèque

Le LIMS AQ Manager présente en outre par défaut un module, nommé échantillothèque, permettant de stocker, conserver, remettre en analyse et être alerté des destructions des échantillons (pour plus d'infos, n'hésitez pas à lire notre article dédié).

Ainsi, AQ Manager permet au responsable de laboratoire de gagner un temps précieux dans la gestion des stocks et achats grâce à ses nombreux avantages. L’outil Dashboard permet de plus d’éditer de nombreux tableaux de bords dynamiques personnalisables sur la gestion des stocks, la consommation des produits, l’évolution des tarifs par fournisseur, la répartition et le suivi budgétaire des dépenses.