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Digitaliser et automatisation vos activités de maintenance : oui. Mais avec quel outil ?
Entre ERP (Progiciel de Gestion Intégré) et GMAO (Logiciel de gestion de maintenance assistée), le choix peut vite devenir un casse-tête. Les deux promettent beaucoup de similitudes : gains de temps, centralisation et efficacité. Et sur le papier, leurs fonctionnalités se recoupent souvent.
Pourtant, derrière cette apparente similitude se cachent deux approches bien différentes. L’une offre une vision globale de l’entreprise. L’autre se concentre à 100 % sur la performance de votre maintenance. Alors, que vaut-il mieux privilégier pour optimiser vos interventions, réduire vos coûts d'arrêt et mieux gérer vos actifs ?
Plutôt que de trancher à l’aveugle, on vous propose une analyse détaillée des avantages qu’ils offrent pour vous aider à maximiser votre gestion de maintenance et votre productivité.
Alors que faut-il choisir ? GMAO ou ERP ?
GMAO ou ERP, des logiciels aux perspectives différentes
Au cours des dernières décennies, les professionnels de la maintenance ont combiné de nombreuses techniques, tant quantitatives que qualitatives, dans le but d'identifier les modes de défaillance et de limiter les temps d'arrêt dans les services de fabrication et de production.
Parmi celles-ci, la transformation numérique est la meilleure manière pour assurer la pérennité de vos activités. En automatisant les processus opérationnels, vous maximisez la durée de vie des machines, vous évitez des pannes et vous ajoutez une valeur exponentielle à vos résultats.
La mise en œuvre d’une telle stratégie ne peut fonctionner que si vous avez les bons outils pour vous y aider. Entre un logiciel ERP (Enterprise Resource Planner) et une GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur), quel est celui qui pourra renforcer votre productivité au maximum ?
Il s’agit de deux approches très différentes, et le choix entre ces deux solutions aura un impact considérable sur les résultats futurs de vos activités. Cela mérite donc quelques éclaircissements et explications.
L’ERP, un système de gestion étendu pour la gestion de vos performances
L'ERP est un type de progiciel d'entreprise qui centralise, numérise et automatise les opérations et fonctions de base d'une organisation.
De la gestion des finances, des ressources humaines à la vente ou à la logistique, les outils intégrés permettent à vos employés de travailler plus rapidement et de collaborer plus efficacement.
Un ERP couvre tout ce qui concerne la gestion de la performance dans son ensemble. Certaines des fonctions les plus courantes que vous pouvez entièrement ou partiellement automatiser incluent :
- La gestion de la production
- La gestion commerciale
- La gestion comptable et financière
- La gestion de la chaîne logistique
- La gestion des stocks
- La gestion des achats et des approvisionnements
- Etc.
La plupart des ERP du marché possèdent un module de gestion de la maintenance intégré couvrant une partie des fonctionnalités que propose une GMAO.
En unifiant les données et les processus vers un ERP, votre organisation peut réaliser des économies de dépenses et des améliorations significatives.
La GMAO, un outil spécialisé pour une maintenance précise et fiable de votre parc industriel
Une GMAO est une solution qui vous permet de suivre et de gérer les actifs affectés à la maintenance de vos activités.
Avant l’existence de ce type d’outils, les entreprises devaient surveiller et enregistrer manuellement les ordres de travail et suivre traditionnellement les différentes mises à jour en cours. Désormais, la GMAO permet de conserver tous types de données relatives à vos activités de maintenance de manière précise, et de suivre les données des actifs critiques.
Les logiciels actuels sont particulièrement spécialisés, répondent de plus en plus aux besoins de la maintenance et capitalisent sur un large éventail de compétences et d'expertises dans les secteurs dans lesquels elles opèrent. Leur couverture fonctionnelle permet d’automatiser :
- La gestion de patrimoine et d'actifs
- La gestion des demandes d'intervention
- La gestion des opérations de maintenance et d'entretien des équipements
- Gestion des KPIs (Key performance indicator) et statistiques
- Gestion des pièces détachées
- Gestion de la facturation clients et les paiements
- Gestion de la base documentaire
- Planification automatique et optimisation des itinéraires
- Etc.
L’un des plus gros avantages de ce type de solution réside dans sa compréhension des métiers de la maintenance. La GMAO évolue rapidement pour s’adapter aux nouvelles pratiques (maintenance 4.0 ou maintenance conditionnelle) et aux nouvelles technologies.
Cela peut inclure des possibilités telles que :
- La connectivité en temps réel des équipements et des données de maintenance pour une meilleure visibilité et une analyse de l'efficacité des équipements,
- L'intégration de l'Internet des objets (IoT) pour permettre la surveillance à distance des équipements et la détection des anomalies,
- L'utilisation d'algorithmes d'apprentissage automatique pour prédire les besoins de maintenance et optimiser les plans de maintenance.
En somme, les progiciels de gestion de maintenance évoluent pour offrir une meilleure automatisation, une meilleure prévisibilité et une meilleure communication dans le but d'améliorer l'efficacité et la rentabilité.
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GMAO vs ERP : comprendre les différences pour optimiser votre maintenance
Il semble évident que ces deux-ci ont beaucoup de similitudes, ce qui rend votre choix d’autant plus ardu. En effet, ils ont tous les deux des objectifs comparables pour votre service de maintenance :
- L’automatisation des processus
- L’amélioration de la visibilité
- La gestion des données
- L’amélioration de la communication
- L’optimisation des dépenses
Mais qu’est-ce qui les distingue de manière intrinsèque ?
1. Leurs objectifs principaux
Alors qu'un ERP a une portée plus large et se concentre sur tous les aspects d'une organisation et particulièrement sur les fonctions commerciales, une GMAO porte son spectre principalement sur le secteur de la maintenance et des actifs industriels.
Cela induit qu’une application de gestion de maintenance offre beaucoup plus de profondeur, des modules dédiés à vos activités et donc une expertise certaine dans son domaine. Etant davantage ciblé et spécialisé, il accorde beaucoup plus d’attention à la pratique et s’adresse également à de nombreux domaines adjacents.
2. La gestion des données
Un ERP inclut une portée de données large, intégrées dans les données globales de la société. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder à une gamme d'informations relatives à chaque service. Cela inclut les données liées aux inventaires physiques, aux employés, à la prestation de services, aux comptes et aux contrats.
Une GMAO, quant à elle, stocke, suit et enregistre les historiques de données de maintenance (plans de maintenance, stocks des pièces de rechange, interventions, coûts, etc.), et ce, de manière centralisée. Les utilisateurs peuvent y accéder facilement pour recevoir des mises à jour en temps réel sur l'état de chaque bon de travail. Les données remontées sont davantage précises et vous offre une vue sur les équipements, sur les temps d’arrêt, les charges engendrées, et génère des alertes lorsque les seuils sont dépassés.
Cette gestion vous permet d'améliorer vos plans de maintenance, de détecter les tendances et problèmes récurrents, et de prendre des décisions éclairées en conséquence. Les données de la GMAO peuvent également être utilisées pour mettre en place et analyser les indicateurs de performance clés, tels que le temps de disponibilité des équipements, le coût total de possession, et les taux de panne.
Dans les deux cas, les utilisateurs peuvent se référer à ces informations pour assurer des échanges de données précis entre et au sein des départements. Cela améliore le travail d'équipe et la collaboration.
3. Les rapports sur les performances
Le logiciel ERP contient des fonctions de création de rapports en temps réel qui illustrent clairement les tendances et les modèles liés à la croissance et aux performances des différents services. Il fournit des rapports vos finances, les ventes, la production, les stocks et inclut une vue détaillée du service de maintenance.
Cependant, l’aspect plus global de l’ERP en fait une solution plus complexe, ce qui pourrait être un désavantage pour la production de rapports précis et à jour.
La GMAO est probablement plus performante et plus spécialisée pour collecter, analyser, accéder et appliquer les données d'équipement afin d'augmenter l'efficacité et la productivité. Les techniciens peuvent, par exemple, créer des rapports quotidiens pour le travail en raison des objectifs de maintenance : efficacité globale de l'équipement (OEE), temps moyen entre pannes (MTBF), temps moyen de réparation (MTTR), etc.
> Technicien de maintenance : 6 raisons de passer à la GMAO
> Le tableau de bord de maintenance pour des équipes efficaces
4. Les workflows et ordres de travail
Les workflows et ordres de travail permettent d’optimiser les flux de maintenance en planifiant efficacement les tâches et en veillant à ce que les procédures soient correctement suivies.
L’ERP ayant un éventail de possibilités relativement globales, est dans la mesure de générer des ordres de travail liés à la gestion de la production ou de la logistique. L’outil peut également suivre les OT de départements, tout en les reliant aux données financières et aux ressources humaines.
Une GMAO, quant à elle, permet de générer des ordres de travail pour la maintenance des actifs et peut les associer aux informations relatives, les coûts de maintenance, les historiques, les plannings et les statistiques, etc. Cela vous permet également de les prioriser en fonction des besoins et de la disponibilité des ressources de maintenance.
5. La Flexibilité
Que ce soit pour l’ERP ou la GMAO, ces logiciels sont configurables et personnalisables pour répondre à vos besoins uniques. Ainsi, vous avez la possibilité d’ajouter, de supprimer et de modifier des fonctionnalités pour créer la plateforme idéale et améliorer votre maintenance.
Ils s’adaptent aux multiples types d’équipements et ont la capacité de s’intégrer à d’autres systèmes. La flexibilité est donc de mise pour les deux logiciels, mais, à nouveau, dans des domaines différents.
L’ERP est généralement flexible en termes d'intégration avec d'autres applications, mais il l’est moins en termes de personnalisation des workflows et flux spécifiques.
La solution de maintenance est, quant à elle, généralement plus flexible pour la personnalisation des workflows et des processus de maintenance.
6. La synchronisation des données et l’interfaçage
Un programme de gestion de maintenance possède deux incontournables pour assurer l’exactitude et l’intégrité des données enregistrées.
Le premier est un système de synchronisation automatique des données directe entre les modules ou bases de données (données de maintenance préventive et de maintenance corrective, données de stock et financières).
Cela permet de :
- Centraliser les informations et d’avoir une vision globale des activités et équipements,
- Transmettre et mettre à jour les données entre les applications lorsque l’accès internet ou à un réseau est limité, voir absent,
- Gérer les stocks de manière optimale en évitant les ruptures et en garantissent la disponibilité des pièces de rechange,
- Partager les informations et travailler ensemble de manière efficace
Le second avantage est lié à la synchronisation et réside dans les possibilités d’interfaçage. En effet, la GMAO donne la possibilité de connecter les différents modules et de créer des interfaces bidirectionnelles pour remonter et exporter les données, ainsi que d’éviter les doubles saisies.
L'interfaçage peut être réalisé grâce aux protocoles de communication standardisés, de communication propriétaires, les API (interfaces de programmation d'application) ou les connecteurs logiciels. Il peut également impliquer l'utilisation de technologies telles que les outils de mapping de schéma ou les outils de conversion de format de fichier, pour adapter les données aux autres systèmes connectés.
Dans un ERP, la synchronisation des données est généralement utilisée pour partager des informations entre les différents modules, comme les finances, la production, la gestion de stocks, les ventes et les ressources humaines.
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Le coût, un frein à l’installation de l’ERP ?
L’on entend souvent dire qu’un ERP est plus coûteux qu’une GMAO, et ce pour plusieurs raisons. En effet, étant plus générique, plus complexe et possédant une large gamme de flux financiers et commerciaux, plusieurs types de coûts sont naturellement impactés :
- Le coût d'acquisition
- Le coût de maintenance
- Le coût de formation
- Le coût de mise en conformité
- Le coût de mise à niveau
Il est important de noter que ces coûts peuvent varier en fonction de la taille, des besoins et des options requises.
Notez que si vous cherchez simplement à acquérir un module de maintenance et à ajouter certaines fonctionnalités à votre ERP déjà en place, ces paramétrages – réalisés par un spécialiste - risquent de vous coûter de l’argent.
Cela sera également le cas si votre ERP inclut déjà un module de gestion de maintenance. Celui-ci n’étant pas 100 % dédié aux pratiques industrielles, il est crucial de l’adapter pour répondre à l’ensemble des flux que vous souhaitez gérer.
La maintenance à portée de main grâce à une application mobile
Un autre aspect qu’il est primordial d’aborder est la mobilité qu’offre un progiciel de GMAO. La plupart des éditeurs proposent une application mobile, qui vous accompagne partout tant au bureau que sur le terrain, ce qui est particulièrement pratique pour les techniciens en déplacement ou sur des sites éloignés !
L’application mobile, utilisable sur vos smartphones et tablettes, intègre une fonctionnalité de scan d’étiquettes code barre ou QR code pour une gestion optimale de votre parc d’équipements et de vos pièces détachées. Cela permet également aux employés de rester connectés, d’interagir rapidement, de collaborer efficacement.
Déterminez les besoins de votre service de maintenance
La première étape avant de choisir est de savoir quels sont les besoins de votre service de maintenance.
Si vous vous concentrez principalement sur la résolution de problèmes au sein de votre service et que vous êtes satisfait du reste de vos opérations à l'échelle de l'entreprise, une solution GMAO peut être le bon choix.
Pour bien déterminer vos besoins, concentrez-vous sur les points suivants :
- Evaluation de la situation actuelle
- Analyse des tendances (analyse des données de maintenance existantes, entretien avec le personnel, etc.)
- Evaluation des besoins futurs
- Evaluation des solutions et des options (pour répondre aux besoins)
- Définition des objectifs
- Mise en place d’un plan d’action
N’hésitez pas à demander des avis d’experts et des démonstrations pour obtenir les meilleurs conseils sur les options et les avantages de chacun, mais surtout pour vous faire une idée plus précise de la façon dont ils répondront à vos besoins.
En conclusion, le choix entre une GMAO et un ERP dépendra fortement des besoins spécifiques de votre activité. La GMAO est plus adaptée aux métiers de la maintenance et à la gestion de la maintenance industrielle, en plus de disposer deux gros avantages : la mobilité, qui permet de gérer vos tâches de maintenance depuis n'importe quel endroit, ainsi que l’interfaçage, qui permet un dialogue aisé avec d’autres outils en place.
Il est également important de retenir que ces deux types de progiciels peuvent être complémentaires et qu'il est possible de les utiliser ensemble pour couvrir vos besoins à 360 degrés.
Finalement, bien évaluer vos besoins vous permettra de prendre la meilleure décision pour choisir la solution qui conviendra le mieux.
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