Logiciel GMAO de maintenance : Les premières étapes pour une mise en place réussie !

Avant d’implémenter un logiciel GMAO, il vous faut travailler en étroite collaboration avec son éditeur pour configurer parfaitement la solution. Voici 7 étapes à suivre pour vous assurer que la mise en place d’un logiciel GMAO dans votre entreprise se déroule sans heurts et réponde parfaitement à vos besoins.

Quelles sont les étapes nécessaires à la mise en place d'un progiciel de GMAO ?

 

1. Consultez votre service informatique

Que vous achetiez une licence ou que vous preniez un abonnement SaaS, le service informatique doit intervenir en amont de la mise en place d’un logiciel de GMAO dans votre entreprise. Il est nécessaire d’identifier au préalable tous les besoins informatiques sollicités par votre GMAO. Ce travail aide à cerner les problèmes éventuels et à éviter les imprévus. Votre réseau et votre serveur seront-t-ils assez performants ? Smartphones et tablettes seront-ils compatibles ? De quel niveau d’assistance le service informatique auriez-vous besoin ?

 

2. Inventoriez vos infrastructures et vos équipements

La mise en place d’un logiciel GMAO dans votre entreprise est une belle opportunité pour faire l'inventaire et lister vos bâtiments, vos équipements, vos véhicules et vos pièces détachées qui seront à répertorier dans la GMAO. Tenez compte de vos particularités, comme vos normes internes de nommage, ou votre façon de codifier vos équipements. Il n’est pas rare que l’implémentation d’une GMAO subisse des retards parce que les données du site à maintenir ne sont pas correctement actualisée.

 

3. Préparez vos données avant importation

Que vous importiez des données depuis un logiciel précédent ou que vous démarriez à blanc, il faut que les données à intégrer dans la GMAO soient structurées et exploitables, et plus vite vous serez opérationnel.
Votre fournisseur peut significativement vous aider dans cette phase de préparation à l'importation des données. Il est impératif de bien comprendre les exigences en matière d'import de données afin de ne pas retarder la mise en service.

 

4. Faites-vous accompagner et formez-vous au logiciel

Assurez-vous de pouvoir tirer le meilleur parti de votre GMAO en formant correctement les utilisateurs. Le plan de formation doit prendre en compte :

  • la profondeur du contenu,
  • les collaborateurs à former sur les tâches quotidiennes, en nombre suffisant pour qu’ils puissent s'entraider, et couvrir les absences,
  • les collaborateurs à instruire sur l’ensemble du système et son administration.

Planifier des sessions de formation quelques mois après la mise en service du logiciel, permet de lever tout point de blocage ou interrogation rencontrés lors de l'exploitation.
Tout doit être en place lorsque débute la formation du personnel sur le logiciel de GMAO. Si le formateur doit faire des réglages ou des installations pour qu'il soit opérationnel, vous perdrez un précieux temps initialement prévu pour la formation.

 

5. Adaptez et optimisez votre maintenance préventive

L'une des principales sources d'économies réalisées grâce à une GMAO est la gestion des maintenances préventives et des contrôles réglementaires. Ils permettent de réduire les défaillances et urgences et d'augmenter la durée de vie utile de vos actifs. Si tout équipement est accompagné d’un programme d'entretien recommandé par son fabricant, vous seul connaissez les contraintes rencontrées pour maintenir vos équipements et vos bâtiments en état.

Adaptez et optimisez votre maintenance préventive en :

  • prévoyant des inspections plus fréquentes pour diminuer les temps d'arrêt imprévus,
  • les planifiant en fonction des pauses / arrêts si certaines installations ne sont pas accessibles en heures ouvrables,
  • les planifiant 30 à 60 jours avant tout événement majeur à venir afin de disposer du temps pour régler les éventuels problèmes.

6. Déterminez vos besoins en matière de tableaux de bord et indicateurs

Avant la mise en place d’un logiciel de GMAO dans votre entreprise, concertez vos collaborateurs et vos responsables pour discuter des types de tableaux de bord et rapports dont ils souhaiteraient bénéficier automatiquement grâce au nouveau logiciel.

  • Qui a besoin de quelle information ?
  • A quelle fréquence ?
  • Quels tableaux de bord sont les plus pertinents ?

Une réflexion préalable et exhaustive :

  • vous assurera que le système soit configuré pour servir votre organisation le plus justement possible,
  • déterminera si une personnalisation du logiciel est nécessaire.

 

7. Auditez votre GMAO fréquemment

Mettez en place un management de projet pour votre GMAO. En planifiant tous les six mois un audit du logiciel, vous protégez votre investissement et maximisez les économies de maintenance. Vous vous assurerez de :

  • disposer de la dernière version,
  • obtenir les KPI indispensables,
  • tirer pleinement parti des capacités de votre GMAO,
  • synthétiser les remontées utilisateurs,
  • recenser les nouveaux collaborateurs à former.


La mise en place d’un logiciel GMAO dans votre entreprise nécessite une préparation préalable fonctionnelle et technique. Il est nécessaire de la mener scrupuleusement afin d’éviter les blocages et les retards. Suivre au mieux ces étapes avant et pendant la mise en place de votre logiciel vous permet une installation et une prise en main sans stress et qui respecte les échéances.  N’hésitez pas à demander conseil à l’éditeur du logiciel de GMAO, qui possède l’expérience de très nombreuses implémentations dans de multiples contextes.

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