GMAO secteur public : 10 bénéfices pour les collectivités

Les services techniques des collectivités entretiennent un patrimoine aussi vaste qu'hétérogène. Une même équipe peut avoir la charge d'écoles, de bâtiments administratifs, d'équipements sportifs, de réseaux d'éclairage ou de voirie, le plus souvent avec des moyens contraints et des infrastructures vieillissantes.

Un logiciel de GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur) répond précisément à cette réalité. La GMAO aide le secteur public à reprendre la main sur sa maintenance et à rendre compte de chaque euro engagé.

Découvrez dix avantages tangibles dont profitent les collectivités et administrations, et comment cela transforme la situation face aux défis contemporains du secteur public.

1. Centraliser la mémoire technique du patrimoine 

Une collectivité accumule au fil des années des plans, des contrats, des fiches d'équipement et des comptes rendus entre plusieurs services et formats, de manière éparpillée. 

La GMAO centralise toutes ces informations. Chaque bâtiment comme chaque réseau dispose de sa propre fiche, qui regroupe son historique d'interventions et les documents qui s'y rapportent.

Les équipes et agents savent aussitôt de quel équipement ils parlent et à quand remonte le dernier entretien. Cette mémoire commune limite les pertes d'information au moment des départs ou des changements de poste.

2. Réduire les pannes grâce à la maintenance préventive

Attendre qu'un équipement tombe en panne coûte souvent bien plus cher que de l'entretenir au bon moment ou de manière anticipée.

Dans une collectivité, une chaudière en panne en plein hiver, un ascenseur immobilisé ou un éclairage public défaillant perturbent directement le service rendu aux usagers et mobilisent les équipes dans l'urgence. 

Grâce à la GMAO, vous pouvez planifier toutes les opérations de maintenance préventive selon un calendrier ou des compteurs d'utilisation. Les équipes disposent de check-lists, des ressources et des pièces nécessaires pour préparer chaque intervention. Les contrôles réglementaires sont également planifiés, avec des rappels automatiques adressés aux équipes et aux sous-traitants afin de respecter les échéances. 

Voici un exemple de planning ci-dessous. ⬇️

Tableau comparatif : maintenance réactive vs maintenance préventive

3. Prouver sa conformité le jour d'un contrôle ou audit

Respecter une obligation ne suffit pas, encore faut-il pouvoir le démontrer.

Lors d'un audit interne ou externe, il est essentiel de retrouver rapidement la trace de chaque intervention menée et de pouvoir répondre aux questions suivantes : qui est intervenu ? Quand ? Sur quel équipement ? Quelles opérations ont été réalisées et quels documents y sont associés ? 

Toutes ces informations sont centralisées et conservées dans un historique horodaté. Les registres et rapports s'éditent simplement. 

4. Allonger la durée de vie des équipements

En parlant de budget, les bâtiments, véhicules et infrastructures représentent un patrimoine coûteux à entretenir et à renouveler. Disposer d'une vision globale et détaillée de leur état est indispensable pour éviter des remplacements prématurés.

L'historique des interventions, des réparations et des coûts est conservé pour chaque équipement. Cette traçabilité permet d'identifier les actifs les plus sollicités, de détecter ceux qui se dégradent progressivement et d'intervenir rapidement au cas où.

5. Accélérer le traitement des demandes d'intervention

Toute anomalie doit pouvoir être signalée immédiatement et simplement, via des menus graphiques et écrans de création de DI.

Depuis un smartphone ou une tablette, les agents créent une demande d'intervention directement sur le terrain. Ils peuvent identifier l'équipement concerné en scannant un code-barres ou un QR code, joindre des photos et transmettre toutes les informations utiles aux équipes techniques.

Les demandes sont immédiatement centralisées et transmises aux équipes de maintenance, qui disposent de toutes les informations nécessaires pour intervenir plus rapidement et assurer un meilleur suivi des opérations.

6. Localiser rapidement les équipements et les interventions

Disposer d'une vue d'ensemble sur les différents sites, bâtiments, etc. simplifie le travail des services techniques.

Une cartographie interactive permet de localiser chaque équipement et de visualiser immédiatement les interventions prévues sur l'ensemble du territoire. Les responsables organisent plus facilement les tournées, répartissent les interventions entre les techniciens et optimisent leurs déplacements.

Les plannings sont automatiquement mis à jour dans les applications web et mobile, tandis que les équipes reçoivent les informations et notifications directement sur le terrain. 

8. Maîtriser le budget et justifier la dépense publique

Concilier des ressources limitées avec l'entretien d'un patrimoine souvent conséquent n'est pas une mince affaire. Pour prendre les bonnes décisions, il faut avoir une vision précise des dépenses engagées.

Chaque euro engagé est associé à :

• Une intervention,

• Un équipement,

• Une facture, ou encore

• Un bon de commande.

Cela facilite le suivi des dépenses, la préparation des budgets et la priorisation des investissements.

De plus, chaque dépense est visible dans des tableaux de bord personnalisés (voir le dernier avantage ci-dessous) et accessibles selon vos droits utilisateurs.

9. Décider à partir de données fiables

Des tableaux de bord personnalisables regroupent les principaux indicateurs de maintenance, tels que le coût par bâtiment ou équipement, le nombre d'interventions réalisées, les délais d'intervention, le taux de maintenance préventive ou encore les contrôles réglementaires à venir. 

Sur chaque page, il est possible d'intégrer à la fois des graphiques, des tableaux croisés dynamiques et diverses listes de données, entre autres.

10. Améliorer le service rendu aux citoyens

Un équipement défaillant peut rapidement bouleverser la routine des citoyens et avoir des conséquences plus dramatiques, que ce soit dans une école, un système d'éclairage public, un complexe sportif ou un bâtiment administratif.

En minimisant les interruptions et en optimisant la rapidité des interventions, la GMAO joue un rôle clé dans la pérennité de ces infrastructures. Les utilisateurs profitent d'un service public renforcé, tandis que les équipes techniques évoluent dans un environnement de travail amélioré. 

À propos d'AQ Manager

Depuis plus de 30 ans, AQ Manager soutient les collectivités et les administrations dans l'optimisation de leur patrimoine et la gestion de leurs opérations de maintenance.

Notre GMAO Full Web regroupe tous les équipements, bâtiments, réseaux et interventions sur une seule plateforme, facilement accessible tant au bureau que sur le terrain via son application mobile.

Notre logiciel s'ajuste parfaitement à votre structure et à l'envergure de vos actifs, qu'il s'agisse d'une municipalité, d'une communauté ou d'un organisme public.

Nos experts vous soutiennent à chaque phase du projet, depuis l'évaluation de vos besoins jusqu'à l'implémentation et la formation des équipes, pour assurer une adoption rapide et pérenne de la solution.

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