Les étapes pour une mise en place réussie de votre GMAO

Avant d’implémenter un logiciel GMAO, il est nécessaire de travailler en étroite collaboration avec son éditeur pour configurer parfaitement la solution.

Voici les différentes étapes à suivre pour vous assurer que la mise en place d’un logiciel de gestion de maintenance se déroule sans heurts et réponde parfaitement à vos objectifs et à vos  besoins.

Quelles sont les étapes nécessaires à la mise en place d'un progiciel de GMAO ?

1. Consultez votre service informatique

Que vous achetiez une licence ou que vous preniez un abonnement SaaS, le service informatique doit intervenir en amont de la mise en œuvre de votre outil de GMAO. Il est nécessaire d’identifier au préalable tous les besoins informatiques relatifs à l'installation de votre projet.

Cette étape aide à cerner les problèmes éventuels et à éviter les imprévus. Votre réseau et votre serveur sont-t-ils assez performants ? Smartphones et tablettes sont-ils compatibles ? De quel niveau d’assistance votre service informatique aurait-il besoin ?

2. Inventoriez vos infrastructures et vos équipements

La mise en place d’un tel projet dans votre entreprise est une belle opportunité pour dresser l'inventaire et lister vos bâtiments, vos équipements, vos véhicules et vos pièces détachées qui sont à répertorier dans le logiciel.

Tenez compte de vos particularités, comme vos normes internes de nommage, ou votre façon de codifier vos équipements. Il n’est pas rare que l’implémentation d’une GMAO subisse des retards parce que les données du site à maintenir ne sont pas correctement actualisées.

3. Préparez vos données avant importation

L’application AQ Manager GMAO inclut par défaut un moteur d’importation de données gérant de multiples formats. Elle présente également une grande puissance d’interfaçage avec des solutions informatiques déjà en place (Cegid, Sage ou SAP, par exemple).

La base de données de notre solution logicielle accepte donc une multitude d’informations pouvant être reprises dans des bibliothèques : localisation et équipements, gammes et tâches de maintenance, plan de maintenance préventif, informations sur les pièces détachées et articles stockés, historiques des interventions et équipements, conditions d’achats des fournisseurs, toutes les informations relatives au client, etc.

L’interfaçage permet ainsi de synchroniser les informations afin d’éviter le double encodage et de gagner du temps en automatisant l'import-export de données.

En voici quelques exemples :

• L’importation de données sur le statut des équipements, ou l’état des stocks de pièces détachées, depuis l’ERP vers la GMAO,
• L’exportation de demandes d’achats depuis la GMAO vers l’ERP,
• La synchronisation des articles et des stocks.

Que vous les importiez depuis un autre logiciel ou que vous démarriez de zéro, il est capital que les informations à intégrer dans la GMAO soient structurées et exploitables. Cela vous aidera à être opérationnel plus rapidement.

Notre équipe peut vous aider dans cette démarche de préparation à l'importation. En effet, il est impératif de bien comprendre les exigences en matière d'import de données afin de ne pas retarder la mise en service.

Les échanges s’effectuent suivant l’un des modes suivants :

• Des fichiers plats / fichiers Excel transitant par un dossier temporaire,
• Un Web Service via des requêtes formatées en .json ou .xml,
• Une vue de base de données.

4. Importez vos données dans AQ Manager GMAO

L’importation et la gestion de vos données représente une étape cruciale au bon déroulement de votre projet.

Le format du fichier en entrée n’est pas imposé. Si votre service de maintenance gère ses données sous Excel, via de simples fichiers texte ou dans une base de type Access, leur importation est simple et rapide.

Ceci est possible grâce à la fonctionnalité de l’application AQ Manager permettant de « mapper » les champs d’une table de données de manière personnalisée.

Importations / exportations de données récurrentes

Certains projets requièrent des échanges de données de manière récurrente. AQ Manager peut prendre en charge les développements spécifiques autorisant ces imports / exports réguliers depuis ou vers le système de GMAO.

Ensuite, une simple programmation du moteur d’import-export permet d’automatiser cette gestion de données.

Ceci peut concerner :

• Un import des mesures / compteurs réalisés par des capteurs installés sur le site et les équipements (maintenance 4.0) ;
• Un export des coûts de maintenance par équipement vers d’autres systèmes, comme un ERP.

Cela permet aussi d’automatiser les échanges bidirectionnels liés aux achats entre un ERP et la GMAO, comme :

• La synchronisation des stocks et des coordonnées fournisseurs ;
• La gestion des achats :
  - L'envoi des demandes d’achats vers l’ERP ;
  - Le retour dans la GMAO de l’état d’avancement et de la validation de la commande fournisseur ;
  - Le renvoi des informations vers l’ERP dès réception en stock pour déclencher la libération du paiement des factures fournisseurs.

5. Faites-vous accompagner et formez-vous au logiciel

Assurez-vous de pouvoir tirer le meilleur parti de votre GMAO en formant correctement les utilisateurs. Le plan de formation doit prendre en compte :

• La profondeur du contenu ;
• Les collaborateurs à former sur les tâches quotidiennes, en nombre suffisant pour qu’ils puissent s'entraider, et couvrir les absences ;
• Les collaborateurs à instruire sur l’ensemble du système et son administration.

Planifier des sessions de formation avec votre équipe quelques mois après la mise en service du logiciel permet de lever tout point de blocage ou interrogation rencontrés lors de l'exploitation.

Tout doit être en place lorsque débute la formation du personnel sur le logiciel GMAO. Si le formateur doit effectuer des réglages ou des installations pour qu'il soit opérationnel, vous perdrez un précieux temps initialement prévu pour la formation.

6. Adaptez et optimisez votre maintenance préventive

L'une des principales sources d'économies réalisées grâce à une GMAO est la gestion des maintenances préventives et des contrôles réglementaires. Ils permettent de réduire les défaillances et urgences et d'augmenter la durée de vie utile de vos actifs.

Si tout équipement est accompagné d’un programme d'entretien recommandé par son fabricant, vous seul connaissez les contraintes rencontrées pour maintenir vos équipements et vos bâtiments en état.

Adaptez et optimisez votre maintenance préventive en :

• Prévoyant des inspections plus fréquentes pour diminuer les temps d'arrêt imprévus ;
• Panifiant ces inspections et interventions en fonction des pauses / arrêts, si certaines installations ne sont pas accessibles en heures ouvrables ;
• Planifiant les interventions 30 à 60 jours avant tout événement majeur à venir, afin de disposer du temps pour régler les éventuels problèmes.
  

7. Déterminez vos besoins en matière de tableaux de bord et indicateurs

Avant la mise en œuvre d’une solution logicielle dans votre entreprise, concertez vos collaborateurs, les futurs utilisateurs et vos responsables pour les types de tableaux de bord et rapports dont ils souhaiteraient bénéficier automatiquement grâce au nouveau logiciel. Qui a besoin de quelle information ? A quelle fréquence ? Quels tableaux de bord sont les plus pertinents ?

Une réflexion préalable et exhaustive vous assure que le système soit configuré pour servir votre entreprise le plus justement possible et détermine si une personnalisation du logiciel est nécessaire.

8. Auditez votre GMAO fréquemment

Mettez en place un management de projet pour votre GMAO au sein de votre organisation. En planifiant tous les six mois un audit du logiciel, vous protégez votre investissement et maximisez les économies de maintenance. Vous vous assurez également de :

• Disposer de la dernière version ;
• Obtenir les KPI indispensables ;
• Tirer pleinement parti des capacités de votre GMAO ;
• Synthétiser les remontées utilisateurs ; et
• Recenser les nouveaux collaborateurs à former.
  

La mise en place d’une solution logicielle GMAO dans votre organisation nécessite une préparation préalable fonctionnelle et technique. Il est nécessaire de mener scrupuleusement ces étapes afin d’éviter les blocages et les retards. Suivre au mieux ces phases de planification avant et pendant la mise en place de votre logiciel vous permet une installation et une prise en main sans stress et qui respecte les échéances. 

N’hésitez pas à demander conseil à notre équipe, qui possède l’expérience de très nombreuses implémentations dans de multiples contextes.