Système de gestion de laboratoire (SGL) : fonctionnalités et avantages

Que vous soyez dans la recherche scientifique, l'industrie pharmaceutique, l'agroalimentaire, l’environnemental ou encore le secteur industriel, le SGL (système de gestion de laboratoire) est une pièce maîtresse pour optimiser vos performances et garantir la qualité de vos résultats.

Aussi connu sous l’acronyme LIMS (Laboratory Information Management System), il joue un rôle central dans la gestion des informations de laboratoire, en facilitant la collecte, le traitement et l'analyse des données.

Dans cet article, découvrons ses diverses fonctionnalités, ses avantages et comment il peut transformer les opérations de votre propre laboratoire.

Le SGL, un outil incontournable pour l’optimisation de vos activités de laboratoire

Un SGL est une solution logicielle conçue pour relever les défis de la gestion des données, de l’automatisation et de la réglementation des laboratoires de tous secteurs. 

Il permet non seulement de centraliser et de sécuriser les données issues de vos différentes analyses, mais également de tracer chaque étape de vos processus de laboratoire. Il est utilisé pour gérer efficacement vos échantillons et leurs données associées, standardisant ainsi les opérations en maintenant les flux de travail, les tests et les procédures de reporting.

Il optimise ainsi les opérations et réduit le temps passé sur des tâches administratives répétitives, vous permettant de vous concentrer sur des aspects plus critiques de votre travail.

Dans le contexte actuel, où la précision et l'efficacité sont plus que jamais requises, ce type de logiciel de gestion se positionne comme un outil indispensable. Il supporte non seulement les exigences réglementaires strictes, mais favorise aussi une meilleure communication et coordination au sein des équipes, ce qui en fait un pilier dans la modernisation et l'amélioration continue.

Les fonctionnalités principales d'un Système de Gestion de Laboratoire

Le SGL guide chaque échantillon depuis son arrivée jusqu'à la fin de son cycle de vie, en passant par les étapes de stockage, de test, de reporting et d'archivage.

Lorsqu'un échantillon est introduit dans votre laboratoire, il est d'abord enregistré dans le système et se voit attribuer un numéro d'identification unique.

Au fur et à mesure que l'échantillon progresse à travers les différentes phases de vos processus, toutes les informations pertinentes sont mises à jour dans le logiciel, garantissant ainsi une traçabilité complète et une piste d'audit précise.

Voici quelques-unes de ses fonctionnalités principales et leurs avantages :

L'un des principaux avantages de l'utilisation d'un tel système réside dans la saisie automatisée des résultats. Lorsque les laboratoires utilisent des feuilles de calcul Excel pour enregistrer et gérer les données, le facteur humain peut introduire des erreurs, allant de simples fautes de frappe à des erreurs de calcul plus complexes. Ces erreurs peuvent compromettre la fiabilité des données et, par conséquent, la qualité des analyses réalisées.

Vos techniciens de laboratoire peuvent donc effectuer les analyses requises, et les résultats sont directement saisis dans le logiciel via une interface conviviale, manuellement ou automatiquement.

Vous disposez de plusieurs manières pour saisir vos résultats :

• Directement dans des grilles de saisie personnalisables dans notre application Full Web,
• Au travers d’une interface automatique avec vos appareils de laboratoire,
• Dans l’application mobile, en scannant les échantillons et en saisissant les résultats sur le terrain,
• Dans des grilles Excel que vous pouvez associer pour importer facilement vos résultats.

Une fois les résultats saisis, l’outil les organise et les stocke de manière centralisée. Les données sont ainsi facilement accessibles et peuvent être consultées par les membres autorisés de l'équipe à tout moment.

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 La gestion des échantillons tout au long de leur cycle de vie

La gestion des échantillons, de la réception à l'analyse et jusqu'à l'élimination, est également grandement facilitée. Le système permet une meilleure gouvernance de l’échantillothèque, optimisant chaque étape du processus.

Dès la collecte des échantillons, chaque élément est pris en charge et suivi sur le long terme. Le stockage est optimisé grâce à l’attribution d’un numéro unique et à un étiquetage fiable, utilisant des QR codes ou des codes-barres pour une localisation précise. Cette organisation permet de retrouver directement toutes les informations liées aux échantillons, garantissant une gestion fluide et efficace.

Les échantillons étant parfois conservés pendant plusieurs mois après la date de péremption fixée par le fabricant, un système d’alarme est mis en place pour gérer ces situations. Une fois la durée de conservation atteinte, le SGL, ou LIMS, déclenche automatiquement des notifications pour vous alerter. Ces notifications automatiques et alertes permettent d'évaluer la durée de vie des échantillons et d'assurer une gestion proactive.

Ainsi, chaque étape de leur cycle de vie, de la réception à l’élimination, est rigoureusement contrôlée et optimisée, garantissant une gestion efficace et sécurisée de l’échantillothèque.

La traçabilité et les non-conformités

La traçabilité permet de savoir si toutes les étapes d’analyse ont bien été réalisées et respectées, qui les a effectuées et quels appareils et consommables ont été utilisés.

Il est également important de savoir de quel fournisseur provient chaque consommable et de vérifier la conformité de celui-ci ou la présence d'un certificat de conformité. On peut ainsi remonter le fil et savoir d'où vient l’incident.

Tracer la défaillance permet ainsi de prendre une décision qualitative pour améliorer et adapter les processus au sein de votre laboratoire.

La solution logicielle gère notamment les non-conformités grâce aux notes d’incident. Ces notes d’incident se déclenchent automatiquement, par exemple lorsqu’un résultat n’est pas conforme aux spécifications identifiées sur une demande d’essais. Elles sont également suivies grâce aux processus de validation au travers de workflows, qui assurent une traçabilité et une assurance d’une bonne mise en place des plans d’actions.

 La gestion de la conformité aux normes et aux réglementations

La conformité aux normes réglementaires et de qualité est un aspect crucial de la gestion de laboratoire, et le SGL joue un rôle clé dans ce domaine.

En effet, elle garantit que les activités de laboratoire sont conformes aux normes strictes définies par des organismes de régulation tels que l'ISO (Organisation internationale de normalisation) et d'autres autorités sectorielles pertinentes. Ces normes couvrent divers aspects, allant de la précision des mesures et de l'exactitude des analyses à la gestion sécurisée des données et des substances dangereuses.

Outre le système de traçabilité intrinsèque à la solution, le SGL vous offre plusieurs autres  fonctionnalités avancées :

1. La réalisation des tests de stabilité : l& solution permet de planifier et de suivre les tests de stabilité, essentiels pour vérifier que les produits conservent leur qualité et leur efficacité sur la durée. Grâce à une gestion centralisée des données, vous avez une visibilité directe sur les dates limites de consommation et pouvez anticiper les actions nécessaires avant l'expiration des produits.
   
   
2. La définition des gammes de contrôle et des fréquences de recontrôle : L’outil définit et gère des gammes de contrôle pour les différentes analyses. Il est possible de programmer des fréquences de recontrôle pour s'assurer que les tests sont réalisés de manière régulière et conforme aux protocoles établis. Cette fonctionnalité aide à maintenir un haut niveau de qualité et à répondre aux exigences réglementaires.
   
   
3. L’identification des analyses et essais à réaliser : Le SGL facilite l'identification et la gestion des différentes analyses et essais à effectuer. Il permet de créer des listes de contrôle détaillées et de suivre l'état des tests en temps réel. Vous avez ainsi la possibilité de vous assurer que toutes les étapes requises sont complétées et que les résultats sont conformes aux normes en vigueur.

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La métrologie et la maintenance des appareils de laboratoire

Une instrumentation en conformité d’étalonnage et en excellent état sont des facteurs clés pour le bon déroulement des opérations.

En plus de s’assurer que les outils fonctionnent selon la conformité exigée, une maintenance régulière permet également :

• d’augmenter la durée de vie des instruments ;
• d’optimiser les résultats des analyses ;
• de diminuer les frais de réparation ; ou encore
• de réduire les interruptions dues aux pannes.

Qu’il s’agisse d’opérations de calibration, de métrologie ou de maintenance préventive, tout peut être planifié, replanifié et modifié dans le logiciel. A une condition : en avoir les droits.

Via un processus de contrôle et de vérification de l’appareillage, le LIMS permet de s’assurer que le résultat lu par l’appareil est bien un résultat conforme à la norme ou la spécification dont on a besoin et qui sera stable dans le temps.

Grâce à des échantillons étalon, il détecte également l’erreur éventuelle pouvant être provoquée pour diverses raisons (usure des pièces, chocs potentiels, etc.) et ouvre la voie à la mise en place d’actions correctives. Les utilisateurs ont ainsi l’assurance que les appareils mesurent toujours correctement les éléments à analyser.

Le planning des essais, du personnel et des équipements

Qu’il s’agisse de l’ordonnancement des analyses, de l’organisation des équipes ou encore de la maintenance des équipements, toutes ces tâches sont d’apparence ordinaire. Pourtant, elles nécessitent une réelle coordination.

Quel que soit le secteur ou le type de laboratoire, intégrer un module de gestion de planning peut s’avérer révolutionnaire au quotidien.

Pour pallier ce besoin de planification, le SGL vous permet donc de :

• Préparer et optimiser la gestion des essais et analyses de manière anticipée,
• Consulter les agendas des techniciens de laboratoire en temps réel et prendre en charge leurs analyses,
• Piloter le parc d’équipement de manière efficace,
• Sécuriser les données et la planification grâce à la gestion des droits d’utilisateurs,
• Retrouver les plannings et différentes vues sur une application mobile.

Finalement, un SGL se révèle être un allié indispensable pour les laboratoires modernes, apportant une automatisation et une intégration précieuses des données et des processus. En centralisant les informations, en assurant une traçabilité rigoureuse et en facilitant la conformité réglementaire, ces systèmes permettent aux laboratoires de gagner en efficacité et en fiabilité.

Que ce soit pour gérer les échantillons, garantir la qualité des analyses ou améliorer la communication interne, il s'impose comme un outil clé pour répondre aux défis actuels des laboratoires et les préparer aux exigences futures.

L’adopter, c'est investir dans la performance et la précision, pilier de l'excellence scientifique et industrielle.