Excel en laboratoire : une équation à risque

Il est indéniable que l'utilisation d'Excel pour la gestion des données de laboratoire offre des avantages immédiats : saisie rapide des données, structuration et élimination des notes papier indésirables. Les premières évaluations et réussites sont rapidement visibles grâce aux formules. Mais Excel est-il véritablement une solution viable pour l'avenir ou n'est-il qu'un fossile technologique dans votre laboratoire ?

Dans cet article, nous vous exposons toutes les raisons pour lesquelles votre laboratoire devrait migrer ses feuilles de calcul Excel vers une solution moderne et durable. Nous explorons comment cette transition peut non seulement vous faire gagner un temps précieux, mais aussi augmenter considérablement la productivité de vos activités.

Les limites d'Excel dans la gestion des informations de laboratoire

En analysant les procédures d'un laboratoire exploitant Excel pour le traitement de ses données, on dévoile un immense potentiel d'amélioration. En effet, le stockage répétitif de données dans des systèmes non liés génère non seulement des coûts conséquents, mais aussi une multiplication des erreurs.

L'usage de  ce programme est comparable à un alchimiste qui tenterait des expériences avec un chaudron : désuet et inefficace. Découvrons ensemble les raisons justifiant cette affirmation.

Les difficultés de la gestion manuelle des données

Dans cet écosystème scientifique, la précision et la rigueur sont essentielles. L'utilisation d'Excel pour gérer les données peut alors s'avérer problématique.

Par exemple, lors de la modification d’une liste, des champs peuvent être modifiés ou ajoutés. Vos chercheurs doivent manipuler une multitude de cellules et de formules, ce qui expose constamment leurs travaux à des erreurs et des incohérences.

Même une simple faute de frappe peut causer des problèmes : l'utilisateur sait que "Produit X" et "Produit-X" sont identiques, mais pour Excel, les deux ensembles de données n'ont rien à voir l'un avec l'autre. Ainsi, si une moyenne des données du produit X doit être calculée, toutes les données ne sont pas prises en compte.

Il est également possible de négliger de maintenir ou d'ajuster les liens et les formules, de sorte que d'autres erreurs de calcul surviennent inaperçues. Des erreurs qui bien sûr ne devraient pas se produire en laboratoire. Et Excel n'a pas de piste d'audit permettant les modifications apportées aux enregistrements.

L'importance de la traçabilité et de l’historique des données

Les pistes d’audit des modifications, parlons-en.

La traçabilité est d'une importance vitale en laboratoire. Tout changement apporté aux données doit être enregistré et suivi de manière transparente, pour assurer la qualité des expériences et des résultats.

En cas de résultats inhabituels ou inattendus, la capacité à retracer toutes les étapes et les modifications apportées aux données peut aider à identifier les sources potentielles d'erreur ou de variabilité.

La suite Microsoft, malheureusement, n'offre pas cette capacité de manière optimale. Sans traçabilité, vérifier et valider les résultats devient un défi majeur.

Incompatibilité d'Excel avec d'autres systèmes

Votre laboratoire ne se limite probablement pas à l'utilisation d'Excel. Vous employez probablement une variété de logiciels spécialisés pour différents aspects de vos processus et opérations.

L’outil, cependant, n'offre que des possibilités très limitées pour se connecter à d'autres applications et instruments. En effet, vos données ne peuvent pas être transférées depuis une machine et traitées en temps réel.

Cette incompatibilité peut entraver votre productivité, car elle empêche un flux de travail fluide entre les différents systèmes. Par exemple, le transfert de données d'Excel pourrait nécessiter un travail manuel fastidieux et une source d'erreurs. Là encore, une solution intégrée est nécessaire pour une collaboration efficace entre vos différents systèmes de labo. 

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Trop peu d’autorisation, de structure et de validation des données

L'un des principaux problèmes avec Excel dans la gestion des informations réside dans le manque flagrant d'autorisation, de structure et de validation des données.

Imaginez un laboratoire sans système de sécurité adéquat, où n'importe qui peut accéder, modifier ou supprimer des informations critiques. C'est comme laisser les portes du laboratoire grandes ouvertes pour que tout le monde puisse y entrer.

Il est donc clair que cet outil présente ses limites dans la gestion des informations de laboratoire. Le passage à une solution plus moderne et spécialisée devient donc indispensable.

Les avantages du LIMS pour une gestion efficace des informations de laboratoire

Dans la course à la performance, l'automatisation des processus est l'arme secrète. Fini le temps des tâches répétitives et lourdes, freinant l'élan du personnel de laboratoire et des chercheurs.

Pourquoi ne pas considérer l'adoption d'un logiciel de gestion de laboratoire LIMS ?
Cet outil offre de nombreux avantages, de l'automatisation de tâches chronophages à la collaboration facilitée entre les membres de l'équipe.

Libérés de ces chaînes, les différentes parties peuvent ainsi se concentrer sur l'essentiel : la recherche et les tâches à forte valeur ajoutée. Cette révolution numérique accélère les processus, écrase le risque d'erreurs humaines et propulse la productivité du laboratoire à un niveau stratosphérique.

Traçabilité, transparence et contrôles

Les problématiques de contrôles sont inhérentes à vos activités scientifiques. Que ce soit pour un contrôle interne, réalisé de manière routinière ou ponctuelle, ou pour un contrôle externe lors d'un audit ou en vue d'une accréditation, l'objectif est de garantir la transparence vis-à-vis du client final et d'assurer un niveau de qualité optimal. 

Un progiciel de gestion propose une batterie de solutions pour vous aider à répondre à ces exigences de contrôle. Vous pouvez suivre les produits et les échantillons de manière précise et rigoureuse, grâce à un système de traçabilité performant. Les étiquetages automatiques permettent de s'assurer que chaque échantillon est correctement identifié, ce qui garantit la qualité et la fiabilité des analyses réalisées.

Des fonctionnalités de gestion de la qualité et de conformité aux normes vous donnent également la possibilité de répondre aux exigences et aux normes de qualité en vigueur dans votre domaine d'activité.

Personnalisable pour répondre à l'évolutivité de votre laboratoire

Un logiciel LIMS est un logiciel de gestion intégré complet englobant chaque tâche d’un laboratoire, qu’il s’agisse d’un laboratoire de recherche, de biologie médicale ou d’analyse.

Mais pourquoi un outil sur mesure est-il indispensable ? Chaque laboratoire a ses propres méthodes de travail, protocoles, normes et réglementations à respecter. Les informations sont relativement complexes et évolutives.

Un LIMS permet dès lors de répondre aux besoins spécifiques des activités de votre organisation, quel que soit ses particularités ou le secteur dans lequel votre structure évolue. Les différentes fonctionnalités qu’offre ce type d’ERP sont nombreuses : workflows, rapports d'essai, configuration des alertes, notifications, etc. Il vous offre une évolutivité face aux changements organisationnels et technologiques. 

Gain de temps sur les tâches sans valeur ajoutée

Grâce à un logiciel de laboratoire, il est possible d’automatiser des tâches simples. Que demander de mieux que de libérer du temps et des moyens humains pour se concentrer sur le cœur de vos activités ?

L’étiquetage, l’envoi de mails automatiques, la gestion d’une base de données, la gestion des congés, des absences… sont des tâches chronophages, fastidieuses et source d’erreurs, qui impactent lourdement l’efficacité d’un laboratoire lorsqu’elles sont négligées.

Une erreur d’étiquetage peut par exemple conduire à des résultats incorrects et compromettre la validité de vos analyses. Une mauvaise gestion des e-mails peut, quant à elle, entrainer une confusion dans les communications et une perte de temps en conséquence.

De même, les suivis de stocks et la gestion des commandes automatisées sont gérés par le logiciel, permettant ainsi un gain de temps et d’argent tout en réduisant les pertes et les coûts liés au stockage.

Ces tâches administratives peuvent sembler mineures, mais leur mauvaise gestion peut avoir des conséquences graves sur l’efficacité et la qualité de vos activités. L’implémentation du progiciel soulage donc l’équipe en automatisant leur exécution et en rendant l’information immédiatement accessible à tous.

L'intégration avec d'autres systèmes

Le LIMS brille dans sa capacité à s'intégrer facilement avec d'autres systèmes, créant ainsi un écosystème harmonieux où les données circulent sans entrave. Que ce soit avec des instruments de labo, des bases de données externes ou des logiciels de gestion de stocks, il établit des ponts transparents.

Imaginez pouvoir récupérer automatiquement les résultats des analyses de vos instruments et les intégrer directement dans votre système de gestion. Imaginez une collaboration fluide entre les différentes équipes et départements grâce à une interconnectivité parfaite.

La gestion des informations de laboratoire devient un processus fluide et harmonieux, où chaque pièce du puzzle s'emboîte avec précision.

Un logiciel simple à implémenter et à adapter

Le logiciel LIMS s’installe et se configure très simplement. Il offre par ailleurs un accès web, tablette et smartphone, rendant l’outil totalement nomade et adapté au quotidien de vos collaborateurs.

La priorité est donnée à l’ergonomie et à la simplicité de fonctionnement, pour que chaque membre de vos équipes s’approprie l’outil et bénéficie au maximum de ses avantages.

Résumé

Non seulement un logiciel de gestion de laboratoire peut améliorer la qualité de votre travail et de vos données mais il permet également de générer des économies significatives. Par exemple :

• La sortie de production des produits finis se fait plus rapidement,
• La détection des problèmes se fait plus tôt et leurs corrections plus vite,
• Le réapprovisionnement du stock aux bons moments grâce aux alarmes et aux propositions de commandes automatiques.

En outre, des avantages plus intangibles peuvent offrir des économies de coûts cachées :

• La cohérence procédurale induite,
• L’accès pratique au matériel de référence, par exemple aux méthodes d'essais,
• Une meilleure image du laboratoire, vis-à-vis des clients externes et des nouvelles recrues,
• Une information améliorée est disponible pour la prise de décision et la planification.

Vous avez donc la possibilité de réduire fortement les dépenses en temps et en argent. L'automatisation du travail et l’amélioration de l’accès aux données génèrent sans conteste l’augmentation de la productivité, l’amélioration de l’efficacité des utilisateurs et une réduction des dépenses de formation.

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