Une bonne gestion des données en laboratoire : une force indéniable

La bonne gestion des données de votre laboratoire est un élément crucial dans un secteur à faible marge. Un responsable de laboratoire doit aujourd’hui faire face à un afflux de données constant, qu’il convient de gérer au mieux. Quel parti pouvez-vous alors tirer de l’implémentation d’un logiciel de gestion de laboratoire pour optimiser ses données ?

Des données en croissance exponentielle

Face à la multiplication des normes, la digitalisation de l’entreprise, l’accroissement des exigences clients et la forte concurrence, chaque laboratoire doit offrir des garanties en termes de sécurité, de communication, de rapidité d’exécution et de minimisation des erreurs. Et cela ne peut se faire avec un système reposant majoritairement sur une saisie manuscrite et une documentation papier. Il vous est désormais nécessaire de faire face efficacement à cet afflux croissant d’informations, en mettant en œuvre des moyens modernes : les documenter, les stocker et les restituer.

L’automatisation de la collecte et des traitements des données en provenance de logiciels automatisés apparaît comme la solution évidente pour accroître la productivité en matière de gestion.  De plus, les possibilités d’interfaçage avec d’autres solutions logicielles (ERP, GPAO, comptabilité, supervision, etc.) ouvrent des perspectives plus qu’intéressantes.

Le LIMS et la gestion des données de laboratoire
Un LIMS étant un progiciel spécialisé dans la gestion de l'information du laboratoire, sa conception est entièrement tournée vers les réponses à apporter aux besoins de votre laboratoire en termes de données.

Mise en place du logiciel

La mise en œuvre réussie d'un LIMS repose sur plusieurs éléments, pris entièrement en charge par le logiciel lui-même et par nos équipes :

• Une étude sérieuse du projet, sa planification et la rédaction d’un cahier des charges exhaustif,
• Une migration précoce des données déjà existantes,
• Un prototypage fonctionnel et une documentation des processus,
• Un paramétrage spécifique,
• Une formation de base au logiciel pour acquérir une vue d’ensemble approfondie de son fonctionnement et de ses outils,
• Un accompagnement dans le temps.

L’importation des données dans AQ Manager LIMS

L’application AQ Manager LIMS s'intègre parfaitement dans l'environnement informatique déjà existant au sein de votre entreprise. Elle embarque en standard un puissant moteur d’importation de données qui permet d'intégrer ces dernières sous différents formats et pour divers usages. Elle peut également s’interfacer en continu avec de nombreux logiciels externes.

• Un moteur intégré simplifiant l’importation

Le moteur intégré autorise l’import de données aux formats Microsoft Excel, ainsi que tout type de bases de données, grâce à une fonctionnalité de mappage personnalisable.

S’il y a nécessité sur un projet de réaliser des imports ou exports récurrents (résultats d’analyses, échantillons à analyser, exports de résultats vers d’autres systèmes tel qu’un ERP, etc.) depuis ou vers l’application AQ Manager LIMS, il est possible de réaliser des développements spécifiques les permettant.

Le moteur d’import-export de données est alors programmé pour automatiser les échanges. Cela permet également de libérer le statut des produits / échantillons analysés vers un ERP.

Par exemple :

• Lorsqu’un produit est testé en laboratoire, dès que les résultats de conformité sont validés, un statut de libération est automatiquement envoyé vers l’ERP pour autoriser l'utilisation du produit ou l'expédition au client.
• Lorsqu’un fournisseur livre des composants nécessaires à la fabrication d’un produit, le statut de bonne réception du lot dans l’ERP permet d’envoyer automatiquement l’information vers le LIMS et le laboratoire peut alors analyser les échantillons et statuer sur la conformité de celui-ci avant l’utilisation en production.

• Le lancement du projet LIMS

Au lancement d’un projet d’implémentation AQ Manager LIMS, importer les données existantes améliore d’emblée le temps de paramétrage et la fiabilité des données du laboratoire intégrées dans l'application.

En premier lieu, l’import de données préexistantes lors de la phase d’implémentation permet un gain de temps substantiel dans la mise en place de l’outil AQ Manager et dans son paramétrage.

Tout type d’informations peut être importé, et ce, dans l’ensemble des tables de l’application AQ Manager. Pouvoir personnaliser le mapping des champs d’une table de données offre le grand intérêt de permettre l’adaptation au format de fichier en entrée et donc de ne pas imposer de format pour l’importation des données.

A l’initialisation, il est donc possible d’importer des bibliothèques :

• De produits,
• De méthodes d’analyse,
• De fiches techniques de consommables et de réactifs,
• De fiches de vie d’équipements,
• Des historiques de résultats,
• Des données fournisseurs et clients.

Notez bien que le moteur embarqué permet d’importer des données aussi bien en création qu’en mise à jour de données. 

• L’interfaçage avec d’autres logiciels

Pour une gestion fluide des données de laboratoire, instaurer un dialogue entre l’application AQ Manager et d’autres solutions est possible via le développement d’interfaces spécifiques. Diverses techniques peuvent être utilisées pour cet interfaçage. 

Exemples d’interfaces :

• Import de données de résultats saisi par un opérateur sur les postes de production,
• Import des demandes d’essais depuis un fichier MS Excel, une base de données de production, etc.
• Export de la validation des résultats vers un ERP,
• Synchronisation des articles et des stocks avec un ERP. 

Établir les bases du cycle de gestion de l'information

La collecte des données directement aux points d'origine est l’alpha d'une gestion efficace. Chaque équipement de laboratoire peut être connecté au système pour une récolte directe des informations, court-circuitant les étapes manuelles et les potentielles mauvaises transcriptions.

Ensuite, notre solution LIMS procède au stockage des données de manière centralisée, en les catégorisant et les structurant efficacement, ce qui facilite leur traitement ultérieur ou instantané. La présentation, la consultation et la diffusion d’informations sont nettement améliorées, de même que la précision des résultats. Enfin, leur traçabilité est garantie jusqu'à leur origine, grâce à un module Audit Trail.

Notre application intègre également les procédures et méthodes d’analyses, et permet au responsable de laboratoire de mettre en place et surveiller les bonnes pratiques (BPL). 

Optimiser la gestion de l’information

Les alertes et notes d’incidents permettent d’analyser les points d’achoppement et d'améliorer la précision du transfert et de la gestion de données. Le risque d'erreurs de transcription peut, par exemple, aisément être circonscrit en couplant un instrument d'analyse au LIMS.

Par ailleurs, préserver l'intégrité des données en se conformant aux normes est un défi permanent à relever. Pour une sécurité améliorée, le LIMS d'AQ Manager intègre :

• Une gestion complète des droits via la personnalisation de profils utilisateurs permettant de définir les autorisations d’accès aux écrans et aux fonctionnalités de l’application,
• Une gestion des habilitations de chaque utilisateur,
• Un journal de connexion utilisateurs, de tentatives d’accès frauduleuses et de blocage automatique de compte,
• Un module traçant toutes les modifications enregistrées dans l’application,
• Une sécurité au niveau serveurs via des sauvegardes multiples. 
  
  

La ponctualité des notifications

Notre solution logicielle peut fournir divers types de notifications :

• Des alertes (délais dépassés, dérives instruments, etc.), 
  
• Des avertissements (dates de péremption, seuils de stock de consommables, renouvellements d’habilitation, etc.), 
  
• Le suivi des métrologies et de l'étalonnage,
• Le suivi d’indicateurs grâce au Dashboard. 

Pour moduler parfaitement les fréquences de notifications, le LIMS d'AQ Manager permet de configurer l’ensemble des remontées possibles.

Vous le savez bien, résoudre les problèmes d'intégrité des données passe par une bonne gestion des données de laboratoire et un strict respect des BPL. De plus, pour affronter l'accroissement exponentiel du volume de données à traiter au laboratoire, le choix d’un LIMS est aujourd’hui indispensable. Une telle application offre une palette de fonctionnalités à même de répondre aux besoins du laboratoire en termes de qualité, sécurité et traçabilité.