Une bonne gestion des données en laboratoire : une force indéniable

La bonne gestion des données de laboratoire est un élément crucial dans un secteur à faible marge. Un responsable de laboratoire doit aujourd’hui faire face à un afflux de données qu’il convient de gérer au mieux. Quel parti peut-il tirer de l’implémentation d’un LIMS pour optimiser la gestion des données de laboratoire ?

Des données en croissance exponentielle

Il est difficile pour un laboratoire de tirer parti de plusieurs niveaux de données avec un système de collecte reposant majoritairement sur une documentation papier et une saisie manuscrite. Face à la multiplication des normes, la digitalisation de l’entreprise, l’accroissement des exigences clients, la forte concurrence, chaque laboratoire doit offrir des garanties en termes de sécurité, de communication, de rapidité d’exécution, de minimisation des erreurs.

Il lui est désormais nécessaire de faire face efficacement à un afflux croissant de données, en mettant en œuvre des moyens modernes : de les documenter, de les stocker et de les restituer.

Alors que la gestion manuelle des données continue d’être amplement utilisée en laboratoire, l’automatisation des collectes et traitements des informations en provenance d’instruments et accessoires toujours plus nombreux apparaît comme la solution évidente pour accroître la productivité en matière de gestion des données de laboratoire.  De plus, les possibilités d’interfaçage avec d’autres solutions logicielles (ERP, GPAO, comptabilité, supervision, …) ouvrent des perspectives plus qu’intéressantes.

 

Le LIMS et la gestion des données de laboratoire

Un LIMS étant un progiciel spécialisé dans la gestion de l'information du laboratoire, sa conception est entièrement tournée vers les réponses à apporter aux besoins d’un laboratoire en termes de données.


Mise en place d’un système d’information de laboratoire (SIL)

La mise en œuvre réussie d'un LIMS repose sur :

  • une étude sérieuse du projet, sa planification et la rédaction d’un cahier des charges exhaustif,
  • une migration précoce des données déjà existantes,
  • un prototypage fonctionnel et une documentation des processus,
  • un paramétrage spécifique,
  • une formation de base au logiciel pour acquérir une vue d’ensemble approfondie de son fonctionnement et de ses outils,
  • un accompagnement dans le temps.

 

Établir les bases du cycle de gestion de l'information

La collecte des données directement aux points d'origine est l’alpha d'une gestion efficace. Chaque équipement de laboratoire peut être connecté au système pour une récolte directe des informations, court-circuitant les étapes manuelles et les potentielles mauvaises transcriptions.

Ensuite, un LIMS procède au stockage des données de manière centralisée, en les catégorisant et les structurant efficacement, ce qui facilite leur traitement ultérieur ou instantané. La présentation, la consultation et la diffusion d’informations sont nettement améliorées, de même que la précision des résultats. Enfin, leur traçabilité est garantie jusqu'à leur origine.

Un LIMS intègre aussi les procédures et méthodes d’analyses, et permet au responsable de laboratoire de mettre en place et surveiller les bonnes pratiques (BPL).

 

Optimiser la gestion de l’information

Les alertes et notes d’incidents permettent d’analyser les points d’achoppement et d'améliorer la précision du transfert et de la gestion de données. Par exemple, le risque d'erreurs de transcription peut aisément être circonscrit en couplant un instrument d'analyse au LIMS.

Par ailleurs, préserver l'intégrité des données en se conformant aux normes est un défi permanent à relever. Pour une sécurité améliorée, le LIMS d'AQ Manager intègre :

  • une gestion complète des droits via la personnalisation de profils utilisateurs permettant de définir les autorisations d’accès aux écrans et aux fonctionnalités de l’application,
  • une gestion des habilitations de chaque utilisateur,
  • un journal de connexion utilisateurs, de tentatives d’accès frauduleuses et de blocage automatique de compte,
  • un module traçant toutes les modifications enregistrées dans l’application,
  • une sécurité au niveau serveurs via des sauvegardes multiples. 

Ponctualité des notifications

Un LIMS peut fournir divers types de notifications :

  • alertes (délais dépassés, dérives instruments, …) ;
  • avertissements (dates de péremption, seuils de stock de consommables, renouvellements d’habilitation,…) ;
  • suivi des travaux sur le dashboard client.

Pour moduler parfaitement les fréquences de notifications, le LIMS d'AQ Manager permet de configurer l’ensemble des remontées possibles.

Le responsable de laboratoire le sait bien, résoudre les problèmes d'intégrité des données passe par une bonne gestion des données de laboratoire et un strict respect des BPL. De plus, pour affronter l'accroissement exponentiel du volume de données à traiter au laboratoire, le choix d’un LIMS est aujourd’hui indispensable. Une telle application offre une palette de fonctionnalités à même de répondre aux besoins du labo en termes de qualité, sécurité et traçabilité.

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