Maintenance des équipements de laboratoire : les bonnes pratiques

Mathilde Lebrun 31 janvier, 2023

La maintenance des équipements de laboratoire est un aspect crucial pour assurer la fiabilité et la qualité des résultats d'analyse. Tout comme un système informatique a besoin d'être réglé, mis à jour et nettoyé pour fonctionner de manière optimale, les équipements de laboratoire ont besoin d'être calibrés, réparés et nettoyés pour produire des résultats d'analyse fiables et précis.

Tout comme un administrateur de système utilise des outils pour optimiser les paramètres d'un système informatique, les laboratoires utilisent un système de gestion de laboratoire (LIMS) pour optimiser les paramètres et la maintenance des équipements. Son mode de fonctionnement ? Automatiser les tâches de suivi et offrir une visibilité complète sur leur état.

Dans cet article, nous vous dévoilons comment le système de gestion de laboratoire est l'outil idéal pour garder vos instruments scientifiques en parfait état de marche.

Maintenance des équipements de laboratoire : pourquoi est-ce essentiel ?

Votre laboratoire dispose d'une vaste gamme d’instruments mobiles. Des processus que vous suivez aux équipements que vous utilisez, chaque composant constitue la machine bien huilée qui alimente votre recherche. Alors que votre personnel collecte, analyse et interprète les données de chaque projet, leur travail se doit d’être aussi précis que l'instrumentation utilisée.

L'entretien et la maintenance des équipements de laboratoire sont des gages de qualité dans la continuité de vos activités. Votre labo dépendant fortement de sa capacité à fournir rapidement des résultats précis et plus ou moins rapides, des équipements efficaces sont essentiels pour s'assurer que les objectifs continuent d'être atteints.

Imaginons que vous devez analyser des échantillons pour détecter une contamination d’origine alimentaire. Si l'équipement de laboratoire n'est pas correctement entretenu, les résultats peuvent être erronés et mettre en danger la santé des individus.

Dès lors, allouer du temps à l’entretien contribue à prolonger la durée de vie des équipements et à réduire les risques d'incidents, les temps d’arrêt inutiles, les pannes et en conséquence, les coûts imprévus. En effet, des appareils bien entretenus garantissent des expériences menées efficacement et sans dysfonctionnements, la performance et la longévité de vos activités, mais aussi des données cohérentes et fiables dans le temps.

De plus, cette démarche est essentielle pour un environnement sûr et productif. Sans soins attentifs, de graves problèmes peuvent survenir à l'insu de vos techniciens. Ces problèmes peuvent affecter le timing des projets, provoquer des blessures et même entrainer la fermeture complète des installations.

Les principaux avantages d’une maintenance proactive de vos instruments

Les initiatives prises en termes de maintenance réduisent non seulement les coûts, mais améliore l'efficacité globale de votre installation.

Réduction des temps d'arrêt des équipements

Le temps, c’est de l’argent. Un temps d'arrêt inattendu dû à une panne d'équipement peut complètement faire dérailler un projet et avoir un impact sur votre laboratoire de plusieurs manières. De la perte de revenus à la perte de productivité en passant par le temps passé à réparer les dégâts, le manque de maintenance peut rapidement faire des ravages. Lorsque votre équipement est régulièrement entretenu, non seulement le temps d'arrêt est considérablement réduit, mais les problèmes potentiels peuvent être atténués avant qu'ils ne deviennent des problèmes majeurs.

Réduction des coûts de réparation des instruments

Bien que des réparations puissent être nécessaires de temps à autre, une maintenance planifiée régulière limite non seulement la portée et l'ampleur de ces réparations, mais fournit également un enregistrement précis et approfondi de l'historique, des performances et des besoins potentiels futurs de chaque pièce. Ces informations vous permettront de prendre des décisions éclairées quant à la réparation ou au remplacement d'un actif, ce qui entraînera des économies de coûts sans sacrifier les performances.

Amélioration de la longévité et des performances des équipements de laboratoire

Tout comme la vidange d'huile de votre voiture ajoute des kilomètres et des années à sa durée de vie, l'entretien de routine et préventif de l'instrumentation de votre laboratoire peut faire la même chose. Empêcher le remplacement prématuré peut être une source d'économies importantes.

La maintenance préventive améliore considérablement les performances globales de vos instruments, les maintient en excellent état, ce qui vous permet d'obtenir des résultats de la plus haute qualité pour votre laboratoire de recherche.

De plus, l'une des raisons les plus importantes de suivre la maintenance est d'aider vos équipements à rester sur la bonne voie du point de vue de la précision. Un outil imprécis est pratiquement inutile pour vos activités. Au contraire, un équipement en bon état de fonctionnement est un équipement sur lequel vous pouvez compter pour offrir le type de performances précises exigées par votre organisation.

Sécurité, hygiène et conformité réglementaire

La plupart des équipements sont soumis à des réglementations strictes en matière de sécurité et de conformité. La maintenance est souvent requise pour maintenir la conformité avec ces réglementations, notamment pour assurer la sécurité générale, la qualité des résultats, le respect de l’environnement et éviter les poursuites juridiques.

Les appareils de recherche peuvent être dangereux s'ils ne sont pas entretenus correctement. La maintenance permet donc de vérifier les dispositifs de sécurité et de détecter les potentiels problèmes avant qu'ils ne causent des accidents.

Il est par ailleurs important de noter que l’hygiène participe amplement à la sécurité au sein du laboratoire. En effet, plusieurs types de risques peuvent être provoqués par un manque de vigilance :

Risques physiques directs/indirects (chutes, glissades, brûlures, coupures, etc.)
Risques électriques,
Risques psychosociaux induits par la cadence, la pression ou le risque d’erreur.

Un logiciel LIMS pour améliorer la fiabilité et l’efficacité de la maintenance des appareils

Un logiciel de gestion de laboratoire (LIMS) est le cerveau de votre organisation. Il stocke et gère toutes les informations importantes pour le bon fonctionnement de votre laboratoire, en permettant la gestion des données d’expériences, de maintenance et de conformité réglementaire.

Adopter une approche proactive peut vous aider à prévenir les risques et à réduire les non-conformités identifiées. Pour ce faire, cet outil de gestion vous accompagne pour mettre en place une fiabilité certaine de vos résultats d’analyses, selon les exigences normatives.

Plongeons-nous dans les abysses de ce système d’amélioration continue et voyons quels sont ses avantages.

Obtenir une meilleure visibilité sur l’état des équipements

Un logiciel LIMS vous offre une visibilité complète sur l'état de vos équipements de laboratoire, et vous aide ainsi à améliorer leur fiabilité.

Tout comme le cerveau humain est capable de mémoriser des informations à long terme et de les utiliser à bon escient, un outil de gestion de laboratoire centralise et conserve celles-ci dans un historique de données. Cela vous facilite la détection des problèmes récurrents ou les tendances dans le temps et vous offre une visibilité à 360° sur une période spécifique.

Ensuite, cette historisation vous donne possibilité de générer des comptes rendus de métrologie et d’y joindre les rapports d’étalonnage, ce qui accroît également le confort de gestion du parc d’instruments. Sans oublier la prise de décisions éclairées sur les besoins en matière d’entretien et de remplacement.

Pour vous accompagner dans cette démarche, les tableaux de bord représentent l’une des fonctionnalités incontournables de l’outil. Cette dernière vous offre la liberté de visualiser les informations clés en temps réel.

Les tableaux de bord peuvent inclure des indicateurs clés de performance (KPI) tels que les taux de disponibilité des équipements, les délais de résolution des problèmes, les coûts d'entretien, les tendances d'utilisation, les alarmes et les alertes de maintenance. Ils fournissent également des informations sur les utilisateurs, les projets et les échantillons, ce qui permet de mieux comprendre les activités de laboratoire et de planifier les ressources en conséquence.

Automatiser vos tâches de calibration et de métrologie

Au fil du temps et en raison d'une utilisation constante, la précision de vos équipements peut commencer à dériver, entraîner des erreurs de mesure et provoquer des retards dans vos activités. Pour éviter cela, il est important de les faire calibrer régulièrement.

Un module métrologie vous assure une constante conformité de votre parc d’appareils aux bonnes pratiques de laboratoire ainsi qu’aux normes internationales COFRAC, ISO 17025, CFR21PART11 et BELAC.

Grâce à des échantillons étalon, un logiciel de gestion de laboratoire ou de métrologie détecte l’erreur éventuelle pouvant être provoquée pour diverses raisons (usure des pièces, chocs potentiels, etc.) et ouvre la voie à la mise en place d’actions correctives. Les utilisateurs ont ainsi l’assurance que les appareils mesurent toujours correctement les éléments à analyser.

Dans cette optique, il peut également s'avérer utile d'acquérir ce type de module pour les raisons suivantes :

Assurer la fiabilité des résultats de vos mesures, dénués d’ambiguïté et parfaitement exploitables
Faire appliquer les bonnes pratiques de mesures dans votre laboratoire en uniformisant les processus
Optimiser et assurer la traçabilité de votre parc d’appareils
Maintenir à jour la fiche de vie de vos appareils (historique d’intervention)
Gérer les opérations de maintenance corrective
Garantir l’amélioration continue de votre parc
Contribuer au suivi et à l’optimisation de vos coûts de maintenance

Finalement, qu’il s’agisse d’opérations de calibration, de métrologie ou de maintenance préventive, tout peut être planifié, replanifié et modifié. A une condition : en avoir les droits.

Réaliser la maintenance préventive par la planification

Bien qu’on ne puisse avoir tout contrôle sur l’erreur humaine, le LIMS peut vous aider à éviter que des complications ne surviennent en amont en réalisant la maintenance de vos instruments.

Il est important de tenir à jour un calendrier de maintenance pour planifier et suivre les entretiens et réparations effectués sur chaque équipement.

Ainsi, pour vous faciliter la vie, un logiciel de laboratoire vous offre un système de planification en standard, qui vous permet de planifier et programmer la maintenance, si nécessaire. Cela vous permettra notamment d’identifier des dérives éventuelles en utilisant les données de maintenance précédente pour déterminer les intervalles d'inspection appropriés. Si tel est le cas, vous recevez des notifications automatiques afin de prévenir les erreurs et de bloquer l’utilisation des équipements non-conformes aux exigences établies.

Tracer la source du problème et générer des notes d’incident avec des workflows de validation

Un système de traçabilité est primordial pour pouvoir gérer les informations relatives à l’utilisation, la maintenance et la localisation de vos instruments. Vous répondez ainsi aux questions suivantes si un incident survient : qui a utilisé l’équipement ? Quand et pourquoi ?

Non seulement celle-ci est importante pour assurer la sécurité et la fiabilité des résultats des expériences, mais aussi pour respecter les réglementations en matière de qualité et de sécurité. Tracer la défaillance permet ainsi de prendre une décision qualitative pour améliorer et adapter les processus au sein de votre laboratoire.

Le LIMS n’envoie probablement pas des informations sensorielles de votre environnement comme le cerveau humain mais il utilise les informations reçues pour déclencher des actions appropriées, comme des alertes de maintenance, des rapports de conformité réglementaire, et des actions correctives.

Si un résultat n’est pas conforme aux spécifications identifiées, un signal est émis et l’outil de gestion génère une note d’incident automatiquement. Celle-ci est également suivie grâce aux processus de validation au travers de workflows, qui assurent une traçabilité et une assurance d’une bonne mise en place des plans d’actions.

La gestion des stocks de consommables et pièces de rechange

La gestion des stocks de consommables et pièces de rechange est également l’un des points essentiels en laboratoire. Le responsable doit être sûr à 100 % que les bons instruments sont disponibles à l’instant T pour exécuter un travail sans interruption. Cette bonne coordination est également primordiale pour garantir une justesse et une fiabilité des analyses.

Les stocks de consommables et de pièces de rechange peuvent donc être suivis dans le LIMS pour s'assurer que les pièces nécessaires sont disponibles lorsque la maintenance est nécessaire. Vous avez également accès à :

Les commandes fournisseurs, lorsque les stocks atteignent un certain niveau ;
L’historique des commandes, pour suivre les articles utilisés ; et
Le suivi des coûts.

La gestion documentaire

Il est également important de maintenir des dossiers à jour pour chaque équipement, y compris les manuels d’utilisation, les informations sur les entretiens, les réparations et les vérifications de conformité. Ces dossiers peuvent être utilisés pour justifier la conformité réglementaire et normative des équipements et pour documenter les entretiens et les réparations sur ceux-ci.

Comprendre comment un équipement de laboratoire fonctionne, c'est comme comprendre comment le moteur de voiture tourne. Il y a beaucoup de composants qui doivent travailler ensemble pour que tout performe correctement.

Et chez AQ Manager, nous savons à quel point les non-conformités relatives à vos équipements peuvent avoir des conséquences importantes sur la qualité de vos résultats d’analyse et sur vos activités de contrôle qualité. Leur efficacité et leur fiabilité sont étroitement liés au processus que vous décidez de mettre en place sur le long terme.

C'est pourquoi notre solution LIMS s'intègre de manière transparente à vos processus pour assurer leur conformité aux bonnes pratiques réglementaires, et ainsi pour maintenir l'intégrité de vos données. En vous incluant toutes les fonctionnalités précédemment citées et en indiquant si vos instruments répondent aux normes établies, elle vous aide à améliorer vos prises de décision, quel que soit le secteur dans lequel vous évoluez.