Les erreurs fréquentes des laboratoires et comment les gérer

Les méthodes traditionnelles de gestion des données en laboratoire peuvent provoquer des erreurs. En tant que responsable de laboratoire, il est indispensable de minimiser leur nombre pour améliorer l'efficacité opérationnelle. Voici comment un logiciel de gestion de laboratoire peut vous aider à éviter certaines des erreurs laboratoire les plus courantes.

La perte de demandes d’essai

Le LIMS permet d’enregistrer et de tracer chaque demande d’essai dans une base de données. Elles portent toutes un identifiant unique permettant de les retrouver et d'en suivre l'historique. La solution LIMS d’AQ Manager intègre par défaut des outils d’alerte supprimant tout risque de perte de demande d’essai, qu’elle soit réalisée en interne ou pour client.

Toute demande transite dans un workflow de validation assurant le suivi de son état d’avancement. Elle est donc tracée à chaque étape de sa vie. De plus, il est possible de paramétrer un délai limite (en heures ou jours) au-delà duquel toute demande non traitée, c'est-à-dire restant au même statut, envoie une alerte aux responsables, par e-mail et/ou via l’application.

Une mauvaise identification des échantillons

Il arrive fréquemment que des échantillons soient mal identifiés, tout simplement par erreur humaine ou parce que les informations sur les étiquettes manuscrites sont parfois difficiles à lire, et généralement non lisibles par un équipement.

Lors de la réception d’un échantillon, AQ Manager attribue un identifiant numérique à tout échantillon. Le format de cet identifiant unique est personnalisable. Ainsi, pour chaque échantillon, AQ Manager peut générer une étiquette d’identification comprenant un code-barres ou QR code. Dès lors, tout utilisateur du LIMS peut immédiatement obtenir des informations fiables en scannant l’étiquette de chaque échantillon. Il peut ainsi visualiser la demande d’essai et son statut, puis prendre connaissance des analyses à réaliser.

L’utilisation de notre solution logicielle LIMS permet donc d’éviter ces erreurs laboratoire grâce à un système d’identification unique et une traçabilité parfaite des échantillons.

Une saisie des résultats déficiente

L’erreur est humaine et il n’est pas rare qu’elle survienne lors de la saisie des résultats d’analyses. Pour pallier cette déficience, automatiser la saisie des résultats permet d'éliminer à la source ces erreurs laboratoire.

En connectant les divers appareils du laboratoire à AQ Manager, il est possible d’automatiser l’import des résultats et des données directement dans l’application. La fiabilité de la remontée des résultats est ainsi assurée tout en supprimant la perte de temps nécessaire à la ressaisie des résultats.

De plus, AQ Manager opère un contrôle automatique des habilitations de la personne connectée lors de la saisie des résultats dans l’application. Ainsi, aucune saisie n'est possible par une personne non habilitée.

Enfin, si chaque analyse à réaliser peut être associée à des normes ou spécifications à respecter, elle peut également l’être à un format de résultat attendu. Un tel paramétrage permet de s’assurer de manière simple et efficace que le résultat soit saisi au bon format et d’être alerté s’il s'écarte des normes ou des spécifications à suivre.

Une mauvaise gestion des recontrôles

Lorsqu’un problème survient sur une analyse, des recontrôles sont nécessaires. Il faut refaire plusieurs fois la même analyse, de façon à valider que les mesures sont correctes ou qu’une analyse est réellement non-conforme. Cependant, il arrive fréquemment que le suivi des recontrôles soit mal effectué.

AQ Manager intègre des workflows de validation et de circuits de signatures, ce qui permet l’identification au préalable des responsables dans le LIMS. Ainsi, chaque résultat d’analyse peut être validé par la bonne personne, ou les bonnes personnes pour une validation des résultats sur plusieurs niveaux. Assurer le suivi des recontrôles permet de réduire considérablement les erreurs laboratoire.

Des problèmes d'étalonnage ou de péremption des réactifs

Les appareils utilisés au laboratoire pour réaliser les analyses peuvent au fil du temps connaître des soucis de conformité d’étalonnage. Le module métrologie d’un LIMS permet de gérer cette conformité aux normes. Ainsi, la saisie et la remontée de résultats d’appareils à l’étalonnage non-conforme sont tout simplement bloquées, ce qui évite le risque de générer et valider des erreurs laboratoire dues à des résultats faussés.

Dans le même esprit, le module de gestion des stocks contrôle la péremption des produits et réactifs utilisés pour mener les analyses et permet de bloquer ceux dont la date de péremption est dépassée.

Une traçabilité aléatoire

Il arrive souvent que l’on ne puisse remonter le fil des actions menées sur une demande d’analyse, pour une raison ou pour une autre, au milieu de la masse des analyses effectuées par le laboratoire.

L’utilisation d’un LIMS permet de garder une trace de toutes les actions effectuées autour d’une demande. La traçabilité concerne aussi bien :

• la demande d’essai en elle-même (interne et/ou client),
• les échantillons réceptionnés,
• les produits utilisés,
• les éventuelles dérives des appareils de mesure.
  

Dans le but d’atteindre le plus haut niveau d’exactitude et de fiabilité, il est essentiel d’exécuter tous les processus et les procédures au laboratoire de la meilleure façon possible. Le LIMS AQ Manager intègre des fonctionnalités essentielles capables de détecter et de pallier à toutes ces erreurs que l'on pourrait rencontrer au quotidien dans un laboratoire.