Différence entre CRM et LIMS : quel logiciel choisir pour votre labo ?
le 16 Juin de 14h à 15h
Résumé de l'article
Opter pour un LIMS (Laboratory Information Management System) ou un CRM (Customer Relationship Management) pour un laboratoire implique une évaluation minutieuse de leurs rôles et fonctionnalités respectives. Alors que le CRM optimise la gestion de la relation client, notamment le suivi des interactions et des opportunités, le LIMS assure spécifiquement les activités liées à la gestion des échantillothèques, la traçabilité des analyses, le respect des normes., etc.
Quelle différence entre CRM et LIMS ? Définitions, contextes et enjeux
Voici les principales différences entre LIMS et CRM.
Le CRM : un logiciel de gestion centré sur la relation client
Le CRM, abréviation des termes anglais "Customer Relationship Management" (gestion de la relation client) est un système permettant de gérer la relation et toutes les interactions avec les clients et les prospects en contact avec votre laboratoire.
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Le suivi des contacts : fiches clients, coordonnées, historique des échanges, etc.
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Le suivi des opportunités : pipeline de vente, étapes de négociation, probabilités de closing, etc.
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Le "marketing automation" : campagnes d’e-mailing, segmentation, scoring des leads, etc.
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Les tableaux de bord : prévisions de CA, performances des commerciaux, suivi des KPIs.
Ainsi, le CRM est donc destiné à être utilisé par une équipe commerciale et un service marketing dans un laboratoire ou toute autre entreprise.
Par exemple, une entreprise pharmaceutique qui établit des partenariats avec des hôpitaux et cliniques utilise un CRM pour connaitre l'avancement de chaque négociation, quel contact relancer, et combien de contrats seront signés dans les trois prochains mois.
Les utilisateurs disposent de toutes les informations nécessaires pour gérer leur activité, anticiper les besoins, et identifier les avantages compétitifs liés à chaque opportunité.
Le LIMS : un système d’information dédié à la gestion de laboratoire
Le LIMS, abréviation de Laboratory Information Management System (Système de gestion de l'information du laboratoire), quant à lui, s'implante dans un contexte totalement différent.
Il ne s'agit pas de gérer les perspectives commerciales, mais de relever des défis en matière de fiabilité des analyses et des résultats, de traçabilité des échantillons, de métrologie, de respect de la réglementation, etc.
Ses fonctionnalités sont les suivantes
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Gestion et traçabilité des échantillons : suivi des mouvements, recontrôles, alarmes de destruction, scan d'étiquettes code-barres ou QR code, etc.
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Saisie des résultats et des non-conformités : saisie, validation, historisation, contrôle qualité, etc.
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Respect des normes et exigences réglementaires : normes ISO, BPL, GxP, audits réglementaires, etc.
- Métrologie de vos appareils et équipements de laboratoire : conformité avec votre parc d'appareils, maîtrise de la qualité de vos mesures, mesure des incertitudes, etc.
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Interopérabilité : connexion avec les instruments de laboratoire, ERP, systèmes de production et autres logiciels déjà équipés dans l'organisation.
Bref, le système d'informations gère toutes les activités du labo de A à Z grâce à des workflows clairs et automatisés.
Les utilisateurs, du technicien aux décisionnaires, disposent d’outils adaptés à leurs opérations quotidiennes, quelle que soit la complexité de leurs missions.
Par exemple, un laboratoire d’agroalimentaire reçoit une série d’échantillons de lait à analyser. Le LIMS:
- Enregistre l’arrivée de chaque échantillon,
- Attribue un identifiant unique automatiquement,
- Aide à la programmation les tests (pesticides, antibiotiques, composition nutritionnelle), et
- Conserve les résultats dans une base de données sécurisée, prête pour un audit ou en vue d'une certification, ou à délivrer au client.
CRM vs LIMS : quel est le meilleur choix pour la gestion de votre laboratoire ?
Mettre en balance un CRM et un LIMS, c’est comme confronter des pommes et des poires : tous deux sont des outils numériques puissants, mais leurs terrains d’application et leurs logiques de conception n’ont rien en commun.
Un LIMS n'est pas une solution universelle « prête à l'emploi ». Il s'agit d'un système à envisager comme une structure évolutive, apte à être adaptée selon la nature du laboratoire, ses procédures, ses restrictions légales et ses buts stratégiques.
Certains laboratoires opteront pour des caractéristiques de rapport avancées, d'autres se concentreront sur l'intégration approfondie avec les équipements ou encore sur la gestion des compétences et des autorisations.
En vérité, s'interroger sur quel logiciel est « le meilleur » constitue une négligence de l'élément central. Il faut avant tout sélectionner une solution appropriée, apte à relever les défis spécifiques au domaine scientifique, tout en offrant des bénéfices tangibles : fiabilité des résultats, sécurité des données, et fluidité de la communication entre les équipes?
Les usages du LIMS selon le type de laboratoire
Une solution de labo s’adapte à des univers très différents, du laboratoire d'analyses à l’équipe de chercheurs en quête d’innovation.
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Laboratoires de contrôle qualité
Les laboratoires de contrôle qualité y trouvent un garant de la traçabilité. Il automatise la gestion des séries d’analyses, réduit les risques d’erreurs humaines, et génère automatiquement les rapports conformes aux exigences réglementaires (ISO, BPF, BPL, etc.).
En cas d’audit, toutes les données sont centralisées et horodatées, facilitant la démonstration de conformité.
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Laboratoires prestataires de services
Les laboratoires de prestation de services profitent d’une gestion centralisée des échantillons, automatise les notifications et les relances, et offre un portail client pour le suivi en temps réel des commandes. Les rapports d’analyses sont générés et transmis automatiquement, garantissant des délais respectés et une communication fluide avec les donneurs d’ordre.
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Laboratoires de recherche et développement
Les laboratoires de R&D l’utilisent pour capitaliser sur leurs données expérimentales, partager des résultats et accélérer les projets innovants. Les équipes de recherche et développement ont également la possibilité de le synchroniser avec un cahier électronique de laboratoire (ELN), qui permet de structurer les protocoles, documenter les résultats, lier les données à des projets, et favoriser la collaboration entre équipes. En centralisant les informations et en rendant les historiques accessibles, il accélère l’innovation et facilite la reproductibilité des expériences.
Le LIMS gère aussi la gestion des relations avec vos clients et fournisseurs
Découvrez le témoignage de Julia Helle, assistante commerciale chez IAGE France, un expert français en biologie moléculaire et PCR digitale.
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Lorsqu'ils ont commencé la collaboration avec notre logiciel LIMS, le laboratoire ambitionnait d'accélérer et d'optimiser l'ensemble de leurs tâches à la sortie des analyses, sans compromettre la qualité. Mais il s'agit également d'obtenir les certifications ISO dans les meilleurs délais, un atout majeur pour asseoir la pertinence et la fiabilité de leurs analyses sur le marché, d'autant plus avec une technologie aussi novatrice.
IAGE souligne que le LIMS leur fait gagner un temps précieux. Les devis et bons de commande se créent automatiquement, les fiches clients sont faciles à personnaliser, et les statistiques se génèrent en un clic.
Tout est plus clair, mieux organisé, et la facturation devient simple et fiable.
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En résumé : CRM vs LIMS en un coup d'oeil
| Critères | CRM | LIMS |
| Objectif principal | Gérer et optimiser la relation client et le suivi commercial | Gérer, tracer et automatiser les activités de laboratoire. |
| Utilisateurs concernés | Équipes commerciales, marketing, service client, direction | Techniciens, responsables qualité, responsables de laboratoire, direction technique, service commercial |
| Type de données gérées | Contacts, prospects, devis, opportunités, historiques de communication | Devis, gestion fournisseurs, achats, échantillons, analyses, résultats, instruments, réactifs, conformités |
| Processus couverts | Prospection, ventes, gestion des devis et contrats, campagnes marketing | Réception et traçabilité des échantillons, analyses, validation des résultats, génération de rapports |
Comment faire coexister CRM et LIMS efficacement ?
Étant donné que le logiciel de gestion de laboratoire est assez complet, deux alternatives sont proposées au laboratoire :
1. Opter pour une solution LIMS qui comprend déjà des fonctionnalités commerciales intégrées, ou
2. Etablir un lien entre les deux outils distincts si un CRM existe déjà.
Dans les deux situations, le défi demeure identique : garantir une transition sans heurts entre les équipes commerciales et les équipes techniques.
Considérons un exemple précis : une nouvelle requête de client se présente. L'interconnexion permet une transmission automatique de toutes les informations pertinentes au LIMS, y compris le nom du client, les services requis, les sortes d'échantillons, les échéances et les contraintes spécifiques. Le dossier est immédiatement mis en place, prêt à accueillir les échantillons dès leur arrivée.
À chaque étape, les informations remontent dans le CRM : le statut des analyses, les éventuels retards, les validations, les rapports finalisés. Le service client reste informé en temps réel, peut répondre rapidement aux demandes, relancer si nécessaire ou anticiper les livrables, sans avoir à solliciter le laboratoire.
Mise en œuvre technique de l’intégration
Techniquement, cette communication passe par des API ou des connecteurs standards. Les outils “discutent” entre eux, via des déclencheurs automatiques ou des échanges de données planifiés.
Cette intégration illustre bien la complémentarité des deux outils : chacun garde son rôle, mais tous deux participent à la chaîne de valeur.
Conclusion
Opter pour la solution de gestion adaptée à votre laboratoire est la clé de résultats fiables et implacables.
Si les systèmes tels que les CRM ou ERP peuvent gérer la relation client et certaines tâches administratives, seul un LIMS peut gérer les besoins exigeants des laboratoires actuels.
AQ Manager LIMS vous permet de centraliser l'enregistrement, le suivi et l'exploitation de toutes vos données?
En centralisant vos données, notre solution de labo vous permet de gagner en efficacité, d'améliorer la traçabilité et d'assurer une cohérence entre vos équipes techniques et commerciales.
F.A.Q : tout savoir le logiciel de gestion de laboratoire LIMS
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1
À quoi sert un logiciel LIMS dans la gestion d’un laboratoire ?
Un LIMS est un programme informatique destiné à améliorer la gestion des échantillons, des informations et des données provenant des activités de laboratoire. Cela centralise les résultats, enregistre chaque phase du processus et assure la conformité avec les normes ISO ainsi que les critères de qualité. Ce système, en automatisant les flux de travail, optimise la productivité et facilite la communication entre les utilisateurs et divers outils du laboratoire.
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2
Comment un LIMS s’intègre-t-il aux autres systèmes du laboratoire (ERP, CRM, instruments) ?
Un LIMS contemporain peut s'adapter aisément à d'autres programmes et systèmes tels que l'ERP, le CRM ou encore les appareils d'analyse déjà présents dans le laboratoire. Grâce à une intégration fluide via API, le logiciel permet un échange automatique des informations et une traçabilité continue entre les clients, les opérations et les équipes. Cette solution connectée aide à surmonter les défis de la multiplicité des outils tout en améliorant la fiabilité des données.
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3
De quelle manière un LIMS contribue-t-il à l'amélioration de la qualité et de la conformité dans les laboratoires ?
Le LIMS garantit un suivi intégral des échantillons, des matériels et des procédures. Il garde un historique des données, gère les droits d'accès et produit de manière automatique des rapports en conformité avec les normes ISO, BPL ou BPF. Ce système de gestion soutient les laboratoires dans le maintien d'une qualité élevée, la préparation des audits et la gestion des défis associés à la conformité réglementaire.
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4
Quels bénéfices tangibles un LIMS peut-il apporter aux laboratoires ?
Les bénéfices d'une solution LIMS se manifestent à travers la centralisation des informations, la minimisation des erreurs, l'efficacité des opérations et la crédibilité des données.
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5
Comment se déroule la formation à un LIMS et son intégration dans les processus du laboratoire ?
La formation sur le LIMS est une étape cruciale pour assurer une intégration réussie. Les solutions disponibles aujourd'hui proposent fréquemment un service complet : personnalisation du logiciel, mise en place des workflows, formation des utilisateurs et migration des données. En fonction de la dimension du laboratoire, cette étape peut s'étendre sur une période allant de quelques semaines à plusieurs mois. Le but est de garantir l'autonomie des équipes, d'améliorer la fluidité des opérations et de perfectionner la gestion quotidienne des échantillons, clients et processus.
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6
Un LIMS est-il également adapté aux laboratoires de recherche et développement ainsi qu'aux petites structures ?
Effectivement, les systèmes LIMS sont flexibles et peuvent être utilisés dans divers environnements : laboratoires de recherche et développement, de contrôle qualité ou de services à la clientèle. Grâce à leur conception modulaire, il est possible d'activer seulement les fonctionnalités requises et de s'adapter progressivement. Ces programmes offrent une réponse souple pour affiner la gestion des informations, accroître la qualité des conclusions et augmenter l'efficience des actions, même avec de petites équipes.
