Choisir le bon logiciel LIMS : quels sont les critères ?

Choisir un progiciel de gestion de l'information de laboratoire (LIMS - Laboratory Information Management System) est une décision qui impacte fortement le fonctionnement de votre laboratoire et de tout ce qui l’entoure (l’organisation, l’efficacité, et même différents départements tels que le département financier, etc.) il convient donc au moment de faire ce choix de mettre en place une liste de critères à respecter et voici les nôtres :

Quel est le vrai coût d'un LIMS ?

Plusieurs facteurs influent sur le coût d’un logiciel LIMS. D’une part, il existe différents modèles de tarification (abonnement mensuel, annuel, licence unique, …). Ensuite, certaines fonctionnalités intéressant votre laboratoire peuvent être intégrées par défaut chez un éditeur, et optionnelles chez un autre. Il faut donc bien lister au préalable l’exhaustivité des besoins.

Il est par ailleurs judicieux de se projeter et de savoir combien il en coûterait pour doubler ou tripler le nombre d'utilisateurs, la capacité de stockage, le nombre de site, etc. 

Le logiciel aidera-t-il votre laboratoire à se conformer aux exigences ? 

Un logiciel LIMS de qualité intègre des éléments de contrôle de qualité dans le but de minimiser les risques de non-conformité. En effet, dans ce cas-ci, tous les composants d’un produit vont être analyser afin de s’assurer que celui-ci est conforme. Par ailleurs, le LIMS permet également de gérer simplement l’activité du laboratoire dans sa globalité.

La notion d’accès sécurisé est très importante pour beaucoup de projets, car cela permet aux équipes de garder une traçabilité grâce à un horodatage automatisé, une analyse de données propre à chaque rôle, etc.

Pour terminer, des outils de reporting permettent aussi d’obtenir des statistiques plus poussées mais également plus précises. Il est important de choisir un LIMS qui pourra vous accompagner dans la construction de vos tableaux de bord. Comme par exemple, pour obtenir des tendances, des chiffres précis sur les dérives des résultats d’analyses, etc.

De quelles fonctionnalités ai-je besoin ? 

Le logiciel le plus sophistiqué n’est pas forcément celui qui convient à votre laboratoire. La gestion des échantillons, celle du flux de travail et la génération des rapports utilisateurs sont parmi les fonctionnalités les plus demandées. Cependant un LIMS peut fournir bien plus, et vous devez scrupuleusement lister vos besoins fonctionnels (actuels et futurs) avec exhaustivité.

Il est nécessaire d’envisager ce système par rapport à votre propre écosystème, aux équipements et autres logiciels que votre laboratoire utilise déjà : inutile d'embarquer et de payer des fonctionnalités jamais utilisées.

Le fait d’avoir un bon suivi commercial permet également d’analyser au mieux les fonctionnalités à sélectionner. Ce qui permet également d’avoir une vue claire sur toutes les problématiques à résoudre.

L’éditeur de logiciel est-il compétent pour mes problématiques ? 

Il est essentiel de se renseigner sur les fournisseurs de logiciel LIMS, non seulement sur leur réputation, l’ancienneté de leur activité mais aussi sur les services de support accompagnant l’acquisition de votre logiciel. Puisque le laboratoire dépendra du fournisseur pour comprendre le fonctionnement du système, il est primordial de choisir un accompagnement et un support professionnel et compétent.

En outre, sélectionner un éditeur qui propose un échange au cours duquel une démonstration de l’application est possible. C’est en effet un élément important pour évaluer à la fois le fournisseur et si le système LIMS répond pleinement à vos problématiques.

Cette plateforme fonctionnera-t-elle pour toute l’équipe ? 

Le système ne doit pas uniquement être choisi en fonction des besoins informatiques. Tous ceux qui auront à utiliser le système doivent pouvoir l’appréhender facilement, sous peine qu’il engendre des réticences ou des blocages. Lors du choix du LIMS, assurez-vous qu'il réponde bien aux besoins actuels et futurs de tous ses utilisateurs potentiels.

Un logiciel LIMS adéquat se doit d’être simple d’utilisation, d’offrir une traçabilité complète de l’activité du laboratoire, d’automatiser des tâches et des échanges d’informations. AQ Manager propose une interface simple et personnalisable par utilisateur, permettant entre autres une automatisation des échanges de données et une génération automatique des demandes d’essais, des plannings, des bulletins d’analyses et certificats de conformités, une gestion des commandes clients, des factures, etc.