CAFM vs. GMAO : comment faire le bon choix pour votre maintenance ?

Le logiciel de Gestion des Installations Assistée par Ordinateur (CAFM) et le Logiciel de Gestion de Maintenance Assisté par Ordinateur (GMAO) sont deux atouts stratégiques pour la gestion de la maintenance, bien que leurs domaines d'application divergent, un contraste qui découle de leurs missions et de leurs envergures respectives.

Le CAFM se présente comme le pilote automatique des gestionnaires d'installations, facilitant diverses tâches liées à la gestion des installations, notamment l'exploitation immobilière. D'autre part, la GMAO est l'expert tout-terrain qui pousse la gestion des opérations de maintenance à un niveau supérieur.

Mais quel logiciel est le plus adapté à vos besoins, vos installations et votre maintenance ? Réponse dans cet article ! 

CAFM vs. GMAO : deux outils, deux missions

La GMAO et le CAFM sont des outils de gestion qui ont des applications différentes. Le premier s’occupe principalement de la maintenance des équipements. Le second est davantage axé sur la gestion de l'espace.

Pour illustrer, prenons le cas d'une usine automobile. Si une machine de soudure a un problème, c'est le logiciel de maintenance qui est sollicité pour la réparation. Mais si l'usine envisage d'augmenter sa surface de production, c'est là que le logiciel de gestion des installations entre en jeu pour la planification et l'organisation de l'espace.

Mais quelles sont leurs caractéristiques respectives ? Quelles questions se poser pour faire le bon choix entre les deux ?

Qu’est ce qu’un logiciel de GMAO ?

La GMAO, c'est comme le chef d'orchestre de votre entreprise : il assure une harmonie parfaite entre vos équipements et votre personnel de maintenance. Mais pour comprendre toute sa valeur, il faut d'abord savoir ce que celle-ci signifie.

En effet, ce logiciel est un système informatique conçu pour organiser, planifier et suivre les activités de maintenance au sein d'une entreprise. C'est l'outil ultime qui met le contrôle entre vos mains, permettant une gestion de maintenance efficace, organisée et optimisée.

Reprenons notre usine automobile : le logiciel veille à ce que la machine qui assemble les carrosseries fonctionne parfaitement et en continu. En cas de panne,  il identifie rapidement le problème, planifie une intervention de maintenance et assure la disponibilité de la pièce de rechange nécessaire. Par conséquent, les temps d'arrêt sont réduits, la productivité est maintenue et les clients sont toujours satisfaits.

Caractéristiques clés

Mettre en place une stratégie de maintenance

Mettre en place une stratégie proactive de maintenance permet non seulement de préserver la production et d’augmenter la durée de vie des installations, garantir la qualité de la production et améliorer les conditions de travail mais elle participe également à réduire les coûts.

Le logiciel joue alors un rôle crucial dans la combinaison des plans de maintenance puisqu'il vous permet de suivre l'ensemble du parc d'équipements et d'actifs, ainsi que de :

• Réduire la probabilité des pannes ou des faiblesses des équipements et diminuer les temps d’arrêt ;
• Prolonger la durée de vie des machines ;
• Diminuer le nombre de pièces détachées remplacées ;
• Définir les interventions prioritaires ; 
• Etc.

Gérer et augmenter la disponibilité des moyens de production

Une stratégie de maintenance réussie repose sur une exploitation optimale de vos équipements. La fiabilité et la maintenabilité assurent une disponibilité accrue, ce qui nécessite des solutions techniques d'amélioration.

Une GMAO solide organise votre maintenance, suit les problèmes et repère les zones d'amélioration. Avec des rapports de panne et des données historiques à disposition, vous pouvez cibler et remplacer les équipements défectueux.

Organiser et planifier vos ressources

Tout équipement, du moteur d'une machine à une usine entière, s'affaiblit avec le temps. En planifiant une maintenance adéquate, vous minimisez les coûts. Le facteur humain est aussi crucial : un responsable de maintenance dirige les équipes et grâce à des ordres de travaux, il assure l'optimisation des ressources.

L'implémentation de workflows dans votre système de gestion vous permet de suivre leur progression et de garantir que les tâches sont correctement exécutées. En cas de problème, vous pouvez tracer les responsabilités et les actions réalisées.

Surveiller les indicateurs clés de performance et respecter le budget

La surveillance des KPI aide vos supérieurs à aligner leur département avec la vision de l'usine et à mesurer son succès. Les statistiques telles que les temps d’arrêt des machines, les ordres de travail en attente, la maintenance planifiée, etc. aident à comprendre l'état de la maintenance et à identifier les améliorations possibles. Les indicateurs pour la budgétisation et les prévisions sont également importants pour maintenir la santé financière et l'efficacité opérationnelle.

Voici un aperçu de l'ensemble des fonctionnalités d'une GMAO, car il ne s'agit que d'une liste exhaustive :

Qu’est ce qu’un logiciel CAFM ?

De l'autre côté du spectre, le CAFM optimise l'utilisation de vos ressources et améliore l'efficacité de la gestion des installations. Ce logiciel garantit que chaque mètre carré de votre espace est utilisé de manière optimale.

Il gère également l'utilisation de l'espace et fournit des informations aux gestionnaires d'installations et aux prestataires de services externes qui affectent principalement la zone de travail.

Prenons l'exemple d'une entreprise de consulting en pleine croissance : le CAFM permet de gérer de manière optimale l'espace de bureau, en planifiant des réaménagements lorsque l'équipe s'agrandit ou en suivant l'utilisation des salles de réunion pour éviter les conflits d'horaire. Il est également utile lors d'un déménagement pour visualiser le nouvel espace et y positionner les bureaux et les équipements de manière optimale.

Caractéristiques clés

Gestion et optimisation de l'espace

Le CAFM rend l'optimisation de votre lieu de travail non seulement accessible mais également efficace. Il facilite considérablement la conception des plans d'étage en numérisant le processus, ce qui permet une visualisation précise et une modification plus facile de l'aménagement de bureau.

De plus, il fournit un suivi détaillé de l'utilisation de vos installations, en recueillant des données sur l'utilisation des espaces et équipements. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour identifier les zones de vos installations qui sont sous-utilisées ou surchargées, ce qui peut indiquer un potentiel pour le réaménagement ou le développement.

Gestion et administration des baux

Dans le domaine de la gestion immobilière, le CAFM est un atout considérable. Il rend la gestion des baux plus aisée en assurant le suivi des conditions de location, des dates de renouvellement et des coûts associés.

Gestion de l'entretien des équipements

En termes de maintenance, le CAFM fournit des outils pour gérer divers aspects des opérations de maintenance. Il assure la planification des tâches, le suivi des progrès, et facilite la localisation des actifs clés.

Gestion des ressources

Le logiciel permet de suivre avec aisance les différentes ressources telles que les équipements, le mobilier, les systèmes de sécurité, etc. Cette approche permet de planifier de manière proactive les maintenances préventives, d'identifier rapidement les problèmes potentiels et de s'assurer que tout fonctionne de manière optimale. 

Gestion de la durabilité

Un autre avantage du CAFM est sa capacité à aider les organisations à atteindre leurs objectifs de durabilité. Il fournit des outils qui permettent de suivre et de réduire la consommation d'énergie, d'eau et d'autres ressources. De plus, il facilite l'adoption de pratiques respectueuses de l'environnement, par exemple en soutenant la certification LEED ou en aidant à la mise en œuvre de programmes de recyclage.

Comment choisir entre les deux ?

La GMAO est particulièrement spécialisée et répond de plus en plus aux besoins réels de la maintenance et capitalisent sur un large éventail de compétences et d'expertises dans les secteurs dans lesquels elles opèrent (tous). 

Par contre, si vous cherchez à davantage à optimiser votre espace de travail et à gérer efficacement l'environnement de travail physique, le CAFM sera votre meilleur allié.

Évaluer vos besoins et priorités organisationnels

La première étape avant de choisir entre ces deux types de logiciel est de savoir quels sont les besoins de votre service de maintenance.

Pour bien déterminer vos besoins, concentrez-vous sur les points suivants :

• Taille
• Complexité
• Nature des opérations
• Budget

Assurez-vous de tenir compte de ces facteurs dans la mesure où ils s'appliquent à l'ensemble de votre organisation et à chaque installation individuelle.

Considérez également les questions suivantes pour vous aider à déterminer quel est le meilleur pour votre entreprise :

• Ses fonctionnalités répondent-elles à vos besoins ?
• Sera-t-il facile à apprendre et à utiliser pour vos employés ?
• Est-ce dans le budget de votre organisation ?
• Comment fonctionne le support client de l'outil lorsque vous avez besoin d'aide ?

En conclusion, le choix entre une GMAO et un CAFM dépendra fortement des besoins spécifiques de l'entreprise. La GMAO est plus adaptée aux métiers de la maintenance et à la gestion de la maintenance industrielle, en plus de disposer deux gros avantages : la mobilité, qui permet de gérer vos tâches de maintenance depuis n'importe quel endroit, ainsi que l’interfaçage, qui permet un dialogue aisé avec d’autres outils en place.

Il est également important de retenir que ces deux types de logiciels peuvent être complémentaires et qu'il est possible de les utiliser ensemble pour couvrir vos besoins à 360 degrés.

Finalement, bien évaluer vos besoins vous permettra de prendre la meilleure décision pour choisir la solution qui conviendra le mieux.