Les 5 piliers clés pour une gestion de stock efficace et sécurisée en labo (webinaire)

La gestion de stock est le talon d’Achille caché de beaucoup de laboratoires.

On croit la maîtriser, jusqu’au jour où un flacon périmé ressort d’une armoire oubliée ou qu’une commande de dernière minute vient perturber tout le planning.

Pourtant, derrière ces situations se cache un enjeu majeur : la fiabilité des analyses, la conformité réglementaire et même l’équilibre économique et la réputation du labo. Et le problème, c’est que trop souvent, les stocks sont encore suivis avec des outils artisanaux ou des méthodes improvisées.

Lors de notre dernier webinaire, nos experts ont montré qu’il est possible de transformer ce point faible en véritable levier de performance scientifique et organisationnelle.

En voici un aperçu à travers quelques clés simples mais décisives.

Les limites d’Excel et des méthodes artisanales face aux exigences du laboratoire moderne

De nombreux laboratoires recourent encore à des tableurs pour suivre leurs stocks. Si ces outils présentent l’avantage d’une mise en œuvre simple et peu coûteuse, ils se révèlent rapidement inadaptés à la complexité croissante des exigences. L’absence d’alertes automatiques, l’impossibilité de générer un historique complet et la difficulté de produire des rapports conformes aux standards normatifs rendent ce mode de gestion fragile.

À l’inverse, des solutions conçues spécifiquement pour la gestion de stock en laboratoire intègrent des mécanismes d’alerte, de traçabilité et de reporting qui permettent d’anticiper les ruptures, de documenter les décisions et de sécuriser les audits. Le passage d’une logique artisanale à une logique systémique représente une étape décisive dans la fiabilisation des processus.

Les 5 piliers pour  une gestion de stock efficace et sécurisée en laboratoire

1. Construire une base de données claire avec seuils, péremptions et alertes automatiques

Tout commence par une base solide. Une base de données structurée, à jour, et surtout intelligemment paramétrée.

L’idée est simple : chaque collaborateur doit pouvoir savoir ce qui est stocké, en quelle quantité, et jusqu’à quand le produit est utilisable.

Deux points sont particulièrement critiques dans un labo :

• La date d’expiration : un réactif périmé peut fausser un résultat, voire compromettre la sécurité.

• Les quantités disponibles : une rupture ou, au contraire, un surstock, coûtent cher et génèrent retards, gaspillage et risques d’erreurs.

C’est pourquoi chaque article devrait être renseigné avec :

• sa date de péremption,

• des seuils minimum et maximum,

• et idéalement, des alertes automatiques.

La vigilance se fait toute seule, les erreurs diminuent, et le temps gagné peut être investi ailleurs.

2. Assurer une traçabilité complète pour répondre aux audits et sécuriser les analyses

Une bonne base de données, c’est essentiel… mais ce n’est pas suffisant. Dans un laboratoire, tout bouge en permanence : on ouvre un lot, on prélève une partie, un flacon est mis en quarantaine après une excursion de température…

Sans un véritable journal d’événements, on perd rapidement la chaîne du fameux "qui, quoi, où, quand et pourquoi". Et lors d’un audit, cette traçabilité devient votre meilleure alliée.

Avec une gestion de stock bien pensée, on suit en temps réel :

• les entrées et sorties (numéros de lot et fournisseurs inclus),

• l’affectation des produits aux utilisateurs ou aux analyses,

• leur localisation précise et l’historique des mouvements.

Prenons un laboratoire accrédité ISO 17025 : en cas d’audit, il faut prouver qu’un réactif utilisé était conforme, non périmé, et stocké dans les bonnes conditions. Sur papier ou Excel, mission impossible. Avec un logiciel adapté, un clic suffit.

💻 Téléchargez le replay gratuit et profitez de l’expérience d’un expert pour booster votre gestion de stock.

3. Mettre de l’ordre dans l’échantillothèque pour mieux conserver et retrouver vos échantillons

Il y a un autre aspect souvent sous-estimé : les échantillons.

Conservés pour des raisons de traçabilité, de contrôle qualité ou d’obligations réglementaires, ils finissent parfois par s’accumuler… 5, 10, 15 ans plus tard, on ne sait plus vraiment quoi en faire.

La clé, c’est une échantillothèque numérique, qui permet de :

• classifier les échantillons selon leur typologie (physique, analytique, biologique…),

• gérer leur durée de conservation,

• suivre leur localisation et leur état de conservation.

Au lieu d’un tableau Excel impossible à tenir à jour, on obtient un module qui gère le cycle de vie complet des échantillons : du stockage à la destruction ou l’archivage. Résultat : plus d’espace optimisé, moins de pertes, et la certitude que chaque échantillon est conservé pour une raison claire.

4. Connecter la gestion de stock aux achats, à l’ERP et aux autres outils du labo

La gestion de stock ne vit pas en vase clos. Pour être vraiment efficace, elle doit être connectée aux autres outils du laboratoire : ERP, achats, finances, voire directement aux fournisseurs.

Un logiciel adapté permet par exemple de :

• déclencher automatiquement une demande d’achat dès qu’un seuil est atteint,

• envoyer la demande au service achat, à l’ERP ou au fournisseur,

• tracer la réception et mettre à jour le stock en temps réel.

Ajoutez à cela la gestion des commandes internes entre sites, le suivi des validations et la suppression des doubles saisies… et vous transformez un goulot d’étranglement en chaîne fluide et contrôlée.

5. Suivre les bons indicateurs pour réduire le gaspillage et anticiper les besoins

Enfin, une gestion de stock performante ne se contente pas de suivre : elle mesure et anticipe.

Quelques indicateurs clés (KPI) à surveiller :

• le taux de rupture par type d’article,

• le taux de produits périmés jetés (gaspillage),

• le délai moyen entre commande et réception,

• le taux de rotation des articles.

Ces chiffres offrent une vision claire : où se trouvent les pertes, où l’on peut gagner en anticipation, et comment optimiser les coûts sans ralentir l’activité.

Le rôle du LIMS : un logiciel qui intègre la gestion de stock au cœur du laboratoire

Un LIMS (Laboratory Information Management System) est un outil complet, pensé pour couvrir l’ensemble des besoins d’un laboratoire… et la gestion de stock en fait partie intégrante.

Concrètement, ça veut dire quoi ?

• Chaque réactif, consommable ou échantillon est suivi dans le système, avec sa date de péremption et son lot.

• Les produits sont reliés directement aux analyses : impossible d’utiliser un réactif périmé ou non conforme sans que le système le signale.

• Des alertes préviennent avant les ruptures ou les dates limites.

• L’historique complet de chaque lot est conservé, depuis sa réception jusqu’à son utilisation ou sa destruction.

Mais le vrai atout du LIMS, c’est que cette gestion de stock n’est pas isolée. Elle est reliée à tout le reste :

• la traçabilité exigée par les normes (ISO 17025, GMP, etc.),

• l’échantillothèque pour conserver et retrouver facilement les échantillons,

• les workflows de validation,

• les rapports pour les audits,

• et même l’intégration avec l’ERP ou les achats pour gagner du temps.

Il relie les stocks, les échantillons, les analyses et les résultats dans un seul système.

Moins de risques, moins de perte de temps, et une gestion beaucoup plus fluide.

Des stocks qui révèlent l’organisation et la performance de votre laboratoire

La gestion des stocks en laboratoire ne se résume pas à une simple question de conformité ou de logistique. Elle reflète en réalité toute l’organisation du laboratoire.

Chaque donnée raconte une histoire :

• une date de péremption oubliée, c’est un risque caché,

• une commande déclenchée trop tard, c’est un retard en chaîne,

• un échantillon conservé trop longtemps, c’est de l’espace saturé qui coûte cher.

Bien gérés et connectés aux bons outils, vos stocks ne sont plus un poste de dépenses invisibles. Ils deviennent un levier stratégique : moins de gaspillage, plus de fluidité, une anticipation renforcée… et la garantie de rester toujours prêt face aux audits, aux projets et aux imprévus.

Explorez nos archives de webinaires sur la gestion des laboratoires

Vous avez raté une session ? Pas de panique !

Notre bibliothèque de webinaires passés vous permet de rattraper chaque instant d'apprentissage que vous pourriez avoir manqué.

Accédez à des présentations riches en informations, des études de cas détaillées, et plus encore, le tout à votre propre rythme.

Les nouveautés et les meilleures pratiques en live sur nos logiciels de laboratoire

Rejoignez-nous lors de nos prochains webinaires et visionnez nos évènements passés pour une expérience complète. Plongez-vous dans les dernières tendances des différents secteurs, bénéficiez de l’expertise de nos intervenants et laissez-vous inspirer pour optimiser vos activités de maintenance et de laboratoire.