Vos calendriers de maintenance dans Excel : une erreur coûteuse ?
Pour une satisfaction client optimale, l’objectif majeur d'un labo est de fournir un résultat d'analyse le plus rapide et fiable possible. Pour cela, la digitalisation des activités de laboratoire est indispensable afin de suivre et d'automatiser la saisie des données dans un logiciel LIMS.
Les inconvénients d'une gestion de laboratoire non-digitalisée
La gestion des résultats d’analyses de laboratoire est traditionnellement effectuée sous format papier, et complétée par une saisie informatique sur Excel ou Word.
Malheureusement, ce processus génère une perte de temps et comporte plusieurs failles. Le facteur humain, par exemple, peut générer des erreurs de saisie sur papier et lors de la retranscription sur un support numérique. Par conséquent, cette double saisie entraîne une perte de temps qui se traduit par des coûts supplémentaires.
Ce processus peut également engendrer des pertes de données, telles que la saisie sur feuilles volantes. La transcription des informations en interne et le partage des documents aux clients ne sont pas automatiques et donc dépendants de l'activité quotidienne des équipes de laboratoire. Ce fonctionnement peut engendrer une traçabilité défaillante des opérations du laboratoire.
Les avantages d'une solution de gestion de laboratoire (SGL, SIL ou LIMS)
Les responsables de contrôle qualité et de laboratoire qui utilisent un logiciel de gestion de labo LIMS disposent d'un outil couvrant 100% des besoins du service. L'utilisation d'un progiciel de ce type offre une multitude d'avantages, tels que :
- L'optimisation de l'organisation et l'automatisation des processus d’analyses et d’essais pour gagner en agilité et en réactivité ;
- La standardisation des procédures de contrôle pour se conformer aux normes ;
- La maîtrise de la traçabilité des échantillons, analyses, stock de consommables et appareils de laboratoire jusqu'à l’édition des bulletins d’analyses et de certificats de conformité ;
- L'amélioration des échanges entre les services et la simplification du partage de données aux clients.
Un autre avantage est l'utilisation du logiciel sur smartphones et tablettes grâce à une application LIMS mobile. Celle-ci accompagne les préleveurs et techniciens partout, tant au sein du laboratoire pour la saisie des résultats que sur le terrain lors des prélèvements !
Ces applications mobile permettent l'édition d'étiquettes utilisable par un système de code-barre ou QR code. Il est dès lors possible d'ouvrir une demande d’essais, une fiche de résultats ou de gérer les stocks de réactifs et de consommables.
D'autres fonctionnalités essentielles d’un LIMS peuvent être :
- S'interfacer avec les appareils du laboratoire, pour remonter les résultats sans risque d’erreurs de saisie et sans perte de temps ;
- Se connecter avec des applications tierces, comme par exemple un ERP afin de mettre automatiquement à jour les résultats des analyses et les statuts des échantillons ;
- D'importer à distance leurs résultats d'analyses des laboratoires sous-traitants ;
- De personnaliser les formules de calcul dans le logiciel, qui permettent de générer automatiquement des résultats.
La sécurité de vos données et celles de vos clients est primordiale, c'est pourquoi il est important de choisir un logiciel conforme à la politique de sécurité de la norme CFR21 Part11.
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Quels sont les bénéfices apportés par un LIMS ?
L’automatisation des processus apporte des bénéfices immédiats et mesurables. Pour cela, un LIMS doit intégrer un nombre illimité de workflows personnalisables permettant de maîtriser les multiples processus liés aux activités de votre laboratoire.
Les collaborateurs sont en mesure de se focaliser sur des activités plus intéressantes et apportant une plus grande valeur ajoutée à l’entreprise. Grâce à son utilisation simple et sa prise en main aisée, la productivité s’améliore et de nouveaux objectifs peuvent être fixés.
Le LIMS d'AQ Manager fluidifie aussi la communication entre les différents services et sites industriels du groupe, qui disposent d’un outil commun et d’un moyen d’échange fiable en temps réel de données structurantes.
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