La gestion de la charge de travail en laboratoire peut s’avérer complexe, surtout lorsque les délais sont serrés. Que vous souhaitiez améliorer et optimiser la gestion du laboratoire ou que vous visiez le développement de l’activité de votre laboratoire, qu’il s’agisse de la gestion de votre temps personnel ou de celui de votre équipe opérationnelle, ces conseils ne devraient pas vous laisser indifférent.
Créer et maintenir une liste visuelle des tâches garantit qu'aucun échantillon ou projet n'est oublié. Une liste visuelle est aussi un moyen de communication. En enregistrant pour un travail son statut et la personne responsable, chaque collaborateur du laboratoire peut s’informer rapidement de la charge de travail en cours.
Par exemple, certains laboratoires mettent en place un tableau Kanban (physique au mur) où chaque échantillon est représenté par une carte. Un code couleur indique son statut (à analyser, en cours, terminé), ce qui permet à toute l’équipe de visualiser instantanément la charge de travail.
De façon numérique, dans un logiciel LIMS, chaque analyse apparaît dans une liste dynamique avec ses informations essentielles : type d’échantillon, responsable, statut (à traiter, en cours, terminé), échéance. Les techniciens peuvent filtrer par priorité, et les managers ont une vue globale pour répartir la charge.
Chaque personne possède une capacité maximale de tâches qu'elle peut accomplir dans un laps de temps donné. Limiter les travaux en cours par personne garantit que chaque tâche sera menée à terme, ou au stade attendu du processus, avant qu'elle ne démarre la tâche suivante.
Cela aide l’équipe opérationnelle à garder son rythme de travail et encourage une culture de la « tâche terminée ». Cela permet aussi d’identifier les blocages et les goulots d'étranglement, et de les corriger afin de faire progresser les travaux plus efficacement.
Hiérarchiser chaque élément de travail afin de déterminer quels éléments doivent d'abord être analysés. Il est également important de s’entendre sur les facteurs définissant les priorités. Cela peut être l’urgence, l’effort requis ou de possibles conséquences négatives. La règle 80:20 est utile pour pondérer les tâches en fonction de la valeur que l'entreprise retirera de leur réalisation.
Il est indubitablement rare qu’une tâche ne prenne pas plus de temps que prévu. Pour éviter l’accumulation de retard, tenez compte des imprévus lors de l'attribution du délai de réalisation.
Un examen régulier de votre charge de travail vous permet d’aborder les progrès en cours, de discuter des blocages et de déterminer où des modifications doivent être apportées. Des révisions régulières créent un rythme dans la gestion de la charge de travail en laboratoire et permettent également de mettre à jour les listes.
La gestion de la charge touche directement la motivation, la concentration et la qualité du travail produit. Une équipe surchargée qui accumule des retards prend également plus de risques d’erreurs, de tensions internes et d’absentéisme.
Le rôle du responsable est donc de maintenir un équilibre subtil entre productivité et énergie humaine. Cela implique :
Anticiper les pics d’activité : croiser l’historique des charges avec les périodes critiques (audits, campagnes saisonnières, projets clients, etc.) pour préparer des ressources de renfort ou décaler certaines tâches secondaires.
Répartir la charge de manière équitable : éviter qu’un technicien porte systématiquement les urgences, au risque de l’épuiser, tandis que d’autres restent en retrait.
Développer la polyvalence : former les équipes pour qu’elles puissent se relayer en cas d’absence ou de surcharge, afin que la pression ne repose jamais sur une seule personne.
Réguler les signaux faibles : erreurs répétées, retards inhabituels, baisse de concentration… autant d’indicateurs d’une charge trop lourde que le manager doit capter avant qu’ils ne se transforment en crise.
En intégrant ces dimensions managériales, la gestion de la charge de travail devient un levier double : elle optimise la performance du laboratoire tout en préservant le capital humain, qui reste son premier moteur de qualité et d’innovation.
Certaines personnes sont naturellement douées pour gérer le temps hyper efficacement. Ce n’est pas le cas de tout le monde.
La standardisation du travail peut être utilisée pour améliorer le rythme de travail au sein du laboratoire. Créer des processus normalisés et reproductibles permet de réduire les erreurs humaines et d'améliorer l'efficacité de la charge de travail en laboratoire.
De plus, en laboratoire, chaque analyse doit être reproductible et traçable. Créer des processus normalisés et documentés permet de réduire les erreurs humaines, de clarifier les responsabilités et d’assurer un suivi homogène dans le temps.
Cette démarche répond aussi directement aux exigences réglementaires et qualité :
Les normes ISO 17025 ou les Bonnes Pratiques de Fabrication (BPF) exigent une documentation précise des tâches et des priorisations.
Lors d’un audit, disposer de procédures standardisées et tracées rassure les inspecteurs, démontre la transparence de l’organisation et réduit la pression ressentie par les équipes.
La standardisation devient ainsi un outil à double valeur : elle fiabilise le quotidien opérationnel tout en sécurisant la conformité du laboratoire face aux attentes des autorités et des clients.
Lorsque l’on souhaite accroître les capacités de traitement de l’équipe opérationnelle (augmentation du nombre d’analyses par exemple), maintenir la qualité de ces analyses, ou encore automatiser des tâches routinières et simplifier la gestion du laboratoire, cela passe inévitablement par une meilleure gestion de la charge de travail de chacun. Comme nous venons de le voir, gérer correctement la charge de travail en laboratoire est un job sur le long terme, qui peut être facilité par nombre de fonctionnalités qu'offre un logiciel LIMS.