Plannings de maintenance : comment la GMAO vous aide-t-elle ?
le 16 Juin de 14h à 15h
Nombreuses sont les entreprises qui s'aventurent dans la planification de leurs interventions avec des outils tels qu'Excel ou Google Sheets. Ces solutions peuvent s'avérer pertinentes pour orchestrer un nombre limité de techniciens et d'opérations.
Malgré tout, même pour une équipe réduite, ces solutions présentent des écueils irritants à l'usage, notamment l'expédition distincte des documents aux intervenants, l'absence de géolocalisation et l'impossibilité d'un suivi en direct des opérations.
L’application GMAO offre donc aux responsables de maintenance une gestion simplifiée de ses plannings, synchronisés automatiquement entre eux visant à améliorer l'ordonnancement des tâches, leur offrant un gain en efficacité. Divers types de planning y sont disponibles, embarquant des fonctionnalités complémentaires, pratiques et intuitives. Suivez le guide.
Quelles sont les meilleures pratiques en matière de planification de la maintenance ?
Généralement, la planification de la maintenance est assurée par le responsable de maintenance, qui a un rôle important dans le juste équilibre entre installations, équipements et ressources disponibles.
L'objectif est de structurer le déroulement des tâches pour amortir au maximum l'effet des interruptions sur l'activité courante.
- Prendre des décisions basées sur des données
- Prioriser les tâches en tenant compte de la fiabilité
- S'assurer de la disponibilité du matériel
- Sortir du bureau
- Viser l'amélioration continue
Pour un planning de maintenance efficace, il est par ailleurs essentiel d'aligner les compétences et la disponibilité de votre équipe afin d'assurer une affectation optimale des ressources humaines.
Quelles fonctionnalités de gestion de planning de maintenance trouve-t-on dans un logiciel de GMAO ?
Plusieurs types de plannings sont disponibles dans un outil de GMAO. Tous synchronisés entre eux, la planification des interventions y est rendue dynamique par un système de glisser-déposer (Drag & Drop). La modification d’un horaire de travail ou le déplacement d’une intervention y sont donc facilement réalisables.
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Un planning global par équipements
Ce type de planning de maintenance offre au responsable une vue globale au niveau :
- des plans de maintenance préventive
- des contrôles réglementaires
- des interventions curatives
- des gestions de projets et de chantiers
Des codes couleur permettent au responsable de maintenance d’avoir une vue d’ensemble précise de l’état de sa maintenance. Par exemple :
- Vert pour les interventions en cours,
- Rouge pour les interventions en retard,
- Gris pour les interventions terminées.
Ces couleurs différencient donc les interventions ainsi que l’état d’avancement. Il peut par exemple d’un coup d’œil s’informer des éventuels retards à traiter.
Ces plannings globaux par équipements sont facilement exportables sous format Excel pour une mise à disposition rapide et pratique à un service tiers ou un sous-traitant.
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Un planning de gestion des ressources (personnel et sous-traitants)
Le type de planning de gestion des ressources intégré au logiciel de GMAO concerne aussi bien le personnel que les sous-traitants. Pour une prise en main intuitive, il se présente sous forme d’agenda ou de tableau et permet de :
- visualiser graphiquement les horaires de travail de chacun des intervenants,
- visualiser leur disponibilité (plages de congés, absence maladie…),
- intégrer toute intervention en attente de planification, pour tout intervenant, par simple glisser-déposer,
- visualiser toute demande d’intervention en attente d’acceptation, statuer (validation/refus) et l’affecter aux agendas des intervenants, toujours par glisser-déposer.
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Un planning des équipes de maintenance
Ce type de planning offre une vue avec un regroupement par équipe et par qualification et permet de :
- sélectionner les interventions en attente,
- les affecter à des équipes/ressources,
- cumuler automatiquement les temps planifiés par personne
Ces fonctionnalités offrent une grande assistance au responsable de maintenance dans sa gestion de la charge de travail du personnel comme de ses sous-traitants.
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Un planning de type Google Maps
Ce type de planning de maintenance est plutôt à destination des équipes devant intervenir en clientèle et / ou sur différents sites. Il permet de :
- visualiser l’ensemble des interventions à réaliser, matérialisées sur la carte Google par des repères rouges,
- afficher les informations détaillées sur le travail à réaliser via un simple clic sur un repère,
- définir une tournée en sélectionnant les interventions,
- affecter cette tournée directement dans les agendas des intervenants.
De plus, pour optimiser les tournées des techniciens, la solution de maintenance propose un itinéraire automatiquement calculé en fonction des différentes interventions à réaliser.
Des fonctionnalités ergonomiques et évolutives
Les solutions de GMAO sont généralement en constante évolution pour améliorer les services apportés aux responsables et aux équipes de maintenance sur l'application Mobile.
Il est possible d’afficher les plannings selon différentes vues au travers d'un design moderne et une ergonomie optimisée. Par exemple, l’application propose différents affichages :
- par vue synthétique mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne par intervenant,
- par vue chronologique des étapes de travaux et tâches à réaliser, par intervenant, lorsque le projet est découpé en phases,
- regroupant les données par personne ou par équipement de production.
Un système de planification automatique
Vous embarquez également un outil de planification automatique qui permet au responsable maintenance de gagner du temps dans l'ordonnancement des tâches. Cela concerne la planification d’interventions dans les agendas des techniciens, aussi bien en maintenance préventive que curative.
Dans le premier cas, cette fonctionnalité tient compte :
- des contraintes de type formations ou habilitations nécessaires aux techniciens positionnés sur ces interventions,
- et des périodes de disponibilité des équipements.
Ainsi, si un équipement n’est disponible qu’à partir du vendredi après-midi, l’application est en mesure de ne planifier les interventions nécessitant cet équipement qu’à compter de ce moment précis.
En maintenance curative, cela permet d’intégrer automatiquement un dépannage dans l’agenda d’un technicien sur son premier créneau horaire disponible tout en considérant :
- la criticité de l’équipement,
- le degré d’urgence de l’intervention.
Avec AQ Manager Mobile, une synchronisation en temps réel pour les équipes sur le terrain
Pour un responsable de maintenance, pouvoir intervenir sur le planning d’une équipe en déplacement est un plus indéniable. Grâce à une liaison en temps réel entre l’application et les appareils mobiles des techniciens, le planning intégré à l’application mobile est instantanément mis à jour.
La synchronisation automatique entre la solution et l’ensemble des agendas des techniciens de terrain fluidifie la planification des tâches et améliore la communication et la qualité des interventions.
Le technicien est même notifié par une alerte lorsqu’une nouvelle intervention lui est affectée. Un simple clic dans son planning de maintenance lui donne alors accès au détail de l’intervention à réaliser et lui permet de saisir son compte-rendu d’intervention.
Ce qui change quand le planning communique avec le stock, les achats et la production
Un planning qui ne tient compte que des dates reste théorique. Dans la pratique, chaque intervention dépend d’éléments extérieurs comme la disponibilité des pièces, la validation d’un achat ou l’accès à un équipement.
Une coordination automatique entre les services
Lorsque la GMAO relie le planning au stock, aux achats et à la production, la planification devient plus fiable.
Par exemple, lorsqu’une tâche préventive est ajoutée, le logiciel vous permet de vérifier si les pièces sont disponibles. En cas de manque, une demande d’achat peut être lancée en amont.
Si un équipement est prévu à l’arrêt ou en intervention par la production, la GMAO vous permet de bloquer les interventions impossibles et évite de mobiliser un technicien pour rien.
Une réduction nette des imprévus
Cette coordination limite les reports successifs et les interventions impossibles. Le planning ne devient plus un exercice théorique, mais un outil cohérent qui reflète la réalité du terrain.
Conclusion
Avec l’application AQ Manager GMAO, les responsables de maintenance bénéficient d’une solution ergonomique et moderne qui les aide et les assiste dans la planification des tâches de leurs équipes de maintenance. Elle leur apporte des fonctionnalités intuitives pour leur afficher les informations sous de multiples angles et réaliser simplement les actions courantes de planification. Elle accroît la communication et l’efficacité des intervenants terrain en synchronisant en temps réel les adaptations de plannings vers leurs appareils mobiles (smartphones et tablettes).
N’hésitez pas à tester vous-même toutes les fonctionnalités de notre application AQ Manager GMAO gratuitement pendant 15 jours !
FAQ : Tout ce qu'il faut savoir sur la planification et la GMAO en maintenance
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Comment une entreprise peut-elle mieux organiser ses opérations de maintenance ?
Pour une entreprise, organiser les opérations de maintenance demande un plan clair et une planification stable. Cela passe par une gestion structurée des taches, des interventions et des ressources. Quand les services travaillent avec les mêmes informations et utilisent le même outil, le plan devient plus fiable et reflète le fonctionnement réel du terrain. Cette approche aide aussi à garantir la satisfaction des clients internes et externes.
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Pourquoi le travail des techniciens dépend-il autant de la qualité du plan ?
Le travail des techniciens repose sur un plan lisible, une planification cohérente et une liste d’interventions réalistes. Sans cela, les interventions se multiplient au mauvais moment, les équipements restent indisponibles et la maintenance perd du temps. Un service équipé d’un logiciel adapté peut planifier plus efficacement, optimiser la gestion des données et atteindre ses objectifs plus facilement.
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Comment la GMAO améliore-t-elle la gestion des interventions ?
Une GMAO centralise les informations liées aux interventions, aux équipements et au matériel. Ce logiciel facilite la gestion, car la planification devient automatique et cohérente. Le service maintenance n’a plus besoin de jongler entre plusieurs outils ou un tableur Excel. Les techniciens disposent d’un plan clair, ce qui permet de planifier chaque intervention en tenant compte des ressources disponibles. Grâce à cette solution, les maintenances préventive et corrective sont mieux organisées et les données sont mises à jour en temps réel.
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Quel rôle joue la maintenance préventive dans la planification ?
La maintenance préventive dépend d'un plan construit à partir d’informations fiables. Planifier une tache préventive avec une GMAO permet de garantir que les ressources, le matériel et la logistique sont prêts. Les logiciels dédiés aident les services à gérer des étapes précises, à optimiser les opérations et à éviter les interventions d’urgence. Pour les entreprises, cela améliore le fonctionnement des équipements et réduit les coûts.
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Une GMAO peut-elle gérer les fournisseurs et les commandes ?
Oui. Les logiciels de maintenance intègrent souvent une fonctionnalité dédiée aux fournisseurs. Elle permet de suivre les prix, les délais, les conditions et l’historique des commandes. Le service maintenance peut ainsi comparer, planifier et optimiser les achats. Cette visibilité améliore la logistique et la satisfaction des utilisateurs internes.
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Pourquoi centraliser achats et stocks dans le même outil est-il utile ?
Centraliser les achats et les stocks dans le même outil que la planification permet d’avoir des données cohérentes et à jour. Les techniciens savent ce qui est disponible, le service achats voit ce qui est nécessaire et la direction suit les coûts. Ce regroupement évite les doublons, renforce les indicateurs et améliore la gestion des maintenances.
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Comment la GMAO aide-t-elle à gérer les stocks de pièces et de matériel ?
Une GMAO permet de suivre en temps réel le stock de pièces, le matériel utilisé en interventions et les mouvements logistiques. Le logiciel met les informations à la bonne place, détecte les manques et alerte le service quand un réapprovisionnement devient nécessaire. Cela évite les ruptures, améliore la planification et garantit la disponibilité des ressources pour les techniciens.
