Logiciel gestion de laboratoires : la solution LIMS d'AQ Manager

Les responsables de laboratoires ont besoin d’outils fiables et performants pour relever au quotidien les challenges du métier. Un logiciel de gestion de laboratoire tel que la solution LIMS d’AQManager leur permet d’optimiser leur efficacité via une application simple et intuitive. Elle se démarque de ses concurrents LIMS par sa capacité à se développer et à évoluer de façon continue en intégrant régulièrement de nouvelles fonctionnalités. Celles-ci permettent de répondre à tous les défis actuels et futurs auxquels font et feront face les responsables de laboratoire.

Nous vous partageons aujourd'hui les principales fonctionnalités préférées par nos responsables de laboratoire.

Gérer le flux complet de la relation client 

Le logiciel de gestion de laboratoire AQ Manager LIMS permet de maîtriser tout le flux de la relation client connecté aux activités du laboratoire.

Il est possible de gérer tout l'aspect commercial, par exemple :

• les contrats de service signés
• les tarifs négociés avec les clients, 
• les devis clients,
• la transformation en bon de commande
• la livraison des résultats
• l'édition des factures clients
• le suivi des paiements
• une interface avec l'outil comptable

L’application gère aussi toutes les activités CRM (opportunités commerciales, échanges d'email, réclamations et satisfaction clients, etc.).

Standardiser les essais et les opérations des collaborateurs

Le LIMS permet de définir des procédures standards en vue d'harmoniser et diffuser des méthodes d’analyse et d'essais auprès des collaborateurs du laboratoire. Chaque responsable labo veut s’assurer qu’un même type d’analyse soit toujours réalisé selon la même méthode, que des personnes dûment habilitées suivent les mêmes étapes, avec le même consommable et les mêmes équipements. Le LIMS permet que la méthode d’analyse soit gérée au sein de l’application, qu’elle soit commune et affectée automatiquement aux échantillons réceptionnés au laboratoire.

Optimiser la traçabilité 

Le logiciel de gestion de laboratoire LIMS AQ Manager permet de tracer toute l’activité du laboratoire.

La traçabilité des méthodes permet de savoir :

• si toutes les étapes d’analyse ont été respectées, 
• qui les a réalisées (en interne ou en sous-traitance), 
• quels appareils et consommables ont été utilisés

Pour les consommables, la traçabilité permet également de savoir de quel fournisseur provient chaque consommable et de vérifier la conformité de celui-ci ou la présence d'un certificat de conformité. En cas de problème, on peut ainsi remonter le fil et savoir d'où vient celui-ci : du consommable, de l’équipement ou du personnel / sous-traitant.

La mise en place d’un LIMS permet ainsi de : 

• bloquer les produits ne pouvant être utilisés comme consommables, 
• être alerté des produits arrivant en date de péremption
• bloquer l’utilisation d’équipements non conformes (métrologie ou maintenance), 
• bloquer la saisie de résultats par des utilisateurs non habilités ou formés.

Gérer la maintenance des appareils de laboratoire

Un LIMS permet de surveiller l’état de ces appareils de laboratoire / instruments et d’établir un calendrier d'entretien régulier. La maintenance est programmée avant que la défaillance ne pose problème, un planning est généré automatiquement, les utilisateurs sont notifiés des maintenances à venir.

Pour bien connaître un appareil de laboratoire / instrument, il vaut mieux se fier aux données qui sont tracées dans AQ Manager. 

Ainsi, AQ Manager permet de tracer l'évolution des résultats d'une même analyse dans le temps, de pouvoir suivre des indicateurs graphiques permettant de constater des dérives de certains d'entre eux et d'alerter de façon précoce l'utilisateur sur les dérives de celui-ci. : en fixant un point d'échantillonnage et en surveillant les écarts, vous vous dotez d'un système d'alerte précoce.

Maîtriser la métrologie

En métrologie, le LIMS d'AQ Manager est un atout pour votre laboratoire car il :

• assure la fiabilité de résultats de mesures parfaitement exploitables,
• uniformise les processus de la métrologie et de la maintenance,
• optimise la disponibilité et la gestion du parc d'appareils,
• assure l'amélioration continue des instruments,
• contribue à l'optimisation des coûts d'exploitation de ceux-ci.

Gestion des stocks et des inventaires

L’épuisement du stock de consommables / réactifs d'un équipement a des répercussions sur les tests en aval, affectant la productivité. D’autre part, un réapprovisionnement en urgence signifie des dépenses plus importantes, ce qui peut représenter un impact négligeable si cela se produit rarement, mais peut s'avérer conséquent dans le cas contraire. 

En vue de réaliser des réapprovisionnements de stocks de manière proactive, les étapes essentielles sont de :

• Réévaluer régulièrement les seuils minimum et de sécurité en se basant sur l'historique des consommations et des achats réalisés sur une période antérieure. L'outil d'Analyse ABC qui est intégré en standard dans l'application AQ Manager permet cette réévaluation régulière.
• suivre ce qui est effectivement utilisé, à quel moment et par quel collaborateur. 
  
  

Ainsi, pour optimiser la gestion de l’inventaire, il faut améliorer la budgétisation et le suivi, et c'est là qu'un logiciel de gestion de laboratoire comme AQ Manager LIMS est très efficace (comparé, par exemple, aux simple feuilles de calcul habituellement utilisées).

Identifier les tendances analytiques pour éviter les non-conformités

Le contrôle statistique de l'activité du laboratoire est intégré à l’outil LIMS et permet de suivre la qualité des prestations réalisées, de détecter les tendances et dérives des analyses réalisées avant qu'elles n'atteignent certains seuils et déclenchent des non-conformités. Ce contrôle est stratégique pour chaque responsable de laboratoire. En effet, le monitoring en temps réel à l'aide d'algorithmes statistiques est essentiel pour soutenir sa prise de décision. 

Une analyse rétrospective des non-conformités nécessite une grande expérience et n’est pas la méthode la plus efficiente. La prévision et la prévention des erreurs, et notamment des erreurs minimes paraissant a priori sans conséquence, doivent être au centre des préoccupations des laboratoires.

AQ Manager intègre un outil de Dashboard puissant et personnalisable permettant de mettre à disposition ces outils d'analyse statistiques aux responsables de laboratoire.

Le moteur import/export intégré dans notre système vous permet d'implémenter et de configurer rapidement notre logiciel AQ Manager LIMS.  Grâce à son équipe de développement qui tient compte de la complexité de votre laboratoire ainsi que des spécificités de votre clientèle; la prise en main de l'application et son utilisation au quotidien génère des gains de temps substantiels pour le responsable de laboratoire.