Accumulez ces petits grains de sable, et c’est toute la mécanique de votre laboratoire qui est chamboulée.
Et si ces tâches s’exécutaient automatiquement, sans effort, ni pression ?
C’est exactement ce que vous permet un logiciel LIMS (Système d’information de gestion de laboratoire). En automatisant des tâches clés quotidiennes, il vous libère du poids des opérations répétitives, et fiabilise chaque étape du processus analytique.
Quelles sont ces tâches que vous pourriez déléguer dès demain ? Voici 9 tâches qu’un LIMS prend en charge pour vous, pour transformer votre quotidien en un environnement plus fluide et… enfin maîtrisé.
Votre journée commence souvent par l’arrivée de nouveaux échantillons. Parfois, c’est une livraison attendue, d’autres fois, une urgence de dernière minute. Vous déballez les colis, vérifiez l’intégrité des contenants, et commencez à tout consigner : numéro de lot, origine, type d’analyse demandée, etc.
Vous le savez, l’enregistrement des échantillons, c’est le nerf de la guerre. Une seule donnée mal notée, et c’est toute la traçabilité qui est impactée.
Vous avez certainement toujours veillé à chaque détail. Mais soyons honnêtes. Qui n’a jamais perdu de précieuses minutes à fouiller un fichier Excel à rallonge ? À essayer de déchiffrer une annotation griffonnée à la va-vite ? À douter d’un numéro de lot parce qu’une minuscule erreur s’est glissée quelque part ?
Vous n’êtes pas seul(e). Tous les laboratoires connaissent ces petites batailles du quotidien.
Et si ces incertitudes appartenaient au passé ? Le LIMS vous permet, avec un simple scan, d'enregistrer l’échantillon, de structurer les données et de garantir leur traçabilité.
Tout est centralisé, structuré, immédiatement disponible. Vous pouvez passer à l’essentiel : l’analyse.
Chaque seconde compte en laboratoire. Et pourtant, combien de fois avez-vous perdu un temps précieux à chercher ledit échantillon ?
Un tube introuvable, une référence mal notée, un stockage qui ne suit pas de logique… Pendant que vous fouillez les congélateurs à -80°C ou parcourez des étagères surchargées, le temps file et l’analyse attend.
Et si, pendant ce temps, une donnée clé vous échappait ? Un test reporté faute de disponibilité ? Chaque minute de retard, c’est une opportunité manquée, une décision repoussée, un risque de résultat inutilisable.
Il ne suffit que de quelques secondes, une recherche par ID, par date ou par type d’échantillon, pour que le LIMS vous indique son emplacement exact.
Le système suit chaque mouvement et vous avertit si un échantillon a changé de place et vous signale ceux qui arrivent en fin de cycle.
Dès le début de la journée, tout se joue sur une bonne planification : quels échantillons doivent être analysés en priorité ? Quels délais sont à tenir ? Comment répartir la charge de travail sans créer de goulots d’étranglement ?
Avec un planning des essais et des ressources automatisé, plus besoin de jongler entre tableaux et e-mails. Les analyses sont automatiquement programmées en fonction des priorités, des ressources disponibles et des compétences de chacun.
Le système ajuste la répartition des tâches en temps réel et prévient si un retard risque de compromettre un délai critique. Tout est fluide, organisé, anticipé.
Plus d’imprévus de dernière minute, plus de surcharge mal répartie. Vous pouvez attaquer votre journée en sachant exactement où vous mettez les pieds.
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Avant de lancer une analyse, il faut s’assurer que tout est disponible : réactifs, consommables, volumes suffisants. Une vérification qui, en théorie, semble simple, mais qui, en pratique, peut vite devenir chaotique.
Entre les étiquettes effacées, les références stockées à différents endroits ou les quantités surestimées, il arrive que l’on découvre au dernier moment qu’un élément essentiel manque.
Avec un suivi automatisé, ces incertitudes disparaissent. La liste des réactifs et consommables requis s’affiche directement, avec un état des stocks à jour et des alertes en cas de niveau critique.
Plus besoin de tout recompter à la main ou de courir vérifier un flacon en pleine série d’analyses. Si une commande est nécessaire, elle peut être anticipée, évitant ainsi ces situations où l’on doit jongler entre les échantillons en attente et la disponibilité des produits.
Un gain de temps, mais surtout une meilleure maîtrise des délais et des conditions d’analyse.
Une fois l’analyse terminée, vient l’étape de la saisie des résultats.
On pense qu'il suffit d’entrer les valeurs et de vérifier qu’elles sont exactes. C’est souvent plus laborieux : recopier les chiffres depuis des appareils de mesure, jongler entre plusieurs fichiers, et s’assurer qu’aucune erreur ne s’est glissée dans la transcription. Un processus répétitif, chronophage, et surtout, source de potentielle d’erreurs.
Avec une intégration directe des résultats dans le système, ces étapes sont fluidifiées. Les valeurs peuvent être importées automatiquement depuis certains instruments, réduisant ainsi le risque de saisie incorrecte ou de non-conformités.
Si des incohérences sont détectées, elles sont immédiatement signalées, évitant de devoir tout revérifier a posteriori. Les résultats sont centralisés, accessibles, et exploitables en temps réel, sans qu’il soit nécessaire de perdre du temps à les vérifier plusieurs fois.
Un résultat seul ne suffit pas : il doit être interprété à l’aune des seuils réglementaires et des exigences en place.
Quand une analyse révèle un écart par rapport aux exigences, que se passe-t-il ensuite ? Une simple anomalie peut déclencher une série d’actions : vérifications complémentaires, contre-analyses, ajustements des méthodes ou signalement aux autorités de contrôle.
Mais sans un suivi rigoureux, le traitement des non-conformités devient rapidement désordonné. Qui a pris quelle décision ? Quel lot est concerné ? Quelles mesures ont été appliquées ?
Un manque de visibilité peut non seulement ralentir la gestion des écarts, mais aussi compliquer les audits et fragiliser la traçabilité des décisions prises.
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Tout est prêt, les résultats sont validés, mais il reste encore une étape : rédiger le rapport. Assembler les données, structurer les conclusions, reformater les fichiers… et espérer que rien ne manque. Une tâche nécessaire, mais qui prend souvent plus de temps qu’on ne le voudrait.
Pourquoi s’encombrer de ces contraintes ? Désormais, les rapports se génèrent automatiquement avec l’ensemble des résultats, les références des échantillons et les commentaires nécessaires.
Les documents sont normalisés, prêts à être envoyés aux clients. En quelques clics, tout est transmis, sans risque d’oubli ou d’erreur de mise en forme. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre expertise, plutôt que sur l’administratif.
Avant de commencer la journée, un réflexe essentiel : s’assurer que tous les appareils sont opérationnels. Un analyseur en panne, une balance mal calibrée, et c’est toute la chaîne d’analyse qui peut être compromise.
Cela implique généralement de consulter des carnets de suivi, de vérifier les dates de maintenance ou de calibration sur des fiches papier et, parfois, de réaliser une analyse pour découvrir trop tard qu’un appareil n’était plus aux normes.
Le LIMS vous assure une constante conformité de votre parc d'appareils. Il vous indique automatiquement quels équipements nécessitent une vérification, quand un entretien est prévu et si un instrument est en attente de calibration. Vous bénéficiez donc d’une vue d’ensemble en temps réel et pouvez anticiper.
Un laboratoire bien organisé, c’est un laboratoire où les équipements sont toujours prêts à l’emploi.
Entre les urgences, les non-conformités à traiter et les projets de recherche à avancer, envoyer les factures à temps est souvent relégué au second plan. Pourtant, chaque retard dans la facturation entraîne un décalage des paiements, ce qui peut impacter sérieusement la trésorerie.
De plus, plus le processus est long et fastidieux, plus il est repoussé à plus tard. Résultat : des semaines de retard, des erreurs dans les montants, et des relances clients qui s’accumulent.
L'automatisation de vos processus de laboratoire permet à la facturation de s’ajuster automatiquement en fonction des prestations réalisées dans votre laboratoire. Vous pouvez générer vos factures à la demande ou les automatiser dès la validation finale de vos demandes d’essai, en appliquant une tarification standard ou personnalisée, prenant en compte les devis négociés avec vos clients.
Grâce à des circuits de validation électronique modulables, vous définissez un processus d’approbation sur mesure, avec un envoi automatique des factures par e-mail. Un suivi précis des paiements et des échéanciers est également intégré, vous assurant une gestion fluide et maîtrisée.
Chaque tâche chronophage et répétitive, chaque vérification manuelle, chaque minute perdue à chercher une information, c’est parfois la distraction de trop.
Avec un logiciel de laboratoire, les données circulent, les analyses avancent, le laboratoire reste fluide. Tout s’aligne avec vos objectifs.