4 raisons pour lesquelles votre laboratoire n’a pas de LIMS

Tous les laboratoires ne possèdent pas encore de LIMS (système de gestion de l'information de laboratoire). Pourtant, utiliser un LIMS est reconnu comme pouvant considérablement améliorer l'efficacité opérationnelle du laboratoire. Détaillons 4 facteurs susceptibles d'empêcher un laboratoire de passer à la vitesse supérieure, et évoquons quelques pistes pour passer outre.

1) Budget

Le premier point d’achoppement est le budget pour l’acquisition, la mise en place et le support du LIMS. Un laboratoire peut être conscient des avantages associés à l'utilisation d’un LIMS, sans pour autant décider qu’ils justifient l’investissement financier.

En effet, des facteurs autres que le coût du système sont à considérer :

• coût de déploiement, d'intégration et d’éventuels développements personnalisés,
• coût du support technique quotidien,
• coût associé au temps de formation des utilisateurs.

Pour convaincre le décideur financier, il est nécessaire d’identifier et de calculer les économies potentielles que le laboratoire réalisera une fois la solution déployée, soient les gains de temps :

• sur des tâches de routine (génération de rapports et factures par exemple)
• de production via les tendances des produits,
• grâce à la détection précoce de potentielles défaillances.

Ceci vous permet de calculer précisément le retour sur investissement à attendre pour votre laboratoire.

2) Fonctionnalités

La rédaction d’une spécification des besoins de l'utilisateur est nécessaire car cerner les fonctionnalités obligatoires ou souhaitables pour votre équipe opérationnelle permet d’éviter de se perdre dans la multitude de fonctionnalités proposées par un logiciel LIMS.

Plus il y a d'exigences obligatoires identifiées, plus d'efforts seront nécessaires pour que la solution choisie réponde à ces exigences. Cette spécification est également une base solide pour comparer et évaluer différentes solutions du marché.

3) Temps

Le temps nécessaire à investir dans un projet de déploiement de LIMS peut faire reculer certains laboratoires, parfois frileux suite à une peu satisfaisante expérience dans un précédent déploiement informatique.

Pour disposer du temps nécessaire à la bonne marche du projet, il existe plusieurs solutions:

• dégager davantage de ressources :
• via le recrutement d’un nouvel employé,
• en sollicitant votre fournisseur LIMS ou un cabinet de conseil. Dans ce cas, il faut veiller à ce que les compétences soient effectivement transférées en interne avant la fin du projet.
• réduire le débit du laboratoire : votre équipe peut alors consacrer du temps au projet LIMS. Dans ce cas, votre évaluation du ROI devra tenir compte de l’impact de la réduction du débit.
• identifier les périodes creuses de l'année.

4) Initiative

Le défaut d’initiative a pour origine la direction ou l’équipe opérationnelle du laboratoire. Les raisons généralement évoquées sont :

• le manque de pratique informatique : il peut être contourné par un programme d'accompagnement approfondi pour familiariser l'équipe à l'utilisation du logiciel,
• la supputation de réduction des effectifs : expliquez que le but recherché est de développer l’activité du labo, d’accroître les capacités de traitement de l’équipe, et que la croissance renforce à terme la sécurité de l’emploi,
• une augmentation des coûts : présentez un retour sur investissement positif à la direction pour justifier votre projet LIMS.

Que vos défis soient de centraliser les données, simplifier la gestion du laboratoire, automatiser des tâches routinières, maintenir la qualité des analyses, diminuer les contraintes ou encore disposer d’un outil mobile, la mise en place d’un LIMS vous permettra d’y parvenir. En travaillant sur ces 4 facteurs majeurs de frein à ce projet, vous parviendrez à convaincre et à contourner tous les obstacles.