Les KPI en laboratoire : les indicateurs clés pour améliorer performance et qualité

Dans votre laboratoire, chaque donnée compte. Mais toutes ne racontent pas la même histoire. Les indicateurs de performance (ou KPI – Key Performance Indicators) permettent de mettre en lumière ce que les résultats bruts ne disent pas toujours : l’efficacité de vos processus, la qualité des analyses, le bon usage des ressources ou encore la performance globale de vos opérations.

Quels indicateurs suivre ? Comment les définir, les mesurer et les faire vivre dans le temps ? Cet article vous donne une méthode claire et concrète pour structurer votre démarche d'intégration des KPI, en lien direct avec les réalités de vos activités.

Et si vous souhaitez aller plus loin, notre webinaire dédié vous aidera à transformer vos indicateurs en véritables leviers de performance.

Pourquoi les indicateurs sont essentiels pour piloter efficacement votre laboratoire ?

Que vos activités soient orientées Recherche & Développement (R&D), contrôle qualité ou prestataires de services – les indicateurs de performance jouent plusieurs rôles clés :

• Évaluer l’efficacité des processus analytiques : temps de traitement des échantillons, conformité aux délais, taux de re-test, etc.

• Suivre la qualité des résultats : nombre de non-conformités, résultats hors spécifications, taux d’erreur analytique.

• Piloter les ressources : disponibilité des équipements, charge de travail des techniciens, taux d’occupation des instruments.

• Garantir la conformité réglementaire : indicateurs liés aux audits, à la documentation, à la traçabilité ou à la validation des méthodes.

• Communiquer avec les parties prenantes : direction, services qualité, partenaires industriels ou clients externes.

Loin de se limiter à un reporting statique, les indicateurs de performance permettent d’analyser, d’anticiper et d’ajuster les actions à tous les niveaux, opérationnels comme stratégiques.

Mais comment choisir les bons indicateurs pour votre laboratoire, sans tomber dans des KPI génériques ou inutilisables ? Voici les critères à garder en tête pour construire un tableau de bord qui a du sens.

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Comment choisir des indicateurs utiles et vraiment exploitables ?

Un bon indicateur ne se choisit pas au hasard, il doit répondre à une problématique concrète, observable, et permettre d’agir rapidement.

Voici les critères à prendre en compte pour éviter les données de pilotage génériques qui encombrent les tableaux sans rien apporter de concret.

 1. Choisir un KPI qui répond à une problématique concrète de votre laboratoire

Posez-vous cette question simple : À quoi ce chiffre va-t-il me servir demain, quand j’aurai une anomalie, un retard ou un pic d’activité ?

Prenons un exemple : Le "nombre d’échantillons traités" peut sembler utile, mais s’il n’est pas mis en lien avec le temps de traitement par type d’analyse, il ne vous dira rien sur la charge réelle des techniciens ni sur les éventuels goulots d’étranglement.

De bons repères opérationnels sont donc ceux qui vous permettent d’anticiper, d’expliquer et de décider. 

2. Adapter vos indicateurs aux spécificités de votre activité (et non à un modèle standard)

Certaines métriques très courantes (ex. délai moyen d’analyse) sont parfois inadaptés à certaines réalités.

Par exemple : Dans un laboratoire de R&D, les délais sont moins critiques que la traçabilité des conditions expérimentales. Dans un laboratoire sous accréditation ISO 17025, le taux de conformité documentaire est plus stratégique que la vitesse.

Chacune doit refléter un point clé de votre métier : équipements critiques, contraintes clients, exigences normatives, gestion d’échantillons complexes, etc.

3. Privilégier des KPI faciles à mesurer et intégrés à vos outils de laboratoire 

Un KPI qu’il faut aller chercher à la main chaque semaine dans Excel ou dans 3 sources différentes ne sera ni fiable ni suivi dans le temps.

Si vous mesurez la durée entre la réception et la validation d’un échantillon, assurez-vous que les horodatages sont bien tracés automatiquement dans un logiciel dédié.

Si vous suivez le taux d’utilisation de vos équipements, la connexion aux instruments ou au planning des ressources est indispensable.

4. Définir une fréquence de suivi cohérente avec le rythme de vos activités

Certains indicateurs sont pertinents à la journée (ex. retard sur le planning d’essais), d’autres à la semaine ou au mois (ex. taux de relecture non conforme). Le piège ? Les suivre en temps réel alors que vous n’avez ni les moyens de réagir, ni l’intérêt de le faire si souvent.

Par exemple, un labo prestataire peut avoir besoin d’un reporting hebdomadaire sur le taux de respect des délais clients, tandis qu’un labo de R&D préférera un bilan mensuel sur l’avancement des projets.

5. S’assurer que vos indictauers sont compris, partagés et actionnables par vos équipes

Un bon KPI est partagé et compris, pas imposé. Si seuls le responsable qualité ou le manager de labo savent comment l’interpréter, il ne servira à rien au quotidien.

Posez-vous ces questions :
- Est-ce que les techniciens savent comment ce KPI est calculé ?
- Peuvent-ils agir dessus ?
- Est-il utilisé en réunion ? Affiché dans l’espace de travail ? Commenté en cas de dérive ?

De plus, ces chiffres doivent éclairer, pas sanctionner. Malheureusement, dans certains environnements, il peut être utilisé comme outil de pression ou de justification, au lieu d’être un levier d’amélioration.

Pointer un technicien parce que son taux d’analyses est inférieur à la moyenne, sans tenir compte du type d’échantillons traités ou de la complexité des analyses.

Leur lecture doit rester collective, bienveillante et orientée solution. C’est un point de départ pour poser les bonnes questions. 

Maintenant, il vous reste à structurer une démarche solide, réaliste et évolutive. Voici les étapes pour bâtir un système d’indicateurs adapté à votre laboratoire, dès les premières semaines de mise en place.

Comment structurer une démarche KPI efficace et réaliste dans votre laboratoire ?

Pour que ces indicateurs aient un réel impact sur le fonctionnement de votre organisation, ils doivent être choisis, suivis et utilisés selon une logique claire. Voici une méthode simple et efficace pour structurer votre démarche.

Repartir des objectifs réels du laboratoire

Tout commence par une question simple : que veut-on améliorer ou maîtriser ?

Selon le type de laboratoire, les priorités ne seront pas les mêmes :

• En contrôle qualité, on cherchera souvent à réduire les délais d’analyse ou à diminuer le taux de non-conformités.

• En laboratoire R&D, on privilégiera peut-être la traçabilité des résultats ou la gestion des ressources critiques.

• Un prestataire de services s’attachera quant à lui au respect des délais contractuels ou à la satisfaction client.

Les KPI doivent donc être directement reliés à vos enjeux stratégiques ou opérationnels.

Identifier les points de friction dans les processus

Les bons KPI sont souvent là où ça coince :

• Retards récurrents dans le cycle analytique

• Tensions sur certains équipements ou techniciens

• Volumes de réanalyses anormalement élevés

• Problèmes de complétude documentaire

• Saturation du planning en période de pics

• Etc. 

C’est en partant des zones d’incertitude ou de stress opérationnel qu’on identifie les indicateurs les plus utiles.

Limiter le nombre pour éviter la surcharge

Inutile de tout mesurer : cela finit par noyer l’information essentielle. Pour un premier cadrage, mieux vaut se concentrer sur 5 à 10 indicateurs vraiment clés, représentatifs de votre activité, et directement exploitables.

L’objectif : bâtir une base solide avant d’étoffer le tableau de bord.

Travailler avec des données structurées

Un indicateur construit sur des données incomplètes, mal renseignées ou issues de multiples fichiers manuels perd toute fiabilité. Or, c’est un problème encore fréquent dans les laboratoires qui n’ont pas de système centralisé.

➡️ Si la traçabilité des échantillons, des temps d’analyse ou des validations repose sur des feuilles Excel ou des documents papier, la collecte devient un cauchemar – et les données une approximation.

La qualité des indicateurs dépend directement de la qualité des données. D’où l’importance d’avoir un logiciel de gestion de laboratoire LIMS ou une solution numérique intégrée, capable de centraliser les informations sans doublon ni ressaisie.

Mettre en place un rituel de suivi régulier

Comme mentionné précédemment, un bon KPI est analysé dans la durée, pas juste affiché une fois par mois.
Planifiez une revue mensuelle ou bimensuelle, avec les équipes concernées, pour :

• interpréter les résultats,

• commenter les écarts,

• ajuster les actions si nécessaire.

Ce moment d’échange est souvent plus utile que le chiffre lui-même.

De plus, un indicateur pertinent en 2024 peut devenir obsolète en 2025. Les normes évoluent, les attentes clients changent, les process s’optimisent. Ne pas faire évoluer ses indicateurs revient à piloter un avion avec des instruments figés.

➡️ Il est recommandé de revoir régulièrement ses indicateurs : tous les 6 mois ou à chaque évolution importante des processus.

Cela permet de supprimer ceux devenus inutiles, d’en ajouter des nouveaux plus représentatifs, et d’impliquer les équipes dans une démarche d’amélioration continue.

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Comment un logiciel de gestion de laboratoire (LIMS) facilite concrètement le suivi des indicateurs 

Vous avez besoin d'un système automatisé, capable de structurer, extraire et consolider les données, leur suivi devient rapidement source d’erreurs, de ressaisie et de perte de temps.

Un logiciel LIMS bien intégré à vos processus opérationnels permet justement de fiabiliser et d’automatiser cette démarche.

Toutes les données sont centralisées au bon endroit

Un LIMS regroupe les données issues des différents modules du laboratoire :

• enregistrement des échantillons,

• planification des essais,

• résultats analytiques,

• saisie des contrôles qualité,

• traçabilité des non-conformités,

• interventions sur les équipements,

• validation des résultats et signature électronique, 

• Etc. 

Tout se trouve dans un système unique, avec un identifiant unique par échantillon, des horodatages automatiques et une structure de données fiable. 

Les extractions sont automatisées et paramétrables

Avec un LIMS, les données sont directement exploitables. Par exemple :

• Le temps de traitement d’un échantillon (entre réception et validation) peut être calculé automatiquement à partir des dates d’enregistrement et de validation dans le LIMS.

• Le taux de non-conformités détectées peut être extrait directement des formulaires qualité renseignés lors des étapes de revue ou de libération de lot.

• Le temps moyen de maintenance d’un équipement peut être suivi via les historiques d’interventions enregistrés dans le module de gestion des instruments.

Ces données peuvent être extraites à fréquence définie (journalière, hebdomadaire, mensuelle) ou en temps réel, selon le paramétrage choisi.

Un suivi d’activité en temps réel

Un responsable de laboratoire peut, en quelques clics :

• visualiser le nombre d’échantillons en attente d’analyse par type de test ou par client,

• suivre le taux de charge par technicien en fonction des essais en cours,

• repérer les délais d’analyse non conformes par rapport aux délais contractuels.

Grâce à des filtres par période, client, matrice ou méthode, l’analyse est immédiate. Cela facilite les ajustements en cours de journée et améliore la réactivité en cas de pic d’activité ou d’écart.

Des tableaux de bord dynamiques adaptés aux rôles de chacun

Les indicateurs peuvent également être intégrés dans :

• des tableaux de bord dynamiques (par ex. via des widgets dans l’interface d’accueil),

• des exports Excel paramétrés,

• ou encore des rapports PDF automatiques envoyés à fréquence fixe.

Le responsable qualité aura une vue sur les non-conformités et les délais de relecture, le responsable de production verra le taux d’analyse par jour et le respect des délais, et les techniciens pourront visualiser leur charge d’essais et les priorités du jour.

Chaque utilisateur accède à l’information utile pour lui, sans surcharge ni informations inutiles.

Une traçabilité complète pour répondre aux exigences qualité et réglementaires

Dans les laboratoires soumis à des audits réguliers (COFRAC, ISO 17025, BPF, etc.) ou en quête de certification/accréditation, il est indispensable de justifier les données utilisées pour calculer les indicateurs. Le logiciel et ses nombreuses fonctionnalités dédiées assure cette traçabilité grâce à :

• l’historique des actions sur chaque échantillon,

• la traçabilité des modifications,

• l’enregistrement des utilisateurs intervenus sur chaque étape,

• et la validation électronique des résultats.

Cela permet de présenter à un auditeur un indicateur fiable, documenté, et basé sur des informations fiables, sans risque d’erreur ou de manipulation a posteriori.

Définir les bons indicateurs, les adapter aux spécificités de votre laboratoire, structurer leur suivi et les faire évoluer dans le temps : autant d’étapes clés pour que vos données deviennent réellement utiles au pilotage.

Que vous soyez en contrôle qualité, en R&D ou prestataire de services, cette démarche demande du recul, des outils adaptés et une logique partagée par les équipes.