Faire le planning des essais en laboratoire sur Excel : une erreur qui coûte cher ?

L’utilisation d’Excel pour gérer les plannings d’essais en laboratoire est une pratique courante, principalement parce que l’outil est familier, flexible et à première vue, sans frais supplémentaires.

Pourtant, dans des environnements où chaque détail compte et où la rigueur est cruciale, cette méthode peut rapidement se transformer en véritable piège.

Au-delà des apparences, Excel présente des risques insidieux qui menacent la qualité des travaux, la conformité réglementaire et la rentabilité des laboratoires modernes.

Faut-il continuer à lui faire confiance pour l’organisation des essais, ou est-il temps d’adopter une solution plus adaptée aux enjeux actuels ?

Pourquoi de nombreux laboratoires utilisent Excel pour faire le planning des essais ?

Depuis plusieurs décennies, Excel règne en maître dans les environnements de bureau. Les laboratoires ne font pas exception.

Les raisons de cette utilisation quasi universelle sont nombreuses : d’abord, la familiarité du logiciel. Les techniciens et responsables de laboratoire connaissent son interface, savent comment créer et manipuler des feuilles de calcul, et n’ont pas besoin de formation supplémentaire pour l’utiliser.

Ensuite, sa flexibilité apparente est attrayante. Excel permet de construire des tableaux personnalisés, de créer des formules spécifiques, et d’adapter son utilisation à des besoins variés sans restriction imposée par un logiciel dédié.

Enfin, le coût nul, ou presque. Dans un laboratoire où chaque euro compte, utiliser Excel semble être une solution économique par défaut.

Mais cette approche cache une réalité bien plus préoccupante.

Bien que familière et peu coûteuse à première vue, la gestion des plannings d’essais sur Excel présente des risques majeurs que trop de laboratoires continuent de sous-estimer.

Et dans un environnement où la rigueur, la conformité et l’efficacité sont des priorités absolues, cette solution est de plus en plus inadaptée. Examinons pourquoi.

Les dangers sous-estimés de la gestion des plannings d’essais sur Excel

Érosion de la rigueur scientifique et de la qualité des résultats

Dans les laboratoires modernes, la gestion d’essais est un processus rigoureux, qui nécessite une traçabilité précise et une mise à jour constante des données.

Excel, bien qu’efficace pour de simples calculs ou plannings de base, ne garantit pas une traçabilité stricte des actions et modifications effectuées. Un oubli de mise à jour, une cellule effacée par inadvertance, ou une erreur dans une formule peuvent passer inaperçus et, dans le pire des cas, fausser des résultats critiques.

Cela peut générer des biais dans les données, compromettant non seulement la validité des conclusions expérimentales, mais aussi la crédibilité du laboratoire vis-à-vis des autorités régulatrices et des partenaires de recherche.

Dans ce contexte, l’utilisation de l'application Microsoft devient rapidement un risque scientifique. L’absence de traçabilité précise rend également les audits plus difficiles. En cas de contrôle qualité, fournir des preuves détaillées des étapes d’un essai peut se révéler complexe, voire impossible, entraînant des sanctions ou des retards coûteux.

Le risque de désalignement stratégique

Un autre effet pernicieux de la gestion des plannings d’essais sur Excel réside dans le cloisonnement des informations. Chaque technicien ou responsable peut créer ses propres fichiers, gérer ses propres données, sans nécessairement les partager ou les synchroniser avec les autres membres de l’équipe.

À long terme, cette approche engendre une fragmentation des données qui empêche une vue d’ensemble cohérente du planning et des ressources du laboratoire.

Les décisions stratégiques prises en amont sont alors basées sur des informations incomplètes, voire obsolètes, compromettant la capacité du laboratoire à anticiper les besoins futurs et à s’aligner sur ses objectifs de recherche à long terme.

De plus, l’absence de centralisation des informations sur les équipements, les réactifs ou le personnel engendre des inefficacités coûteuses. Des tâches redondantes, des conflits d’utilisation d’équipements ou une mauvaise planification des réactifs peuvent facilement passer inaperçus, entraînant une surconsommation des ressources et une baisse de la productivité. Ces petites inefficiences, répétées jour après jour, érodent lentement mais sûrement la rentabilité du laboratoire.

Un facteur de stress et de surcharge mentale accru

La gestion manuelle des plannings sur Excel impose une charge mentale considérable aux équipes.

Chaque mise à jour doit être effectuée manuellement, chaque information vérifiée à la main. Cette gestion fastidieuse crée une surcharge cognitive qui, à terme, affecte la concentration des techniciens. Chaque erreur ou oubli est perçu comme une menace potentielle pour la qualité des essais, augmentant le stress des équipes.

Ce climat d’insécurité engendre des erreurs d’inattention, des retards et une démotivation progressive, impactant directement la productivité du laboratoire.

Les risques réglementaires et d'audits défaillants

Dans des environnements hautement réglementés, comme ceux des laboratoires pharmaceutiques ou de recherche clinique, l’utilisation d’Excel pour la gestion des plannings d’essais peut mettre en péril la conformité réglementaire.

Le manque de sécurisation des données, la difficulté à suivre les modifications et l’impossibilité de valider précisément les versions des plannings posent de sérieux problèmes en termes d’auditabilité. En cas de contrôle, des données non tracées ou incohérentes peuvent entraîner des amendes, des pénalités, ou dans les cas les plus graves, la suspension des autorisations de conduire certains types d’essais.

Les avantages du LIMS pour une gestion efficace des informations de laboratoire

Dans la course à la performance, l'automatisation des processus est l'arme secrète. Fini le temps des tâches répétitives et lourdes, freinant l'élan du personnel de laboratoire et des chercheurs.

Pourquoi ne pas considérer l'adoption d'un logiciel de gestion de laboratoire LIMS ?
Cet outil offre de nombreux avantages, de l'automatisation de tâches chronophages à la collaboration facilitée entre les membres de l'équipe.

Libérés de ces chaînes, les différentes parties peuvent ainsi se concentrer sur l'essentiel : la recherche et les tâches à forte valeur ajoutée. Cette révolution numérique accélère les processus, écrase le risque d'erreurs humaines et propulse la productivité du laboratoire à un niveau stratosphérique.

Traçabilité, transparence et contrôles

Les problématiques de contrôles sont inhérentes à vos activités scientifiques. Que ce soit pour un contrôle interne, réalisé de manière routinière ou ponctuelle, ou pour un contrôle externe lors d'un audit ou en vue d'une accréditation, l'objectif est de garantir la transparence vis-à-vis du client final et d'assurer un niveau de qualité optimal. 

Un progiciel de gestion propose une batterie de solutions pour vous aider à répondre à ces exigences de contrôle. Vous pouvez suivre les produits et les échantillons de manière précise et rigoureuse, grâce à un système de traçabilité performant. Les étiquetages automatiques permettent de s'assurer que chaque échantillon est correctement identifié, ce qui garantit la qualité et la fiabilité des analyses réalisées.

Des fonctionnalités de gestion de la qualité et de conformité aux normes vous donnent également la possibilité de répondre aux exigences et aux normes de qualité en vigueur dans votre domaine d'activité.

Personnalisable pour répondre à l'évolutivité de votre laboratoire

Un logiciel LIMS est un logiciel de gestion intégré complet englobant chaque tâche d’un laboratoire, qu’il s’agisse d’un laboratoire de recherche, de biologie médicale ou d’analyse.

Mais pourquoi un outil sur mesure est-il indispensable ? Chaque laboratoire a ses propres méthodes de travail, protocoles, normes et réglementations à respecter. Les informations sont relativement complexes et évolutives.

Un LIMS permet dès lors de répondre aux besoins spécifiques des activités de votre organisation, quel que soit ses particularités ou le secteur dans lequel votre structure évolue. Les différentes fonctionnalités qu’offre ce type d’ERP sont nombreuses : workflows, rapports d'essai, configuration des alertes, notifications, etc. Il vous offre une évolutivité face aux changements organisationnels et technologiques. 

Gain de temps sur les tâches sans valeur ajoutée

Grâce à un logiciel de laboratoire, il est possible d’automatiser des tâches simples. Que demander de mieux que de libérer du temps et des moyens humains pour se concentrer sur le cœur de vos activités ?

L’étiquetage, l’envoi de mails automatiques, la gestion d’une base de données, la gestion des congés, des absences… sont des tâches chronophages, fastidieuses et source d’erreurs, qui impactent lourdement l’efficacité d’un laboratoire lorsqu’elles sont négligées.

Une erreur d’étiquetage peut par exemple conduire à des résultats incorrects et compromettre la validité de vos analyses. Une mauvaise gestion des e-mails peut, quant à elle, entrainer une confusion dans les communications et une perte de temps en conséquence.

De même, les suivis de stocks et la gestion des commandes automatisées sont gérés par le logiciel, permettant ainsi un gain de temps et d’argent tout en réduisant les pertes et les coûts liés au stockage.

Ces tâches administratives peuvent sembler mineures, mais leur mauvaise gestion peut avoir des conséquences graves sur l’efficacité et la qualité de vos activités. L’implémentation du progiciel soulage donc l’équipe en automatisant leur exécution et en rendant l’information immédiatement accessible à tous.

L'intégration avec d'autres systèmes

Le LIMS brille dans sa capacité à s'intégrer facilement avec d'autres systèmes, créant ainsi un écosystème harmonieux où les données circulent sans entrave. Que ce soit avec des instruments de labo, des bases de données externes ou des logiciels de gestion de stocks, il établit des ponts transparents.

Imaginez pouvoir récupérer automatiquement les résultats des analyses de vos instruments et les intégrer directement dans votre système de gestion. Imaginez une collaboration fluide entre les différentes équipes et départements grâce à une interconnectivité parfaite.

La gestion des informations de laboratoire devient un processus fluide et harmonieux, où chaque pièce du puzzle s'emboîte avec précision.

Un logiciel simple à implémenter et à adapter

Le logiciel LIMS s’installe et se configure très simplement. Il offre par ailleurs un accès web, tablette et smartphone, rendant l’outil totalement nomade et adapté au quotidien de vos collaborateurs.

La priorité est donnée à l’ergonomie et à la simplicité de fonctionnement, pour que chaque membre de vos équipes s’approprie l’outil et bénéficie au maximum de ses avantages.

Conclusion : un choix risqué ou un investissement stratégique ?

L’utilisation d’Excel pour la gestion des plannings d’essais peut sembler être une solution simple et économique à première vue, mais elle cache des risques majeurs qui peuvent mettre en péril la rigueur scientifique, la conformité réglementaire et la rentabilité des laboratoires. À mesure que la complexité des essais augmente, la probabilité d’erreurs coûteuses et de manquements aux normes devient critique. Investir dans un LIMS n’est pas un luxe, mais une nécessité stratégique pour tout laboratoire souhaitant maintenir un haut niveau de performance et garantir la qualité de ses travaux à long terme.