Indicateurs de performance laboratoire : faites parler les bons chiffres

Si votre tableau Excel rempli de KPI vous donne plus mal à la tête qu’un solvant mal refermé… il est peut-être temps de revoir votre façon de gérer toutes vos données. 

Entre tableaux de suivi, rapports d'activité, exports Excel, il est facile de s'y perdre et les données ne manquent pas. Pire, de suivre des indicateurs qui ne vous aident pas à prendre des décisions éclairées. 

Comment savoir si votre laboratoire est performant ? Quels sont les indicateurs à suivre pour optimiser la qualité de vos résultats ? Pour savoir si vos ressources sont exploitées intelligemment ? 

C’est à cette question que nous avons répondu lors de notre webinaire « KPI en laboratoire : les indicateurs clés pour améliorer performance et qualité ». Un moment d’échange concret, pensé pour les responsables de laboratoire, les responsables qualité et toutes les équipes concernées. 

Découvrez gratuitement et sans plus tarder le replay du webinaire : 

Indicateurs de performance : pourquoi sont-ils essentiels ?

Commençons par une évidence : un laboratoire n’est pas un bloc homogène.
Un labo R&D, un service de contrôle qualité, ou un prestataire d’analyses n’ont pas les mêmes contraintes, ni les mêmes objectifs. Pourtant, tous doivent répondre à une même exigence : travailler mieux, plus vite, et avec moins d’erreurs.

C’est dans ce cadre que les KPI (indicateurs clés de performance) sont importants : ils permettent de comprendre ce qui se passe concrètement dans vos flux, détecter les points de tension, et mieux orienter vos décisions quotidiennes. Mais aussi : 

• Prioriser les efforts et concentrer les ressources là où elles auront le plus d’impact
• Justifier des décisions auprès de votre direction, équipes et clients avec des données objectives
• Éviter les erreurs répétées en identifiant les causes racines plus rapidement 
  
• Anticiper les dérives avant qu’elles ne compromettent vos délais, vos budgets ou vos audits.

Par exemple, dans un laboratoire de contrôle qualité, les enjeux tournent souvent autour de la conformité, du respect des délais et de la fiabilité des résultats. Côté recherche et développement (R&D), on cherche plutôt à optimiser les cycles d’expérimentation, le partage de données, ou la productivité des équipes projet. Pour un laboratoire prestataire de services, la performance devient, entre autres, un levier commercial.

Mais attention : pour que cela fonctionne, vos KPI doivent être adaptés à votre réalité terrain, faciles d’accès, et surtout exploités intelligemment dans un outil comme un logiciel de gestion de laboratoire LIMS.

Un bon KPI, c’est celui qu’un technicien comprend d’un coup d’œil, qu’un manager peut expliquer simplement, et qu’un directeur peut utiliser pour décider. 

Les 3 grandes catégories d'indicateurs de performance pour un laboratoire performant

La tentation est souvent d'avoir un maximum d'indicateurs : un indicateur par activité, un pour chaque équipement, un autre pour chaque client ou projet, etc. Vous vous retrouvez ensuite avec une avalanche de chiffres, peu de visibilité, et beaucoup de confusion.

C’est pourquoi nous proposons une approche simple et structurée : organiser les KPI en trois grandes catégories, qui reflètent les trois niveaux d’analyse essentiels pour tout type de laboratoire. 

1. Les KPI de suivi global de l’activité

Cette première catégorie regroupe les indicateurs qui donnent une vision macroscopique de l’activité du laboratoire. C’est une photographie de ce que le labo produit en termes de volume, de flux et de charge de travail.

Pourquoi cette catégorie est importante :

• Elle permet aux responsables d’avoir une lecture immédiate de la dynamique du laboratoire : est-on en période de surcharge ? A-t-on une baisse d’activité ?
• Elle sert aussi à justifier des besoins ou à dialoguer avec des partenaires internes ou externes sur des bases factuelles.
• C’est une porte d’entrée pour d’autres analyses plus fines : si les volumes explosent, il faut peut-être aller regarder ensuite la performance par secteur ou la qualité des livrables.
  
  

2. Les KPI liés à la performance du laboratoire 

Cette deuxième catégorie a pour utilité d'évaluer la performance / le fonctionnement opérationnel du laboratoire : sa fluidité et son efficacité.

Cette distinction est essentielle pour les raisons suivantes :

• Elle permet de comprendre l’usage réel des ressources : humains, équipements, infrastructures, etc.

• Elle met en lumière les zones de friction dans les processus, que ce soit des retards récurrents, des goulots d’étranglement ou des temps morts évitables.

• Elle favorise l’amélioration continue : ces KPI sont souvent ceux qu’on suit pour mettre en place des actions correctives ou des plans d’optimisation.

Cette catégorie existe pour une raison simple : un laboratoire peut avoir un bon niveau d’activité, mais mal le gérer. On distingue ainsi la charge subie de la charge maîtrisée.

3. Les KPI liés aux données traitées et livrables

Enfin, il faut produire des résultats fiables, exploitables et conformes. Cette troisième catégorie vise à évaluer la qualité des données générées et la solidité des livrables envoyés aux clients.

Pourquoi les isoler dans une catégorie à part :

• Parce que ces indicateurs touchent à l’essence même du travail scientifique réalisé par le laboratoire.

• Ils permettent de prévenir les erreurs, d’augmenter la confiance dans les résultats, et de maintenir un niveau d’exigence élevé dans la communication des données.

• Ils sont également un levier de crédibilité vis-à-vis des audits, des inspections, ou des partenaires.

La qualité et la fiabilité des résultats ne dépend donc pas uniquement du volume ou de la vitesse, mais aussi de la rigueur avec laquelle ils sont générés, vérifiés, validés et livrés. Ils touchent à la réputation de votre labo. 

Cette classification en trois volets n’est évidemment pas une règle figée. C’est un cadre de lecture, un cadre pour la réflexion et éviter de se noyer dans un océan d’indicateurs.

En distinguant charge, performance et qualité des livrables, vous créez une vision à 360° de votre laboratoire. 

Vos indicateurs répondent-ils à vos objectifs et réalités terrain ?

Ces repères n'ont de valeur que s’ils sont :

• Compris par les équipes, c’est-à-dire formulé dans un langage simple et partagé,
• Faciles à consulter, idéalement extraits automatiquement depuis vos outils (logiciel de laboratoire LIMS, par exemple)
• Liés à un objectif concret : réduire un délai, fiabiliser un processus, détecter une anomalie plus tôt, etc.

Autrement dit, si personne ne sait à quoi il sert, ni comment le faire évoluer, il ne sert à rien. Voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte : 

• La coconstruction avec les équipes : ce sont elles qui connaissent les vraies douleurs du terrain, et ce qui mérite d’être suivi.
• Un choix limité mais stratégique : mieux vaut 5 à 10 KPI suivis avec rigueur que 30 indicateurs consultés une fois par trimestre.
• Un suivi intégré dans les bons outils : tableaux de bord clairs, extraction automatique, visualisation simple. Pas besoin d’un logiciel dernier cri, mais d’un accès fluide et régulier aux données.

➡️ Un bon repère, c’est celui qu’on consulte naturellement, parce qu’il éclaire une décision. 

💡 Pour avoir des exemples concrets pour chaque catégorie, visionnez gratuitement notre webinaire dédié : 

Et si vous posiez enfin les bonnes bases pour suivre performance et qualité ?

Vous souhaitez creuser le sujet, poser un cadre clair à vos suivis, ou simplement de vous inspirer de ce que font d’autres laboratoires ? 

Ce contenu s'adresse : 

• Aux responsables qualité qui veulent fiabiliser leurs livrables et réduire les non-conformités,

• Aux chefs de laboratoire en quête de visibilité sur leur activité,

• Aux référents LIMS, data ou performance, chargés de structurer les suivis dans les outils existants,

• Et plus largement à toute personne impliquée dans la gestion opérationnelle d’un labo.

▶️ En visionnant ce webinaire, vous repartirez avec :

• Une méthodologie simple pour classer, sélectionner et prioriser vos données de suivi,

• Des modèles de tableau de bord applicables à tous les types de laboratoire,

• Des cas concrets issus du terrain, avec des gains mesurables à la clé.

Le LIMS, un outil précieux pour faire parler vos données

Un logiciel de gestion de laboratoire (LIMS) centralise l’essentiel de vos activités — échantillons, délais, validations, résultats —, il est un point d’accès central pour suivre ce qui se passe dans le labo, au jour le jour comme à plus long terme.

Beaucoup de laboratoires s’en servent avant tout pour gérer les flux. Ce type d'outil vous aide également à :

• Visualiser la charge par secteur ou par client,
• Suivre les délais de traitement sans avoir à croiser plusieurs fichiers,
• Repérer les retards récurrents ou les reprises d’analyse,
• Extraire automatiquement les données utiles à vos tableaux de bord,
• Envoyer des rapports automatique à vos clients ou vos équipes,
• Etc.

Dans notre webinaire, on montre comment certains laboratoires s’appuient sur leur LIMS pour piloter plus facilement la performance et la qualité, sans alourdir leurs process. 

Conclusion 

On passe beaucoup de temps à produire des données en laboratoire, mais pas toujours à les utiliser correctement. L’idée n’est pas de tout suivre, juste de choisir quelques repères utiles, qui aident vraiment à comprendre ce qui se passe, à décider, à améliorer.

Si vous arrivez à classer vos suivis en trois grands axes — charge, fonctionnement, qualité des résultats — vous avez déjà une base solide. Et si vous utilisez un logiciel de gestion de laboratoire LIMS, il y a de grandes chances que vous ayez tout sous la main pour le faire simplement.