Comment éviter les erreurs d'identification d'échantillon en labo ?

En laboratoire, les résultats d'analyse ne sont fiables que si les échantillons le sont. Que vous exerciez dans un laboratoire de contrôle qualité, prestataire, de recherche ou industriel, la manipulation des échantillons, de leur prélèvement à leur élimination, peut avoir un impact considérable sur la précision des résultats.

La bonne nouvelle, c'est que la quasi-totalité de ces erreurs est évitable. Elles relèvent principalement de défauts d'organisation, de procédures lacunaires ou de moments d'inattention que des barrières bien conçues permettent d'intercepter.

Cet article fait le tour des sources d'erreur les plus courantes et propose des mesures concrètes pour sécuriser l'identification, de la réception de l'échantillon jusqu'au rendu du résultat.

Réduire les erreurs d'identification avec un logiciel LIMS

Face aux erreurs d'étiquetage, de saisie ou de traçabilité décrites plus haut, un système informatisé de gestion de laboratoire (LIMS) constitue la réponse la plus efficace pour préserver l'identification des échantillons. En remplaçant les opérations manuelles par des étapes et des contrôles automatisés, il supprime les gestes à risque à la source plutôt que de corriger les erreurs après coup.

Les fonctions suivantes détaillent, étape par étape, comment le LIMS sécurise ce parcours.

Automatisation de l'identification des échantillons

Le code-barres ou le QR code généré par la solution logicielle supprime la lecture et la recopie manuelles, à l'origine de la plupart des confusions.

Dès l'enregistrement d'un échantillon, le LIMS génère automatiquement :

• un numéro unique ;
• un code-barres ou QR code ;
• les informations de rattachement (client, lot, projet, prélèvement, etc.).

A lire : Numéro de lot : un enjeu de traçabilité en laboratoire

Impression automatique des étiquettes

La génération automatique des étiquettes réduit considérablement les risques liés aux retranscriptions manuelles. Dès l'enregistrement de l'échantillon, le LIMS peut éditer les étiquettes, codes-barres et documents associés avec les bonnes informations. Le laboratoire gagne en rapidité tout en limitant les erreurs de copie.

Contrôle des mouvements d'échantillons

Entre leur réception et leur destruction, les échantillons passent souvent par plusieurs zones de stockage et de traitement. En enregistrant automatiquement chaque déplacement (traçabilité fine), le LIMS permet de suivre leur parcours en temps réel. Le laboratoire sait à tout moment où se trouve chaque échantillon et qui l'a manipulé.

Alertes sur les délais de conservation

Le respect des délais de conservation est essentiel pour garantir la validité des analyses. Le LIMS peut générer automatiquement des alertes lorsqu'un échantillon approche de sa date limite d'analyse, doit être archivé ou arrive en fin de période de conservation. Les équipes sont ainsi averties avant qu'un écart ne se produise.

Affectation automatique des analyses

Selon le produit, le type d'échantillon, le plan de contrôle ou les exigences du client, vous avez la possibilité d'associer automatiquement les essais à réaliser grâce aux plannings des essais, du personnel et des équipements. Cette automatisation réduit les risques d'oubli et garantit une application homogène des procédures définies par le laboratoire.

Intégration directe avec les instruments

En connectant directement les équipements de laboratoire au LIMS via une interface API, les données peuvent être transférées et synchronisées automatiquement sans source d'erreur.  

Gestion des accès et des habilitations

Toutes les opérations ne doivent pas être accessibles à l'ensemble des utilisateurs. Le LIMS peut limiter certaines actions, comme la validation d'une analyse ou la modification d'un résultat, aux personnes disposant des droits et habilitations nécessaires. Cette approche réduit les manipulations non autorisées et sécurise davantage les données.

AQ Manager LIMS vous aide à sécuriser l'identification de vos échantillons 

Les fonctions décrites dans cet article ne valent que par la cohérence de l'outil qui les met en œuvre. AQ Manager LIMS regroupe l'ensemble de ces mécanismes au sein d'une solution unique, éditée par une société qui développe des logiciels de gestion de laboratoire depuis plus de trente ans.

Une identité unique dès l'enregistrement

Le logiciel attribue à chaque échantillon une identité unique dès son enregistrement, génère codes-barres et QR codes, et permet d'en suivre le parcours en temps réel — de la création de la demande d'essai jusqu'à l'émission du bulletin d'analyse ou du certificat de conformité.

La saisie directement sur le terrain

Son application mobile intègre un scan d'étiquettes code-barres et QR code, ce qui permet de saisir et de tracer les données directement au laboratoire ou sur le terrain, au moment du prélèvement.

Traçabilité et intégration native

La traçabilité, l'audit trail et la conformité aux normes sont nativement intégrés. Le logiciel dialogue avec les appareils de laboratoire et les applications déjà en place (ERP, comptabilité, etc.) pour limiter les ressaisies manuelles, principale source d'erreurs de transcription.

Une solution adaptée à chaque laboratoire

Disponible en version 100 % web et déclinée par secteur (chimie, agroalimentaire, pharmaceutique, cosmétique, environnement, industrie), la solution s'adapte aux contraintes propres à chaque type de laboratoire plutôt que d'imposer un cadre unique.