Comment implémenter un Lims dans votre laboratoire en 12 étapes ?

    L’acquisition d’un logiciel LIMS est un enjeu important pour tout responsable de laboratoire. Qu’il s’agisse d’une migration depuis un logiciel obsolète ou inadéquat, ou que l’on parte d’une feuille blanche, il est nécessaire d’adopter une véritable démarche projet. Celle-ci permet de structurer les différentes phases du projet, d’optimiser l’organisation à mettre en place, de rassurer toutes les parties prenantes, en somme de fixer un cadre garantissant le succès de l’entreprise. Voyons ensemble quelles sont les étapes à franchir pour réaliser une transition/installation sans anicroches.

    1) Une analyse préalable sur site

    Cette étape est facultative. Elle peut cependant être réalisée sur site par AQ Manager si l’analyse n’a pas été préalablement réalisée en interne ni par un cabinet extérieur. Il s’agit ici de faire un état des lieux et de rédiger un cahier des charges précis des besoins fonctionnels du laboratoire.

     

    2) La réalisation d’un prototype afin de se projeter

    Toujours en amont de l’acquisition du logiciel LIMS, AQ Manager réalise un prototype permettant au laboratoire de :

    • véritablement se projeter dans la solution logicielle et ses fonctionnalités,
    • pouvoir tester l’outil avec un jeu d’essai correspondant à ses données propres,
    • permettre aux équipes d'AQ Manager de s’assurer de la parfaite adéquation entre le LIMS et les besoins du laboratoire.

     

    3) La réunion de lancement

    Après l’acquisition du logiciel LIMS, une réunion de lancement est organisée. L'équipe d'AQ Manager, constituée d’un chef de projet et d’un consultant/formateur, se déplace sur site. Cette réunion de lancement a pour objectifs de :

    • planifier les différentes phases du projet,
    • définir quelles seront les étapes de décision nécessaires,
    • définir les personnes impliquées à chaque étape et les rôles de chaque intervenant.

     

    4) L’installation des environnements

    L’étape suivante concerne :

    • l’installation des environnements de test et des environnements de production
    • le développement éventuel d’interfaces ou de passerelles entre le logiciel LIMS et des équipements du laboratoire ainsi qu’avec d’autres applications.

     

    5) Une formation générale sur le LIMS

    AQ Manager dispense ensuite une formation générale aux différents acteurs du projet. Celle-ci porte sur les modules intégrés à l’application. Elle permet à chacun d’avoir une vision plus précise des différentes possibilités qu’offre notre logiciel LIMS. Ainsi, ils ont suffisamment de cartes en main pour opérer les choix adéquats de paramétrage des modules qui suivront.

     

    6) Les prototypages fonctionnels

    L’étape suivante consiste à réaliser différents prototypes fonctionnels, avec les équipes de projet d'AQ Manager et du laboratoire, afin de :

    • paramétrer les différents modules dans une base de données de test,
    • valider les paramétrages réalisés,
    • les transposer étape par étape dans la base de données de production.

     

    7) La revue de projet

    La revue de projet est une étape à ne pas négliger car il s’agit de monter des réunions ponctuelles de validation et de prise de décision sur les paramétrages stratégiques à réaliser pour chacun des modules du LIMS.

     

    8) La rédaction des procédures de paramétrage

    Les équipes d'AQ Manager rédigent les procédures de paramétrage. Celles-ci documentent le paramétrage réalisé pour chacun des modules lors des phases de prototypage. Ces manuels personnalisés vous garantissent la pérennité du savoir.

     

    9) Une formation des utilisateurs finaux

    Cette étape a pour objectif de former l’ensemble des collaborateurs du laboratoire qui seront amenés à utiliser le LIMS. La formation a lieu avant le basculement en production vers le logiciel et porte sur les fonctionnalités et processus mis en place dans celui-ci durant les phases précédentes.

     

    10) La rédaction de procédures d’utilisation

    Il s’agit ici de rédiger les procédures d’utilisation du logiciel LIMS d’AQ Manager. Ces procédures sont bien entendu adaptées au projet et aux utilisateurs finaux formés précédemment.

     

    11) L'accompagnement au démarrage

    Cette étape consiste à vous accompagner lors du démarrage du projet et à fournir toute l’assistance nécessaire. Des équipes de consultants d'AQ Manager sont ainsi présentes sur site les premiers jours de mise en production et de démarrage du projet. Cet accompagnement permet :

    • d’affiner certains paramétrages,
    • d’être en support des utilisateurs finaux dans cette phase décisive.

     

    12) Votre accompagnement personnalisé en production

    Un contrat d’accompagnement peut être souscrit après la mise en production du logiciel LIMS. S’étalant sur plusieurs mois, ce contrat vous assure de bénéficier de l’assistance de nos équipes de formateurs/consultants. Ceux-ci peuvent par exemple réaliser des missions de paramétrage spécifique, de formations ciblées, répondre à des questions d’utilisation ou à d’autres besoins.

     

    De l'analyse préalable sur site à l’accompagnement en production, vous voici donc en possession d'un scenario de 12 étapes à suivre pour parvenir sans encombres à déployer un LIMS dans votre laboratoire. Si toutes ces phases ne sont pas des passages obligés, identifier les besoins, prototyper, former les acteurs et documenter sont des phases garantes du bon déroulement et du succès du projet.

    Nouveau call-to-action

    Catégories

      Vous souhaitez en savoir plus sur notre LIMS ?