Vos calendriers de maintenance dans Excel : une erreur coûteuse ?
Parmi les défis permanents des dirigeants de PME et de sociétés internationales, la gestion des stocks représente un enjeu majeur, tout au long de l'année.
Une bonne gestion des stocks assure une croissance positive à votre entreprise. En menant une politique de gestion structurée et cadrée, vous évitez ainsi d'arriver aux deux situations suivantes :
- le sur stockage, qui génère des coûts considérables en immobilisant vos capitaux,
- la rupture de stock, qui pourrait à terme conduire vos clients à se tourner vers la concurrence.
Voici quelques conseils pour mener à bien votre gestion des stocks.
Se doter d'outils organisationnels
Un des éléments clés de la bonne gestion de vos stocks réside dans la compréhension des flux de vos articles.
Grâce à des logiciels et des tableaux de suivi, il est possible de suivre les schémas d'évolution des stocks en temps réel.
Au fil de l'année, des habitudes des consommateurs et des objectifs de la direction, vous pourrez mieux gérer les flux, anticiper les nécessités de réapprovisionnement et estimer les différents coûts inhérents au stock :
- Les coûts de stockage,
- Les coûts d'acquisition,
- Les coûts de dévalorisation,
- La marge de sécurité.
L'utilisation d'un logiciel de GMAO contribue également à définir et anticiper le moment où vous atteignez le stock de sécurité, et vous permet de savoir à quel moment précis il est opportun de lancer une commande, tout en tenant compte des délais entre la passation de la commande et la livraison de la marchandise en entreprise.
Adopter une stratégie de gestion des stocks
Choisir un business model en entreprise vous permet d'atteindre vos objectifs selon des critères précis. Pour autant, il est essentiel d'intégrer la gestion des stocks dans tous vos processus de décision.
En dépit des outils technologiques et des logiciels existants, il ne faut pas perdre de vue le fait que le stock est constamment en mouvement. Chaque flux doit donc être analysé, en tenant également compte des autres aspects stratégiques menés en parallèle par la direction de l'entreprise :
- Gestion du personnel,
- Accords avec les fournisseurs partenaires,
- Développement à moyen et à long terme...
Les coûts de stockage dépendent aussi de votre définition de volume minimal et maximal pour les produits stockés. Vos collaborateurs doivent donc disposer de tous les moyens utiles pour vérifier que les articles soient entreposés dans les quantités idéales, en fonction des volumes prévus et calculés en amont correspondant aux besoins de la maintenance.
Grâce à la mise en place d'un logiciel ou d'un projet GMAO spécifique, chaque personne autorisée est ainsi en mesure de contrôler les stocks de façon très précise.
Organiser vos magasins et espaces de stockage
C'est l'un des enjeux majeurs de votre gestion des stocks : garantir un conditionnement optimal et une gestion irréprochable des espaces de stockage.
Pour cela, il est important de penser à une organisation qui coïncide avec le fonctionnement général de votre service maintenance.
- Quels doivent être les articles les plus accessibles ?
- Est-ce que la mise en place des articles est cohérente avec les besoins du service ?
Outre la formation du personnel, c'est bien évidemment aussi l'étiquetage des articles qui doit faire l'objet d'une attention soutenue. Gagner du temps est une priorité majeure, raison pour laquelle il est essentiel d'affecter les informations correctes au moment le plus opportun, pour que chacun puisse gagner du temps au quotidien.
La capacité d'une entreprise à générer des profits et à maîtriser ses coûts vient pour une grande partie de ses compétences en gestion des stocks.
Ce travail peut être facilité grâce au déploiement d'un projet de gestion de vos stocks et par l'installation d'un logiciel de gestion de maintenance adapté à vos besoins . Mais la clé de la véritable réussite de ce projet réside dans la capacité à communiquer en interne, à définir des valeurs et des objectifs, et à anticiper le plus possible les aléas opérationnels.
Une bonne stratégie de gestion de stocks doit aussi être accompagnée d'une formation suffisante de vos collaborateurs; il est crucial de définir au plus vite l'équipe en charge du projet d'optimisation de la gestion des stocks, de la rotation et des remplacements en cas d'absences.
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