Fiche de maintenance préventive : modèle, contenu et bonnes pratiques

Vous cherchez des solutions pour assurer le bon fonctionnement de vos équipements et installations ? Mettre en place une maintenance préventive efficace suppose un processus clair, une organisation capable de tenir dans le temps et une vision précise de ce qui est fait sur le terrain.

La fiche de maintenance est souvent le point de départ. Indispensable, mais rapidement insuffisante lorsqu’elle reste isolée, difficile à exploiter ou impossible à consolider.

Cet article vous explique comment structurer ce support, en faire une véritable solution opérationnelle, et comprendre en quoi une GMAO permet de fiabiliser et de piloter durablement votre maintenance préventive.

A la clé, un modèle pour vous inspirer !

Qu’est-ce qu’une fiche de maintenance préventive ?

Ce qu’on appelle réellement une fiche de maintenance

Une fiche de maintenance préventive est un document opérationnel qui décrit à l’avance les actions de maintenance à réaliser sur un équipement, à une fréquence définie. Elle précise les tâches à effectuer pour permettre au technicien de réaliser l’intervention et de clôturer un ordre de travail de maintenance préventive.

Elle sert à structurer les interventions et à assurer que les opérations prévues sont réalisées avant l’apparition d’un dysfonctionnement.

Elle peut être sous forme de :

• Papier
• Excel / Word
• Intégrée à un outil de gestion (GMAO)

Il est important de ne pas confondre les notions suivantes :

• Le plan de maintenance correspond à la vision globale des actions à mener
• La gamme de maintenance décrit la méthode et le déroulé des opérations
• La fiche de maintenance concerne l’exécution des tâches sur le terrain
  
  

Pourquoi ce document change la manière dont le préventif est réalisé ?

Elle sert d’abord à structurer les interventions et pose un cadre clair : ce qui doit être fait, sur quel équipement, dans quel ordre de tâche et avec quel niveau d’exigence.

Elle permet ensuite de standardiser les contrôles. Deux techniciens différents, à deux moments différents, doivent pouvoir vérifier la même chose de la même manière. La fiche est là pour éviter que la maintenance dépende uniquement de l’expérience individuelle.

Elle joue aussi un rôle clé dans la transmission du savoir-faire. Quand une personne quitte l’équipe ou change de périmètre, la fiche conserve la mémoire des gestes essentiels, des points sensibles, des contrôles à ne pas négliger.

Enfin, elle crée une trace exploitable. Pas une simple signature, mais un historique qui permet de comprendre ce qui a été fait, d’identifier des dérives, et d’expliquer une panne survenue plus tard.

Modèle de fiche de maintenance : une base claire pour ne rien laisser au hasard

Un modèle simple, pensé pour une utilisation terrain

Nous avons préparé pour vous un exemple de fiche de maintenance préventive, que vous pouvez utiliser comme modèle ou source d’inspiration 

Comprendre chaque champ pour l’utiliser correctement

Une fiche efficace ne se juge pas à sa longueur, mais à la pertinence de ses informations. Chaque champ a une raison d’exister.

• Équipement machine :
  Indiquez le nom ou la référence de la machine concernée par la maintenance (ex. : "Presse hydraulique P-123").
• Atelier :
  Précisez l’atelier ou le secteur où se trouve l’équipement (ex. : "Atelier mécanique", "Ligne d’assemblage 2").
• Demandeur NOM :
  Nom de la personne ou du service ayant demandé la maintenance (ex. : "Dupont").
• Date (demande) :
  Date à laquelle la demande de maintenance a été formulée.
• Exécutant NOM et Prénom :
  Nom et prénom de la personne qui réalise l’intervention.
• Classe et Habilitation :
  Niveau de qualification ou habilitation de l’exécutant (ex. : "Électricien certifié", "Niveau 2").
• Début d’intervention - Date / Heure :
  Date et heure de début des travaux.
• Fin d’intervention - Date / Heure :
  Date et heure de fin des travaux.
• Temps passé - Date / Heure :
  Temps total consacré à l’intervention (on peut indiquer le nombre d’heures ou minutes, ou faire la soustraction entre fin et début).
• Opération à effectuer :
  Liste claire et détaillée des tâches prévues durant la maintenance (ex. :
  • Vérification des niveaux d’huile
  • Remplacement des filtres
  • Graissage des roulements
  • Contrôle des courroies
  • Nettoyage des capteurs).
• Outillages, précautions, documentations :
  Liste des outils nécessaires, consignes de sécurité à respecter et documents de référence (ex. :
  • Clé dynamométrique
  • Gants isolants
  • Mode opératoire maintenance n°45
  • Port de casque obligatoire).
• Anomalies constatées et réparées :
  Description précise des problèmes identifiés pendant l’intervention et des réparations effectuées (ex. : "Fuite d’huile détectée sur joint, remplacé", "Capteur de température recalibré").
• Travaux à effectuer :
  Liste des interventions complémentaires à planifier si des problèmes non résolus ou des améliorations sont détectées (ex. : "Remplacement du moteur prévu pour le mois prochain").
• Urgence (Faible / Moyenne / Élevée) :
  Indiquez le degré d’urgence pour la suite des travaux.
•  Matériel, pièces utilisées :
  Indiquez ici tous les composants, consommables ou pièces détachées utilisées pendant l’intervention (ex. : "Joint torique x2", "Huile hydraulique 5L", "Filtre à air modèle XYZ"). 

Les erreurs fréquentes avec les fiches de maintenance préventive

Certaines fiches existent depuis des années sans réellement produire de valeur. Dans la majorité des cas, ce n’est pas la fiche en elle-même qui pose problème, mais la manière dont elle est conçue ou utilisée.

Les erreurs les plus courantes sont :

• Des fiches trop génériques, applicables à trop d’équipements différents ;
• Des tâches formulées de manière floue ou trop théorique ;
• Des fiches remplies après l’intervention, de mémoire ;
• L'absence de contrôle ou de relecture des fiches complétées ;
• Aucune exploitation des informations collectées.

Dans ces conditions, la fiche devient un simple support administratif, déconnecté de la réalité du terrain.

Du support papier à un logiciel de gestion de maintenance (GMAO)

Pourquoi passer d’un support de suivi à un outil de pilotage

Le logiciel de gestion de maintenance (GMAO) est un logiciel capable de centraliser toutes les informations de maintenance :

de la base de données techniques aux fiches d’équipement, en passant par les plans de maintenance, les demandes d’intervention et les ordres de travail. Il permet également de gérer toute la documentation, l’historique des interventions et les rapports de travail, les pièces détachées en stock, ainsi que les techniciens et les fournisseurs.

Grâce à toutes ces informations, il est possible non seulement d'optimiser les processus de maintenance, mais aussi de fournir toutes les données nécessaires à une analyse détaillée de ces derniers, en surveillant les temps, les coûts et les performances grâce à des systèmes de veille stratégique qui analysent les données pour vous, créant ainsi des rapports personnalisés et incroyablement détaillés.

Dans le cadre de la fiche et des équipements, le passage du papier à la GMAO consiste donc à faire évoluer chaque information vers une donnée intégrée dans un système cohérent.

Comment chaque élément de la fiche de maintenance s’intègre-t-il dans la GMAO ?

Ce tableau ci-dessous vous montre clairement comment chaque donnée saisie dans la fiche alimente des modules clés de la GMAO pour garantir une maintenance optimisée, traçable et efficace. 

➡️ Retrouvez toutes les fonctionnalités de notre logiciel de maintenance ici.

La fiche décrit une intervention, mais elle ne gère ni le calendrier global, ni la priorisation des équipements, ni la répartition de la charge entre les équipes. Elle ne permet pas non plus de visualiser les interventions à venir, de croiser les données entre plusieurs équipements, ni d’anticiper les impacts sur la production.

C’est précisément sur ces points que la GMAO apporte une valeur supplémentaire : en reliant chaque fiche à un planning, à un historique et à une logique d’ensemble, elle transforme une succession d’actions isolées en un préventif réellement piloté.