Évaluer un prestataire LIMS est une procédure nécessaire pour tout laboratoire souhaitant mettre en place un tel logiciel. Cette évaluation permet de comparer, avant achat ou location, le fournisseur et les attentes du laboratoire en termes de qualité. Alors, comment évaluer un prestataire LIMS ? Examinons les facteurs à prendre en compte lors de la recherche et sélection des fournisseurs de LIMS.
Évaluation des différents prestataires : une obligation
Quels sont les domaines à prendre en considération pour l’évaluation ?
Un système LIMS fournit des fonctionnalités critiques ayant un impact important sur les opérations d'un laboratoire. Les services inclus pouvant varier d’un fournisseur à l’autre, il est judicieux d’échelonner le niveau d’évaluation en tenant compte des domaines suivants :
- criticité du LIMS (actions en cas de perte d'accès ou de données),
- risque pour l'intégrité des données,
- complexités du LIMS (interconnexion à des logiciels tiers) et des processus du laboratoire,
- maturité du logiciel,
- utilisation du LIMS dans un secteur réglementé,
- connaissance coté fournisseur des exigences BPF et maîtrise de la compétence technique,
Quelles sont les bonnes pratiques du fournisseur ?
Lorsque vous souhaitez évaluer un prestataire LIMS, il est important de pouvoir vérifier un certain nombre de bonnes pratiques garantissant le maintien de la qualité des produits et des services :
- existence d’un système de gestion de la qualité et de sa planification,
- établissement des exigences clients et réglementaires,
- évaluation des sous-traitants (hébergement cloud, entre autres),
- spécifications des produits,
- examen de la conception par rapport aux exigences et risques,
- production conforme aux normes de programmation,
- configuration et documentation de logiciels suivant des règles prédéfinies,
- dossier de spécifications des tests et preuve de leur exécution,
- version commerciale du système,
- documentation utilisateur et formation,
- support, maintenance, remplacement et mise hors service du système.
Les 5 facteurs principaux à prendre en compte
Lorsqu’il est question d’évaluer un prestataire LIMS, de multiples facteurs entrent en ligne de compte. Voici les 5 principaux :
- le coût d’acquisition de la licence du logiciel, que ce soit en achat ou en location,
- le budget de fonctionnement (mise en œuvre, maintenance, support, formation…),
- les exigences clés de l’équipe opérationnelle du laboratoire définissant les fonctionnalités obligatoires ou optionnelles du logiciel LIMS (par exemple gestion des échantillons, gestion de la stabilité ou manipulation de substances contrôlées),
- la création d’une demande d’information claire et détaillée sur le fournisseur LIMS permet de vérifier les bonnes pratiques citées précédemment,
- la pérennité du système : la société idéale fournissant le LIMS doit être capable de suivre l’évolution des technologies et des réglementations tout en proposant de nouvelles fonctionnalités qui contribueront à la conformité. N'oubliez pas qu'il doit s'agir d'une relation continue et non d’un processus ponctuel.
Évaluer un prestataire LIMS exige ainsi d'adopter une démarche d'étude du logiciel et du fournisseur lui-même, mais aussi de bénéficier de démonstrations de technologie. Le logiciel AQ Manager LIMS, disponible en version full web, est performant et évolutif. Pour la réussite de son implantation en clientèle, AQ Manager adopte une démarche projet qualitative, via laquelle consultants et formateurs vous apportent les meilleurs conseils lors des phases d’étude et d’analyse de vos besoins, de développements spécifiques, d’assistance au paramétrage et de formation de votre équipe opérationnelle.