Ces erreurs sont plutôt courantes. Elles se glissent discrètement dans la saisie manuelle, prospèrent sur des feuilles Excel sans contrôle, et résistent aux validations tardives. Pourquoi ? Parce que dans de nombreux laboratoires, la saisie des données repose encore sur des processus fragiles, hérités d’une époque où l’automatisation n’était pas une nécessité vitale.
Alors, comment sécuriser vos données et éviter ces pièges sous-estimés et coûteux ? Voyons ensemble les fautes les plus fréquentes, leurs conséquences parfois dramatiques, et surtout, les solutions concrètes pour y mettre un terme.
70% des erreurs en laboratoire seraient d’origine humaine ou organisationnelle, résultant de méthodes de travail perfectibles et d’un manque d’automatisation. Et parmi ces 70%, les erreurs de saisie sont omniprésentes.
Plus une tâche est répétitive, plus le risque d'inattention grandit au fil du temps.
Une simple faute de frappe altère des résultats critiques. Lorsqu’un technicien entre à la main les résultats d’un dosage enzymatique, une simple inversion de chiffres – 3,2 au lieu de 2,3 – peut fausser un diagnostic.
Une vérification supplémentaire est nécessaire pour garantir une saisie correcte, mais elle prend du temps, ralentissant l’ensemble du processus.
❌ Les formulaires papier et fichiers Excel
L’utilisation de supports non automatisés limite les contrôles et augmente le risque d’erreurs. Une feuille de résultats mal rangée ou un fichier Excel écrasé par inadvertance peut entraîner la perte d'informations critiques.
Il est important de structurer les informations pour éviter ces incidents, mais sans outil adapté, cela devient une tâche chronophage et source de stress.
Une erreur non détectée devient un problème exponentiel en aval. Si un responsable qualité valide des résultats sans relecture et qu’une incohérence est détectée après la transmission au client ou au service qualité, il est déjà trop tard.
L’étiquetage manuel favorise la confusion entre les échantillons, compromettant la traçabilité et vous obligeant à refaire les analyses.
Ces défaillances se répercutent sur l’ensemble du processus analytique. Une donnée erronée peut fausser un résultat, induire des décisions incorrectes et compromettre la conformité aux normes ISO et autres.
De plus, leur détection dépend des procédures de contrôle mis en place dans le laboratoire. Certaines d'entre elles peuvent être rapidement identifiées et corrigées, tandis que d'autres peuvent facilement passer inaperçues, ou découvertes beaucoup trop tard.
Une erreur de saisie, c’est une donnée fausse qui se propage et des recherches tronquées. Et une fois insérée, elle contamine tout le processus.
Lorsqu’une valeur erronée est enregistrée, elle contamine toute une analyse, introduit un biais qui peut passer inaperçu et, dans certains cas, déclencher des décisions aux conséquences lourdes.
Prenons un exemple concret : dans un laboratoire de contrôle qualité dans le secteur pharmaceutique, une concentration mal saisie dans un protocole peut mener à la libération d’un lot non conforme.
Ce n’est que bien plus tard, lorsqu’un écart est détecté en production ou lors d’un audit réglementaire, que l’erreur refait surface – avec, à la clé, un rappel de produit coûteux et un risque pour la sécurité de la population.
ISO, FDA, BPF, etc. sont autant de termes familiers, et pout cause : chaque réglementation exige une traçabilité de pointe et une fiabilité absolue. Un rapport incomplet, un fichier modifié par erreur, et c’est la conformité du laboratoire qui vacille. Lors d’un audit, une seule donnée incohérente peut suffire à remettre en cause une accréditation.
Un mauvais étiquetage, une donnée mal reportée, une mauvaise manipulation et les résultats ou d’un lot de production deviennent inutilisables. Une erreur qui, dans certains cas, peut fausser des conclusions scientifiques.
Un laboratoire qui accumule les anomalies perd la confiance de ses clients et partenaires. Et dans un secteur où la précision est non négociable, une réputation écornée se traduit vite en pertes financières.
Contrairement aux fichiers Excel et Word hasardeux, une solution LIMS (Laboratory Information Management System) structure, standardise et sécurise les données dès leur enregistrement. Il bloque les anomalies avant qu’elles ne se propagent et assure une traçabilité et un historique parfait en cas d’audit.
Voyons comment il élimine les sources d’erreur et transforme la gestion des données en un processus fiable et infaillible.
🗒️ Consultez notre article sur le sujet : La gestion des équipements de laboratoire selon ISO 17025
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Si la mise en place d’un logiciel de gestion de laboratoire LIMS représente un investissement initial, les bénéfices en termes d'efficacité, de qualité, de productivité et de conformité en font une décision stratégique incontournable.
Les erreurs de saisie en laboratoire sont souvent perçues comme inévitables, mais elles peuvent être significativement réduites en combinant organisation rigoureuse, sensibilisation des équipes et outils adaptés. Une meilleure structuration des processus et des ressources, l’instauration d’une culture de la donnée et des contrôles renforcés permettent déjà d’en limiter l’impact.
Toutefois, à mesure que les exigences réglementaires se renforcent et que la quantité de données à traiter augmente, la digitalisation devient un levier incontournable pour fiabiliser la saisie des informations. Un LIMS ne remplace pas l’expertise ou les ressources humaines, mais il apporte un cadre structurant qui réduit les risques d’erreur en standardisant les formats, en automatisant certaines tâches et en garantissant une meilleure traçabilité.