Cahier numérique de laboratoire : comment l'intégrer à votre flux de travail ?

La recherche scientifique évolue à une vitesse fulgurante et il est crucial de s'adapter aux nouvelles méthodes de recherche, de documentation et de collaboration.

Dans ce contexte, le cahier numérique de laboratoire s'impose comme un outil essentiel.

Avec ses multiples avantages par rapport aux méthodes traditionnelles, il révolutionne la manière dont nous menons nos activités et expériences de laboratoire.

Dans cet article, nous vous proposons d'explorer comment intégrer efficacement un cahier numérique (ELN ou CEL) à votre flux de travail de recherche existant.

Les flux de travail en laboratoire : un processus complexe et quotidien

Les flux de travail dans vos activités de laboratoire et de recherche et développement (R&D) peuvent représenter un véritable challenge à relever. De la collecte de données à l'analyse des résultats, chaque étape compte et peut influencer la réussite de vos expériences, et de vos résultats d’analyses et essais.

Il s’agit d’un processus complexe et itératif qui comprend plusieurs étapes clés nécessaires à la réalisation de vos études et recherches scientifiques. Il débute généralement par la planification de la recherche, puis se poursuit par la collecte de données, l'analyse, la documentation des résultats et la communication des découvertes.

Cependant, ce processus peut présenter certains défis auxquels les chercheurs sont confrontés quotidiennement.

Surmontez les défis de la documentation et de l'organisation des données

Dans le monde des laboratoires, la documentation et l'organisation des données peuvent être un véritable casse-tête. Imaginez avoir à consigner méticuleusement chaque détail, du protocole expérimental aux résultats et aux analyses, à travers des cahiers papier, des fichiers dispersés ou des notes manuscrites. C'est un travail fastidieux et chronophage qui peut entraîner des problèmes de récupération des données, de partage d'informations et de préservation de leur intégrité à long terme.

Prenons un exemple concret : vous réalisez une expérience et vous notez vos observations dans un cahier papier. Que se passe-t-il lorsque vous souhaitez retrouver une observation précise ou partager vos résultats avec un collègue qui travaille sur un autre volet du projet ? La fragmentation des informations devient un véritable obstacle.

La collaboration au sein de votre équipe est un autre défi majeur. Lorsque plusieurs membres travaillent simultanément sur différentes tâches ou expériences, il est crucial de coordonner et de communiquer efficacement pour éviter les erreurs et assurer la cohésion des efforts. Mais comment partager facilement les informations de manière transparente et suivre les contributions individuelles sans un système adéquat ?

Qu’il s’agisse de stocker les données de manière sécurisée et accessible, respecter l’intégrité, la traçabilité, pallier le manque de rapidité et d’efficacité, etc. Toutes ces problématiques peuvent entraîner des retards, des erreurs et une inefficacité générale dans vos processus internes.

Les avantages du cahier numérique de laboratoire

C'est là que le cahier numérique de laboratoire (ou cahier électronique de laboratoire) entre en jeu. Il offre une solution informatisée pour gérer et optimiser les différentes étapes de vos activités. Grâce à ses fonctionnalités avancées, il permet de centraliser, d’organiser et d’analyser les données, de faciliter la collaboration et de rationaliser la documentation, améliorant ainsi la productivité de l’ensemble de vos opérations.

Il s’impose également comme un « document » électronique légal, un enregistrement complet des procédures, expériences, protocoles, opérations et réactifs que vous utilisez, et des observations que vous faites.

L’ELN offre des fonctionnalités avancées pour améliorer l'efficacité et la précision de la gestion des données :

• La création d'entrées structurées pour consigner les expériences, les protocoles, les observations et les résultats. Il offre la possibilité d’utiliser des modèles prédéfinis et de les personnaliser pour garantir une documentation cohérente.
  
  
• L’intégration de données multimédias, telles que des images, des vidéos ou des fichiers audio, pour accompagner les entrées.
  
  
• La recherche et le filtrage, en utilisant des mots-clés, des tags ou d'autres critères de filtrage.
  
  
• L’annotation et la mise en évidence, pour les informations importantes, avec la faculté de souligner les points clés et d'ajouter des commentaires.
  
  
• La sécurité et le contrôle d'accès, en définissant des autorisations spécifiques pour chaque membre de l'équipe.
  
  
• L’exportation sous différents formats, tels que PDF ou CSV.
  
  
• Etc. 

Le cahier électronique de laboratoire pour des expériences collaboratives

L’implémentation de l’ELN dans vos activités de laboratoire

Choisir de mettre en œuvre une solution d'automatisation dans votre laboratoire offre de nombreux avantages. De manière générale, les logiciels actuels sont transparents, productifs et conçus pour une mise en œuvre rapide.

Si vous êtes prêt à démarrer votre parcours avec le cahier électronique, voici quelques bonnes pratiques à suivre.

1. Identifiez la finalité de l’adoption du cahier numérique

Ce type de logiciel a de multiples utilités. Si vous êtes chercheur.euse , il sert de véritable registre pour vos expérimentations et travaux. Il permet de décrire les méthodes utilisées, d'enregistrer les données originales et de fournir les métadonnées nécessaires pour les contextualiser. Mais il va bien au-delà : il recueille également les observations en temps réel et l’annotation qui facilitent l'analyse et l'interprétation des informations. Un cahier de laboratoire consigne ainsi la genèse des idées et le processus de prise de décision.

Ce n'est pas tout ! Il applique également les bonnes pratiques de laboratoire et normalise les flux de travail. Par exemple, dans certains secteurs, il est courant que les institutions et organismes exigent l'intégration de modèles d'évaluation des risques dans les cahiers. Cette exigence vise à encourager les chercheurs à identifier et à atténuer les dangers avant d’entreprendre une intervention.

De même, les procédures de routine qui produisent des résultats bien définis peuvent être enregistrées dans un modèle de cahier standard. Cela permet de simplifier la saisie d'informations et de garantir une tenue irréprochable et conforme des dossiers, ou encore d’enregistrer les procédures de contrôle qualité. Finalement, cette approche favorise le respect des meilleures pratiques de recherche, en veillant notamment à ce que suffisamment de détails soient capturés pour faciliter la reproduction des expériences.

2. Evaluez vos flux de travail de recherche existants

Il est essentiel d'évaluer régulièrement vos flux de travail de recherche existants afin de mieux comprendre les processus en place, d'identifier les inefficacités et les points de friction, et d'apporter des ajustements pour optimiser les différentes étapes du flux de travail.

Cette évaluation vise à repérer les éventuelles lacunes, les goulots d'étranglement et les inefficacités qui peuvent nuire à la progression de vos projets. En examinant régulièrement vos processus, vous pouvez identifier les opportunités d'amélioration et mettre en place des ajustements pour optimiser la façon dont vos équipes et utilisateurs effectuent leurs opérations.

Vous avez la possibilité d'utiliser des méthodes d'analyse telles que des entretiens approfondis avec les membres de votre équipe, des observations directes de leurs activités, des enquêtes sur les pratiques en cours et des analyses des données produites. Ces approches vous permettront de recueillir des informations précieuses sur les forces et les faiblesses de votre flux de travail actuel.

3. Maximisez l'efficacité avec une intégration ciblée de votre outil de laboratoire

Pour une utilisation optimale, il est nécessaire d’identifier les points clés où le progiciel peut être intégré en toute simplicité. Voici quelques domaines clés où l'intégration de ce logiciel peut apporter des avantages significatifs :

• La collecte de données,
• L'enregistrement des protocoles expérimentaux,
• La génération de rapports,
• La gestion des stocks et réactifs,
• La sécurité et la conformité,
• Le suivi des tâches et des délais,
• La collaboration.

4. Configurez et développez des modèles de pages et de bonnes pratiques

Il est important de développer des modèles préétablis de pages ou d'entrées afin de standardiser la documentation. En créant des modèles prédéfinis, vous pouvez garantir une structure cohérente et une présentation uniforme des informations consignées dans le cahier de laboratoire.

Cela facilite la compréhension et la recherche des données, ainsi que la collaboration entre les membres de l'équipe de recherche. De plus, les modèles permettent d'économiser du temps et de réduire les erreurs, en évitant de devoir recréer à chaque fois le format de la documentation.

Définir des modèles de pages

Identifiez les types d'entrées fréquentes à intégrer dans le logiciel, tels que les protocoles expérimentaux, les résultats, les observations, etc. Créez des modèles de pages pour chaque type d'entrée, avec des sections spécifiques à compléter. Cela garantit une uniformité dans la façon dont les informations sont enregistrées et facilite la recherche ultérieure.

Standardiser les formats

Établissez des formats de données cohérents pour les différents types d'informations consignées, tels que les unités de mesure, les abréviations, les conventions de nommage, etc. Assurez-vous que tous les membres de l'équipe utilisent les mêmes conventions pour une interprétation correcte des données et une recherche efficace.

Développer des directives d'utilisation

Rédigez des directives claires et concises sur la manière d'utiliser le cahier, y compris les procédures de création d'entrées, les règles de confidentialité et de sécurité des données, et les bonnes pratiques pour la collaboration. Partagez ces directives avec les autres membres du laboratoire pour garantir une utilisation cohérente et harmonieuse de l'outil.

N'oubliez pas de faire preuve de flexibilité lorsque vous développez des modèles et des bonnes pratiques, car les besoins et les exigences de votre recherche peuvent évoluer avec le temps. Restez ouvert aux ajustements et aux améliorations.

5. Transférez vos données existantes et intégrez le logiciel avec d’autres outils

Si vous avez déjà des données de recherche stockées dans des formats physiques ou numériques, vous devrez les transférer dans le système. Cela peut nécessiter la numérisation de documents papier, l'importation de fichiers électroniques ou la saisie manuelle des données.

Améliorez l'efficacité de votre travail en intégrant votre cahier électronique avec d'autres outils et logiciels déjà en place (ou pas) au sein de votre laboratoire. Voici quelques possibilités à explorer : logiciels d'analyse, bases de données, outils de visualisation, logiciel de gestion LIMS… les possibilités sont nombreuses !

En l'intégrant à ces outils, les utilisateurs peuvent tirer le meilleur parti de vos données de recherche, optimiser votre flux de travail et obtenir de nouvelles perspectives sur vos résultats.

6. Évaluez continuellement l’efficacité de l’intégration de l’ELN

Une évaluation régulière permet de mesurer l'efficacité de son intégration et de déterminer si les objectifs initiaux sont atteints. Elle permet également de mettre en évidence les aspects du flux de travail qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des ajustements.

Sollicitez régulièrement les membres de votre équipe pour recueillir leurs impressions et leurs suggestions concernant son utilisation. Identifiez les points forts et les points faibles signalés par les utilisateurs afin de comprendre les domaines qui fonctionnent bien et ceux qui nécessitent des améliorations.

Les fonctionnalités de suivi et de statistiques sont également utiles pour analyser l'utilisation et les modèles d'interaction de votre équipe. Cela peut révéler des tendances, des goulots d'étranglement ou des domaines où des améliorations sont nécessaires.

Enfin, il est également important de rester ouvert aux évolutions technologiques et aux nouvelles fonctionnalités offertes par le progiciel. Suivez les mises à jour du logiciel et explorez les nouvelles possibilités d'intégration.

Les différences avec un logiciel de gestion de laboratoire (LIMS)

Bien que l'ELN/CEL et le logiciel de gestion de laboratoire LIMS soient complémentaires, il existe des distinctions essentielles entre eux qui méritent d’être mises en lumière pour leurs utilisateurs.

Le LIMS est un système global de gestion des données de laboratoire, offrant une large gamme de fonctionnalités, allant de la gestion des échantillons et des stocks à la gestion des commandes, des workflows, et à la génération de rapports d'essai. Il est principalement conçu pour superviser l’ensemble des processus au sein d’un laboratoire.

En revanche, l'ELN se concentre davantage sur la documentation électronique des expériences et des résultats. 

La bonne nouvelle : combiner ces deux solutions permet d’optimiser la gestion des données tout en réduisant les risques d’erreurs.

Le cahier électronique de laboratoire est un outil numérique puissant pour la gestion des données de R&D et des activités de laboratoire. Plus pratique et efficace que le système traditionnel en papier, il permet aux scientifiques de saisir, d'organiser, d'analyser et de partager leurs données en toute sécurité.

Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, l'ELN offre une multitude avantages tels que la facilité d'accès et de traçabilité des données, la sécurité des informations, la collaboration et la conformité aux bonnes pratiques et aux réglementations.

Opter pour ce projet pourrait améliorer significativement les activités de recherche scientifique moderne.