5 erreurs en gestion de stocks et comment les éviter (replay)

Entre les pièces introuvables en urgence, les bons de commande en retard et les rayons remplis de matériel jamais utilisé, la gestion de stock fait rarement la une des réunions. Et pourtant, elle peut à elle seule ralentir une intervention, bloquer une ligne de production, ou faire exploser les coûts sans qu’on comprenne pourquoi.

Sur le terrain, on le voit tous les jours : des équipes qui jonglent avec les ruptures, des approvisionnements faits à la dernière minute, des pièces critiques introuvables quand il faut dépanner… et un sentiment général de subir plutôt que de piloter.

Et si le vrai problème venait de quelques erreurs simples, mais profondément ancrées dans les habitudes ?

Récemment, nous avons animé un webinaire sur le sujet, avec un objectif clair : mettre en lumière les 5 erreurs les plus fréquentes en gestion de stock, celles que l’on retrouve partout – et qui coûtent cher. Et surtout : montrer comment les éviter concrètement, sans forcément révolutionner toute l'organisation.

Les enjeux d’une gestion de stock bien organisée

Il est facile de reléguer la gestion de stock au second plan. Après tout, ce n’est “que” des pièces, “juste” des réapprovisionnements. Mais dans les faits, le stock impacte directement la performance globale d’un service de maintenance ou d’une unité de production :

• Coûts d’achat : les commandes en urgence coûtent bien plus cher que les achats planifiés.

• Temps perdu : chaque minute passée à chercher une pièce est une minute d’intervention en moins.

• Fiabilité des interventions : sans les bonnes pièces, même la meilleure équipe est paralysée.

• Budget maintenance : impossible de piloter si les pièces consommées ne sont pas correctement suivies.

• Prévisions : une gestion approximative empêche toute logique préventive ou stratégique.

Bien géré, un stock devient un levier d’optimisation. Mal géré, il devient un puits sans fond.

➡️ Le replay est disponible gratuitement ici : 

Les erreurs fréquentes en gestion de stocks et comment les éviter

Lors de notre webinaire “Les 5 erreurs en gestion de stock – et comment les éviter”, notre objectif était simple : faire le tri entre ce qu’on croit bien faire et ce qui coûte vraiment de l’argent.
Et surtout : montrer que corriger ces erreurs ne demande pas forcément un projet compliqué.

Dans cet article, découvrez les deux premières erreurs abordées par notre expert de la GMAO – les trois autres sont à découvrir dans le replay. 

1. Vouloir tout gérer en stock

C’est une erreur que l'on voit très souvent, surtout au moment de lancer projet de GMAO ou de structurer un stock pour la première fois : vouloir tout intégrer, tout tracer, tout contrôler.

Et sur le papier, ça semble logique. Plus on enregistre, plus on maîtrise.
Mais dans la réalité, c’est un piège.

Pourquoi ?

👉 Parce qu’on alourdit inutilement le système, avec des consommables sans intérêt stratégique.
👉 Parce qu’on décourage les équipes, qui doivent gérer des saisies chronophages sans valeur ajoutée.
👉 Parce qu’on oublie que tout stock n’a pas besoin du même niveau de traçabilité.

Prenons les petits consommables – gants, chiffons, vis, rubans adhésifs… Les intégrer en détail dans un logiciel de gestion de maintenance peut vite devenir contre-productif. On y passe plus de temps qu’on n’en gagne. Et surtout, on surcharge les inventaires, les mouvements, les vérifications.

La bonne approche ?
Commencer par les pièces critiques : celles qui ont un vrai impact sur la disponibilité machine, sur la sécurité, ou sur les délais d’intervention.
Ensuite, on élargit progressivement, en fonction des priorités et des ressources disponibles.

Dans une GMAO, il est même possible de gérer les consommables sans en faire une traçabilité article par article : par famille, ou avec des sorties globales non détaillées.

Et pour aller plus loin, il faut aussi réfléchir à la valorisation du stock : car intégrer un article dans le système, c’est aussi le valoriser comptablement.
La question n’est donc pas seulement “Ai-je cette pièce ?” mais “Quelle valeur est immobilisée ? Est-ce justifié ?”.

2. Ne pas utiliser des unités de consommation adaptées

C’est une erreur qui passe souvent inaperçue... jusqu’au jour où tout le stock est faussé.
Il s'agit plus particulièrement de la cohérence entre ce que vous achetez, ce que vous stockez… et ce que vous consommez réellement.

Exemple classique : vous achetez de l’huile en fûts de 200 litres, mais vous l’utilisez en doses de 2 litres.
Si votre système enregistre uniquement “1 fût”, il devient vite impossible de savoir ce qu’il reste.

Autre exemple : vous entrez 500 vis dans le stock… mais à chaque utilisation, vous devez indiquer manuellement “-1 vis”. Qui le fait ? Qui s’en souvient ? Résultat : le stock affiché n’est plus du tout fiable.

Ce manque de cohérence crée :

• des sorties approximatives,

• des inventaires complexes,

• et une vision erronée du stock réel.

Dès la saisie dans la GMAO ou le logiciel de stock, il est donc essentiel de :

• Choisir les bonnes unités dès l’entrée (litres, mètres, unités),

• Standardiser les formats pour éviter les conversions manuelles,

• Et adapter la granularité à l’usage réel sur le terrain.

Dans certains cas, utiliser plusieurs unités de mesure (stockage vs consommation) est possible et recommandé. Une GMAO bien paramétrée peut gérer cela sans complexité.

Vous souhaitez découvrir les 3 autres erreurs et avoir toutes les clés en main pour optimiser votre stock ? Téléchargez le replay gratuitement !

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