Optimisation des stocks : les bonnes pratiques à adopter

Vous êtes-vous déjà retrouvé face à une pièce détachée manquante alors que vous en aviez besoin ? A un temps de blocage ou d’arrêt de production ? Par ailleurs, saviez-vous que des stocks dormants représenteraient plusieurs centaines de milliers d’euros ?

Une mauvaise gestion de vos stocks peut conduire à des inefficacités mais également à des travailleurs mécontents. Alors qu’une bonne gestion des stocks signifie une réduction de vos coûts, une sécurité et une augmentation de votre chiffre d’affaires.

Alors, qu’attendez-vous pour les optimiser en investissant dans un logiciel de gestion de maintenance efficace ?

Optimisation des stocks : quels sont les avantages ?

L’optimisation des stocks consiste à utiliser ceux-ci de la manière la plus efficace possible et, par conséquent, de minimiser vos dépenses. En parallèle, une bonne optimisation rend votre organisation plus compétitive et engendre moins d’arrêts de production. Il est donc capital pour votre entreprise de mettre en œuvre une stratégie adaptée à vos besoins pour éviter toute complication de stockage et d’approvisionnement.

Mais quels sont les principaux problèmes liés à la gestion des stocks pour votre activité ?

• Le sur-stockage

Le sur-stockage, ou l’excédent de stocks, dans votre entrepôt est une problématique pouvant entrainer des pertes financières conséquentes. En effet, ne pas avoir une vision globale du nombre de pièces de rechange au sein de vos ateliers vous poussera à gaspiller de l’argent sur des commandes inutiles et mobilisera un espace de stockage important. Il découle généralement d’un manque de rotation des stocks, mais surtout d’une mauvaise gestion du réapprovisionnement.

• La rupture de stock

Le sous-stockage, quant à lui, entraine des problèmes sur le court-terme, qu’il est nécessaire de résoudre urgemment. Si l’un de vos différents équipements tombe en panne et qu'une pièce nécessaire à sa réparation ne se trouve pas dans vos stocks, votre production a de grandes chances d’être à l’arrêt pendant plusieurs jours, voire plusieurs semaines, en attendant l'arrivée de la pièce.

En outre, garantir la disponibilité des stocks tout en réduisant les coûts d’inventaire et en minimisant les risques de tomber à court représente tout un art. Dès lors, ce qu’il vous faut, c’est un outil capable d’évaluer les différents mouvements de stocks, les délais de livraison et réévaluer les seuils minimums et maximums sur base d’un historique.

Alors, quels sont les avantages d’investir dans un logiciel de gestion de maintenance pour l’optimisation de vos stocks ?

• Gérer de manière optimale les actifs, pièces détachées et pièces de rechange en magasin ;
• Maintenir le taux élevé d’entrepôts utilisés pour les stocks ;
• Anticiper l’achat des pièces ;
• Maintenir le coût minimum de l'inventaire disponible ;
• Diminuer la fréquence de réapprovisionnement ;
• Optimiser les seuils de réapprovisionnement minimums et maximums ;
• Avoir une compréhension claire de la performance des stocks.

Finalement, un logiciel de GMAO vous apporte un gain de temps considérable grâce à la précision des informations relatives à l’inventaire et aux différents équipements. Qui dit gain de temps, dit aussi bon retour sur investissement.

Quelle stratégie adopter pour limiter vos coûts ?

L’optimisation des stocks implique que vous maitrisiez ces derniers pour atteindre des objectifs rentables, tout en minimisant les dépenses relatives. AQ Manager GMAO s’avère être un excellent outil pour répondre à cette problématique.

Suivez, tracez et historisez vos actifs

Notre logiciel AQ Manager assure la traçabilité de vos actifs. Les pièces, les quantités disponibles, les fournisseurs … chaque information et chaque mouvement relatif à vos stocks sont historisés au sein de votre logiciel.

Il vous est désormais possible d’avoir une vue précise sur la bonne quantité de stocks en magasin, en identifiant les pièces nécessaires pour les équipements critiques de production et en calculant l'utilisation moyenne de ces pièces.

Comparer le coût du remplacement d’une pièce par rapport à une réparation supplémentaire devient ainsi un jeu d’enfant. Par exemple, si la pièce d'équipement doit être réparée à multiples reprises sur une courte durée, son coût peut se révéler équivalent à ce que coûterait son remplacement.

De plus, une fois les points de rapprovisionnement définis, notre système de traçabilité déclenche automatiquement des notifications pour que vous soyez alerté lorsque le niveau de stock est atteint.

Employez la méthode d’analyse ABC

L’analyse ABC est une méthode couramment utilisée dans la gestion des stocks (et de stocks de sécurité) et qui détermine la valeur des articles en fonction de leur importance pour les entreprises.

Pourquoi l’utiliser ? Elle permet de mieux contrôler les coûts du fonds de roulement. Les résultats de l'analyse conduisent à une réduction de la quantité des stocks obsolètes et peuvent augmenter le taux de rotation des stocks, ou la fréquence à laquelle une entreprise doit remplacer des articles après les avoir utilisés.

Cette méthode, dérivée du principe de Pareto (méthode qui permet de classer les stocks de biens et de matières premières des entreprises), vous aide à avoir une vision claire des produits les plus critiques pour le succès financier de leur service, et finalement, de leur entreprise.

Chaque unité de gestion de stock est classée en trois catégories, selon leur importance, en fonction du volume des ventes ou de la rentabilité.

Classe A

Cette catégorie classe les articles coûteux qui représentent environ 10 à 20 % du total des articles, mais peuvent représenter environ 50 % de la valeur totale des stocks. Elle présente un grand intérêt pour les entreprises.

Classe B 

Cette catégorie classe les articles qui constituent environ 20 à 30 % des articles du magasin et contribuent à environ 30 % de la valeur totale des stocks.

Classe C

Cette catégorie classe les articles qui constituent environ 70 à 80% des articles couverts coûtant environ 20% de la valeur totale. Cela signifie qu’un entretien régulier est nécessaire pour ces articles.

AQ Manager GMAO permet, d’une part, d’affecter les lettres aux stocks, de mettre à jour ces derniers en fonction de ce code et de le faire évoluer dans le temps. D’autre part, elle vous donne la possibilité, par le biais de notre fonctionnalité Dashboard, de mettre en avant toutes les données relatives à l’analyse, de générer des rapports et de les mettre à profit.

Suivez les indicateurs de rendement clés (KPI)

Notre fonctionnalité Dashboard a plusieurs cordes à son arc. Elle vous permet également de suivre les indicateurs de performance clés (KPI) dans la gestion des stocks pour vous aider à surveiller, optimiser et à prendre des décisions rapides et efficaces.

Voici les principales métriques à suivre pour évaluer votre gestion des stocks :

• Le suivi de gestion des stocks ;
• La rotation des stocks (mesure de la rapidité avec laquelle le stock est utilisé) ;
• L’exactitude de l’inventaire ;
• Les ruptures de stock ;
• La valeur d’inventaire ;
• Les stocks dormants.

Si vous souhaitez plus d’informations, découvrez notre article dédié !

Préparez un budget d’inventaire de manière plus efficace

Une bonne solution logicielle vous donne des informations précises à portée de main pour vous accompagner dans la budgétisation.

Notre solution de GMAO a non seulement la capacité d’assurer le suivi de la maintenance, de maitriser le coût des stocks de pièces détachées par famille et sous-famille, mais également de vous aider à planifier un budget prévisionnel sur base des historiques des années précédentes et du montant des dépenses de maintenance.

Les informations obtenues grâce à notre logiciel vous donne accès à une meilleure connaissance de l’utilisation des articles. Vous avez désormais la possibilité de savoir comment votre inventaire est utilisé, quand passer une nouvelle commande et le nombre d'articles nécessaires. Votre budget est ainsi réparti beaucoup plus efficacement.

Renforcez vos audits internes

Des audits de maintenance internes doivent être réalisés régulièrement afin d'analyser et d'améliorer stratégiquement les processus de maintenance actuels. Dans le cadre d’une optimisation de la gestion des stocks, ces contrôles périodiques vous aident à comprendre quel est le niveau de santé de vos stocks.

Ils vous offrent également la possibilité de pointer le dénombrement, les transferts et les rajustements des stocks, ainsi que les pratiques d’approvisionnement afin de s’assurer que les stocks sont adéquatement protégés (garantir une sécurité), réapprovisionnés et maintenus. 

Améliorez la gestion de vos fournisseurs

Chez AQ Manager, nous avons pensé à tout. Vous souhaitez consulter les catalogues officiels des fournisseurs et les contacter directement depuis leur GMAO ? Vous souhaitez comparer les conditions d’achat des différents fournisseurs et comparer leurs tarifs ? Leur frais de transport, leur tarif dégressif selon les articles commandés, ou encore les remises ? C’est possible.

En parallèle, vous avez la possibilité d’évaluer un fournisseur spécifique au fur et à mesure, de manière continue, et à grâce à des critères tels que le respect des délais ou le respect des prix. Ces critères permettent de calculer une note par fournisseur et d’évaluer sa qualité et sa fiabilité.

A nouveau, notre fonctionnalité Dashboard entre en jeu. Nos équipes sont disponibles pour vous aider à mettre en place des tableaux de synthèse et de comparaison des achats de vos fournisseurs. Eliminez ces derniers au profit d’autres et négociez avec eux une amélioration de la qualité et de la fiabilité, des remises ou des prix sur des contreperformances et sur les volumes des commandes et achats (sur base des années précédentes).

Adoptez notre application AQ Manager mobile

Notre application mobile facilitera grandement votre gestion des stocks grâce à son système de codes-barres et QR code et de scan d’étiquettes, pour appareil photo pour smartphone.

Scannez votre pièce détachée et notre application vous affiche automatiquement les données et caractéristiques liées à son inventaire, dont sa fiche technique. Consultez ensuite en un clic sa disponibilité, sa quantité en stock et sa localisation. Rien de plus simple pour votre activité !

En plus d'améliorer la visibilité de vos actifs et d’optimiser les stocks de votre entrepôt, AQ Manager GMAO assure également un contrôle sur vos flux et processus qui leur sont associés. En adoptant une stratégie précise et en renforçant leur optimisation, notre solution vous garantit des stocks optimaux, engendrant une fabrication plus efficace et une productivité plus élevée.