Les avantages d'un système de gestion de l'information du laboratoire (SGIL)

Vous travaillez dans la recherche scientifique, l'industrie pharmaceutique, le secteur agroalimentaire, l'environnement ou encore dans l'industrie? Le système de gestion de l'information du laboratoire (SGIL) est un élément clé pour optimiser vos performances et garantir la fiabilité de vos résultats.

Aussi désigné sous l'acronyme LIMS (Laboratory Information Management System), cet outil joue un rôle crucial dans la gestion des informations en laboratoire, en facilitant non seulement la collecte, mais aussi le traitement et l’analyse des données.

Dans cet article, nous vous invitons à découvrir les différentes fonctionnalités de l'outil, les avantages qu'il présente et la manière dont il peut révolutionner les opérations au sein de votre laboratoire.

Le SGIL : un logiciel essentiel pour optimiser vos opérations de laboratoire

Le Système de Gestion de Laboratoire (SGIL) est une solution logicielle conçue pour relever les défis complexes liés à la gestion des informations, à l'automatisation des processus et à la conformité aux régulations dans les laboratoires, quels que soient leurs domaines d’activité.

Ce logiciel permet de centraliser et de sécuriser les données générées par vos analyses, tout en assurant un suivi précis de chaque étape des opérations. Ce logiciel est conçu pour optimiser la gestion des échantillons et des informations associées, en standardisant les procédures et en assurant une fluidité continue des workflows, des tests et de la production de rapports.

En adoptant ce système, vous pouvez simplifier vos opérations et réduire le temps passé sur des tâches administratives répétitives, vous permettant ainsi de concentrer vos efforts sur les aspects stratégiques de votre métier.

Dans un contexte où la précision et l'efficacité sont primordiales, un logiciel de gestion de ce type devient indispensable. Il répond non seulement aux exigences rigoureuses des réglementations en vigueur, mais facilite également la communication et la coordination au sein de votre équipe, jouant ainsi un rôle crucial dans la modernisation et l'amélioration continue des laboratoires.

Les fonctionnalités principales du SGIL 

Le logiciel SGIL prend en charge chaque échantillon dès son entrée dans le laboratoire et tout au long de son cycle de vie, en gérant les étapes de stockage, d'analyse, de rapport et d'archivage.

À partir du moment où un échantillon arrive au laboratoire, il est enregistré dans le système avec un identifiant unique.

Chaque étape du traitement est ensuite suivie et mise à jour dans le SGIL, garantissant une traçabilité complète et précise.

Voici un aperçu de ses principales fonctionnalités et des avantages que celles-ci apportent :

L'enregistrement des résultats d’analyse

Un des grands avantages de l’adoption d’un tel système réside dans l’automatisation de la saisie des résultats.

En utilisant des feuilles de calcul Excel pour gérer et enregistrer les données, le risque d'erreurs humaines augmente, allant de simples fautes de frappe à des erreurs de calcul plus complexes. Ces imprécisions peuvent affecter la fiabilité des données et, par conséquent, compromettre la qualité des analyses.

Grâce à cet outil de gestion de l'information, les techniciens peuvent effectuer les analyses nécessaires et les résultats sont ensuite directement intégrés dans le logiciel par le biais d'une interface simple à utiliser, soit manuellement, soit de façon automatique.

Voici différentes méthodes pour saisir les résultats :

• Saisie directe via des grilles personnalisables disponibles dans l'application.
• Connexion automatique avec les appareils de laboratoire pour une intégration instantanée.
• Utilisation de l’application mobile pour scanner les échantillons et saisir les résultats directement sur le terrain.
• Importation aisée des résultats à partir de grilles Excel liées à l'application.

Une fois les résultats intégrés, le logiciel les organise et les stocke de manière centralisée, permettant un accès facile aux données par les membres autorisés de l’équipe à tout moment.

La gestion des échantillons tout au long de leur cycle de vie

La gestion des échantillons, depuis leur réception jusqu'à leur élimination, en passant par l’analyse, devient bien plus simple grâce à cet outil. Il offre une meilleure gestion de l’échantillothèque, optimisant chaque étape du processus.

Dès la collecte, chaque échantillon est pris en charge et suivi tout au long de sa durée de vie. Le stockage est facilité par l’attribution d’un identifiant unique et un étiquetage fiable, à l’aide de QR codes ou de codes-barres pour une localisation précise. Cette organisation permet de retrouver instantanément toutes les informations relatives aux échantillons, assurant ainsi une gestion efficace et fluide.

Étant donné que certains peuvent être conservés bien au-delà de la date de péremption indiquée par le fabricant, un système d’alerte est mis en place pour gérer ces cas. Lorsque la durée de conservation est atteinte, le SGIL ou LIMS émet automatiquement des notifications pour vous avertir. Ces alertes permettent une gestion proactive, en évaluant la durée de vie des échantillons et en garantissant une gestion efficace.

Ainsi, chaque étape, de la réception à l’élimination, est soigneusement surveillée et optimisée, assurant une gestion sécurisée de l’échantillothèque.

La traçabilité et la gestion des non-conformités

La traçabilité permet de vérifier que chaque étape d’analyse a bien été effectuée, en identifiant les responsables, ainsi que les appareils et consommables utilisés.

Il est crucial de pouvoir retracer l'origine de chaque consommable, de vérifier sa conformité et de s'assurer qu’un certificat de conformité est disponible. Cela permet de remonter jusqu’à l’origine d’un éventuel incident.

Identifier les défaillances permet de prendre des décisions éclairées pour ajuster et améliorer les processus au sein de votre laboratoire.

Le logiciel gère également les non-conformités grâce à des notes d’incident. Celles-ci se déclenchent automatiquement, par exemple, lorsqu’un résultat ne respecte pas les spécifications définies dans une demande d’essais. Ces incidents sont ensuite suivis grâce à des processus de validation intégrés, qui assurent une traçabilité et garantissent la mise en œuvre correcte des plans d’action.

Gestion de la conformité aux normes et aux régulations

Le respect des normes réglementaires et de qualité constitue un pilier fondamental dans la gestion des activités de labo.

Le logiciel permet de s'assurer que toutes les opérations de laboratoire respectent rigoureusement les exigences imposées par des organismes de normalisation tels que l'ISO (Organisation internationale de normalisation) ainsi que d'autres autorités sectorielles compétentes.

Ces normes couvrent un large éventail de domaines, allant de la précision des mesures et de l'exactitude des résultats analytiques à la gestion sécurisée des données et des substances dangereuses.

Au-delà de la simple traçabilité, diverses fonctionnalités avancées sont disponibles pour une gestion optimale :

Gestion des tests de stabilité : La solution permet de planifier et de suivre les tests de stabilité, essentiels pour s'assurer que les produits conservent leurs qualités et leur efficacité au fil du temps. Grâce à une centralisation des données, vous disposez d'une vue d'ensemble sur les dates de péremption, vous permettant ainsi d’anticiper les actions à entreprendre avant que les produits n'expirent.

Définition des plages de contrôle et des fréquences de recontrôle : L'outil permet de définir et de gérer des plages de contrôle pour chaque type d'analyse. Il est également possible de programmer des fréquences de recontrôle afin de garantir que les tests sont réalisés régulièrement et conformément aux protocoles établis. Cette fonctionnalité est essentielle pour maintenir un niveau de qualité élevé et répondre aux exigences réglementaires.

Identification des analyses et essais à réaliser : Le SGIL facilite l'identification et le suivi des différentes analyses et essais à effectuer. Il permet de générer des listes de contrôle détaillées et de suivre l'état des tests en temps réel, assurant ainsi que toutes les étapes nécessaires sont complétées et que les résultats obtenus sont conformes aux normes en vigueur.

Métrologie et entretien des équipements de laboratoire

Le bon fonctionnement des instruments, ainsi que leur conformité aux exigences d'étalonnage, sont cruciaux pour le déroulement optimal des activités de laboratoire.

Outre le fait de garantir que les équipements fonctionnent conformément aux normes, un entretien régulier permet également de :

• Prolonger la durée de vie des instruments ;
• Optimiser les résultats des analyses ;
• Réduire les coûts de réparation ;
• Minimiser les interruptions dues aux pannes.

Que ce soit pour des opérations de calibration, de métrologie ou de maintenance préventive, tout peut être planifié, réorganisé ou ajusté directement via le logiciel, sous réserve des droits d’accès requis.

Grâce à un processus de contrôle et de vérification des équipements, le SGIL assure que les résultats fournis par les appareils respectent les spécifications requises et restent stables dans le temps.

En utilisant des échantillons étalons, il est également en mesure de détecter toute erreur potentielle due à diverses causes (usure des composants, chocs, etc.) et de permettre la mise en œuvre d'actions correctives appropriées. Les utilisateurs peuvent ainsi être certains que les instruments mesurent avec précision les éléments à analyser.

Planification des essais, du personnel et des équipements

Qu'il s'agisse de la programmation des analyses, de la gestion des équipes ou encore de l'entretien des équipements, ces tâches, bien qu'apparentes, nécessitent une coordination minutieuse.

Quel que soit le domaine ou le type de laboratoire, l'intégration d'un module de gestion des plannings peut transformer significativement la gestion quotidienne.

Pour répondre à ce besoin de planification, l'outil de gestion vous permet de :

• Anticiper et optimiser la gestion des essais et analyses ;
• Consulter en temps réel les agendas des techniciens et prendre en charge leurs analyses ;
• Gérer efficacement le parc d'équipements ;
• Sécuriser les données et la planification grâce à une gestion rigoureuse des droits d'utilisateurs ;
• Accéder aux plannings et à différentes vues via une application mobile / tablette. 
  
  

En conclusion, un SGIL est un atout indispensable pour les laboratoires modernes, offrant une automatisation et une intégration précieuses des données et des processus. En centralisant les informations, en assurant une traçabilité rigoureuse et en facilitant la conformité réglementaire, ces systèmes permettent aux laboratoires de gagner en efficacité et en fiabilité.

Que ce soit pour gérer les échantillons, garantir la qualité des analyses ou améliorer la communication interne, il s’impose comme un outil clé pour relever les défis actuels des laboratoires et les préparer aux exigences de demain. Adopter un SGIL, c'est miser sur la performance et la précision, fondamentaux de l'excellence scientifique et industrielle.