Vous êtes responsable d'un laboratoire de recherche, d'analyse ou de biologie médicale et vous cherchez des moyens d'optimiser l'efficacité de votre équipe ? Pourquoi ne pas considérer l'adoption d'un logiciel LIMS ?
Cet outil offre de nombreux avantages, de l'automatisation de tâches chronophages à la collaboration facilitée entre les membres de l'équipe. Dans cet article, nous examinons de plus près les raisons pour lesquelles il est indispensable pour votre structure, et les questions clés à se poser avant de faire votre choix.
Le marché des laboratoires est de plus en plus concurrentiel. L’utilisation d’un outil informatique de pointe est devenue nécessaire pour votre activité.
Voici les principales fonctionnalités d’un logiciel LIMS, dédié à l’activité de votre laboratoire. Découvrez-en les bénéfices !
Un logiciel LIMS, ou système de gestion de l'information du laboratoire, est un logiciel de gestion intégré complet englobant chaque tâche d’un laboratoire, qu’il s’agisse d’un laboratoire de recherche, de biologie médicale ou d’analyse.
Mais pourquoi un outil sur mesure est-il indispensable ? Chaque laboratoire a ses propres méthodes de travail, protocoles, normes et réglementations à respecter. Les informations sont relativement complexes et évolutives. Un LIMS permet dès lors de répondre aux besoins spécifiques des activités de votre organisation, quel que soit ses particularités ou le secteur dans lequel votre structure évolue.
Les différentes fonctionnalités qu’offre ce type d’ERP sont nombreuses : workflows, rapports d'essai, configuration des alertes, notifications, etc. Il vous offre une évolutivité face aux changements organisationnels et technologiques, et répond aux exigences d’un tel environnement de travail en facilitant notamment :
Grâce à un logiciel LIMS, il est possible d’automatiser des tâches simples. Que demander de mieux que de libérer du temps et des moyens humains pour se concentrer sur le cœur de vos activités ?
L’étiquetage, l’envoi de mails automatiques, la gestion d’une base de données, la gestion des congés, des absences… sont des tâches chronophages, fastidieuses et source d’erreurs, qui impactent lourdement l’efficacité d’un laboratoire lorsqu’elles sont négligées. Une erreur d’étiquetage peut par exemple conduire à des résultats incorrects et compromettre la validité de vos analyses. Une mauvaise gestion des e-mails peut, quant à elle, entrainer une confusion dans les communications et une perte de temps en conséquence.
De même, les suivis de stocks et la gestion des commandes automatisées sont gérés par le logiciel, permettant ainsi un gain de temps et d’argent tout en réduisant les pertes et les coûts liés au stockage.
Ces tâches administratives peuvent sembler mineures, mais leur mauvaise gestion peut avoir des conséquences graves sur l’efficacité et la qualité de vos activités. L’implémentation du progiciel soulage donc l’équipe en automatisant leur exécution et en rendant l’information immédiatement accessible à tous.
La collaboration est au cœur du quotidien de votre laboratoire. L’organisation des équipes, le planning de travail, les outils de mesure de productivité, le partage d’informations entre équipes ou entre collaborateurs sont des éléments essentiels. Ces aspects sont instantanément fluidifiés avec un logiciel LIMS.
Grâce à la technologie web et à l'accessibilité en temps réel sur différents supports, il facilite la collaboration entre les membres de l'équipe. Il permet de repenser l'organisation du travail en offrant une vision globale et en temps réel des activités de votre laboratoire. Les outils de mesure de productivité intégrés au logiciel permettent également de suivre et d'optimiser les performances globales.
Les problématiques de contrôles sont inhérentes à l’activité de votre labo. Que ce soit pour un contrôle interne, réalisé de manière routinière ou ponctuelle, ou pour un contrôle externe lors d'un audit ou en vue d'une accréditation, l'objectif est de garantir la transparence vis-à-vis du client final et d'assurer un niveau de qualité optimal du travail réalisé.
Un progiciel de gestion propose une batterie de solutions pour vous aider à répondre à ces exigences de contrôle. Vous pouvez suivre les produits et les échantillons de manière précise et rigoureuse, grâce à un système de traçabilité performant. Les étiquetages automatiques, comme susmentionné, permettent de s'assurer que chaque échantillon est correctement identifié, ce qui garantit la qualité et la fiabilité des analyses réalisées.
Des fonctionnalités de gestion de la qualité et de conformité aux normes et réglementations en vigueur donnent également la possibilité aux laboratoires de répondre aux exigences et aux normes de qualité en vigueur dans votre domaine d'activité.
Le logiciel LIMS s’installe et se configure très simplement. Il offre par ailleurs un accès web, tablette et smartphone, rendant l’outil totalement nomade et adapté au quotidien de vos collaborateurs.
La priorité est donnée à l’ergonomie et à la simplicité de fonctionnement, pour que chaque membre de vos équipes s’approprie l’outil et bénéficie au maximum de ses avantages.
Au sein d'un laboratoire, on estime que l'analyste consacre entre 30 % et 50 % de son temps à faire du reporting, à organiser ses résultats d'analyse et à localiser l'information. Cela constitue une perte d’énergie conséquente.
L'adoption d'un logiciel LIMS permettra au contraire aux techniciens et scientifiques de réduire drastiquement le temps consacré à la gestion de données et de se concentrer exclusivement sur la production de résultats, sur l'efficacité des process de travail ainsi que sur l'analyse des données avec un accès en temps réel.
La productivité de votre équipe passe nécessairement par une communication efficace. Plus les données à gérer sont nombreuses, plus ce besoin est important. Puisqu'il réduit le temps passé par chaque analyste à gérer ses données, un logiciel LIMS laboratoire vous offrira de nouveaux créneaux horaires pour rassembler votre équipe et organiser des réunions. Cela favorisera bien entendu le partage d'informations.
Les LIMS présentent également l'avantage d'améliorer la cohérence des données, facilitant ainsi la recherche d'informations et la création d'une mémoire d'entreprise solide.
La sécurisation des données constitue une problématique majeure pour tout laboratoire de recherche. Si vous travaillez toujours sous Excel ou si vous classez vos informations dans des classeurs papiers, les failles de sécurité sont nombreuses.
Un simple incendie ou un piratage informatique suffirait à détruire l'ensemble de vos données. Un logiciel LIMS permettra au contraire de crypter toute votre base de données et de la stocker en toute sécurité sur un serveur distant. Vous pourrez ainsi rapidement la récupérer en cas de défaillance informatique.
Votre laboratoire de recherche est amené à se développer. Devant la complexité croissante des informations à traiter, il est essentiel de se doter d'outils techniques capables de s'adapter à votre scalabilité. Plus encore que les progiciels sur site, les LIMS vous offrent l'opportunité de profiter de fonctionnalités évolutives et sur mesure, répondant aux besoins de votre secteur d'activité comme à ceux de votre structure.
Pour une efficacité accrue, mieux vaut pouvoir générer des rapports d'analyses complets, cohérents et facilement exploitables. Avec un LIMS, le respect des BPL et des normes internationales sont garantis. L’édition automatique des bulletins d’analyses et des certificats de conformité facilitera quant à elle le quotidien de votre équipe.
Alors, avez-vous besoin d'un LIMS pour votre laboratoire ? Si vous passez plus de temps à chercher des données et à faire des tâches administratives que de réelles expériences, alors la réponse est oui !
Adopter un logiciel LIMS vous permettra de libérer du temps pour des activités plus passionnantes et vous offrira des fonctionnalités sur mesure pour répondre aux besoins spécifiques de votre laboratoire. De plus, cela facilitera la communication et la collaboration entre les membres de votre équipe, pour une ambiance de travail plus harmonieuse et productive.
Dites oui au LIMS et commencez à profiter des avantages dès maintenant !