Dans cet article, nous vous présentons deux outils essentiels pour tout laboratoire moderne : le système de gestion de laboratoire (LIMS) et le système de planification des ressources d'entreprise (ERP). Ces logiciels automatisés offrent tous deux des solutions de gestion de données robustes et personnalisables pour vos activités de laboratoire. Cependant, ils se distinguent par leurs fonctionnalités et leurs domaines d'application. Mais lequel correspond le mieux à vos attentes et à vos besoins ?
Au cours de ces dernières années, l'automatisation des laboratoires est devenue de plus en plus populaire dans les industries scientifiques. Les logiciels de planification et de gestion des activités offrent désormais une vaste gamme de fonctionnalités pour réduire les interventions manuelles, accélérer le temps de traitement et minimiser les erreurs. Grâce à cette automatisation, les scientifiques peuvent se concentrer sur des tâches plus complexes et à plus forte valeur ajoutée, tandis que les tâches répétitives et routinières sont effectuées plus rapidement et plus efficacement par les logiciels.
En plus de réduire les interventions manuelles, l'automatisation peut également améliorer la précision des résultats. Les logiciels, aujourd’hui performants, peuvent effectuer des calculs et des analyses de données plus rapidement et plus précisément que les humains, ce qui réduit le risque d'erreurs et améliore la qualité des résultats. De plus, cette automatisation peut également conduire à une réduction des coûts et une meilleure analyse des données, ainsi qu'à une amélioration de la sécurité des employés.
Ces différents logiciels, on les appelle, entre autres, Logiciel de gestion de laboratoire (LIMS) et Système ERP (Entreprise Resource Planning). Bien que complémentaires, ce sont deux outils différents qui répondent différemment aux besoins de la gestion de laboratoire.
LIMS ou ERP ? Connaissez-vous vraiment la différence ?
Ces deux acronymes ont quelque chose en commun : ils sont tous deux utilisés dans le monde de l'entreprise pour améliorer la gestion de ses activités. Mais savez-vous exactement à quoi chacun d'entre eux sert ?
Comme son nom l'indique, le LIMS est un système précis qui permet de centraliser et de gérer les données et les informations liées aux activités de laboratoire, dans de nombreux secteurs. Grâce à cet outil, vous avez la possibilité de suivre le processus de recherche, de la collecte des échantillons à l'analyse des données, en passant par la gestion des stocks et la traçabilité des échantillons.
De son côté, l'ERP est un système qui permet de gérer toutes les ressources d'une entreprise, de manière globale. Il s'agit donc d’un outil plus général que le LIMS, qui permet de gérer les processus de vente, de production, de comptabilité ou encore de gestion des stocks.
Vous travaillez dans un laboratoire de recherche et de développement. Votre équipe est chargée de mener des analyses sur des échantillons, de générer des rapports détaillés et de suivre les flux de travail pour garantir des résultats de haute qualité. La gestion des données est devenue un vrai casse-tête. Des dossiers qui traînent, des fichiers Excel à rallonge, des erreurs de saisie... La productivité en prend un coup.
C'est là que le LIMS entre en jeu. Ce système de gestion de laboratoire permet de collecter, stocker et gérer toutes les données liées aux échantillons, aux analyses et essais et aux résultats en un seul endroit. Finies les feuilles volantes et les fichiers qui se perdent dans les méandres de l'informatique.
Le LIMS permet également d'automatiser les tâches plus administratives de votre laboratoire, des devis et commandes client, jusqu’à la gestion du planning des essais, du personnel et des équipements, en passant par la facturation et la gestion documentaire. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les aspects les plus intéressants de votre travail de recherche, sans avoir à perdre des heures sur des tâches répétitives.
Mais ce n'est pas tout ! Les fonctionnalités de ce progiciel de permettent de réduire les risques d'erreurs et de pertes de temps. Et grâce à des alertes en temps réel, vous pouvez réagir rapidement en cas de problème ou de changement, ce qui est particulièrement utile pour la gestion de la production.
Enfin, les outils d'analyse et de reporting intégrés offrent une vue d'ensemble des processus de laboratoire, vous permettant ainsi d'identifier rapidement les problèmes et de continuer à améliorer vos processus. Par exemple, vous avez la possibilité d’accélérer les tests de contrôle qualité ou de réduire le temps nécessaire pour la gestion des échantillons.
De son côté, l'ERP est un système de gestion intégré qui centralise et rationalise la gestion de l'ensemble des fonctions de l'entreprise, comme les achats, les stocks, la comptabilité et la gestion des ressources humaines. En permettant une meilleure visibilité sur les activités du laboratoire, l'ERP peut également aider à améliorer l'efficacité des processus, à réduire les coûts et à augmenter la qualité des produits ou services.
Cet outil agit sur plusieurs fronts :
L'ERP permet de rationaliser les processus de laboratoire en intégrant et en centralisant les différentes fonctions, telles que la gestion des échantillons, la gestion des stocks de réactifs, la gestion des fournitures, la comptabilité, et la gestion des ressources humaines. Cela réduit les redondances et les erreurs, d'accélère les processus et garantit une meilleure efficacité du laboratoire.
Ce type de système offre une vue globale de l'activité de l'entreprise en temps réel, ce qui permet aux décideurs de :
Dans un laboratoire, l'ERP peut être utilisé pour centraliser les informations et les données. En centralisant et en permettant le partage de ces informations, l'ERP peut faciliter la collaboration entre les différentes fonctions et améliorer l'efficacité globale du laboratoire.
L'ERP permet de mieux planifier et de mieux gérer les ressources de l'entreprise, ce qui peut contribuer à une meilleure utilisation des ressources et à une réduction des coûts.
Finalement, les deux solutions semblent relativement similaires. Mais le LIMS est sans aucun doute le choix le plus judicieux pour les laboratoires qui recherchent une précision et une fiabilité optimales dans la gestion de leurs données.
Contrairement à un ERP qui est conçu pour gérer les données plus générales, un logiciel de gestion de laboratoire et offre des fonctionnalités avancées spécialement conçues pour les laboratoires, permettant ainsi une gestion précise et efficace des données.
Évidemment, l'ERP assure le suivi de la qualité du produit fabriqué, mais qu'en est-il du suivi des normes exécutées ? Cartes de contrôle pour les étalonnages d'instruments ? Approbation de l'opérateur et SOP (Standard Operating Procedures) ?
Lorsqu'il s'agit de suivre les normes et les procédures en laboratoire, le LIMS est l'allié idéal. Il permet de garantir une traçabilité accrue des échantillons et des données, ce qui est essentiel pour respecter les normes de qualité et de sécurité.
De plus, grâce à des fonctionnalités avancées telles que les cartes de contrôle, les étalonnages d'instruments, les workflows, etc. le LIMS permet de s'assurer que toutes les étapes de la procédure sont respectées et que les résultats obtenus sont fiables.
Cela améliore non seulement l'efficacité, mais élimine également les erreurs de transcription et fournit un enregistrement audité des méthodes et des instruments utilisés, garantit que les historiques d'étalonnage des instruments sont conservés et renforce l'accès sécurisé au système. Tous ces éléments sont vitaux pour les laboratoires s'ils veulent maintenir leurs opérations conformément aux exigences de conformité réglementaire.
Contrairement aux ERP qui sont plus génériques et peut-être moins flexibles, le logiciel de gestion de laboratoire offre des fonctionnalités avancées qui peuvent être facilement personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de chaque organisation. Par exemple, un laboratoire qui utilise des méthodes de test spécifiques peut personnaliser son LIMS pour s'adapter à ces méthodes et améliorer l'efficacité de ses opérations.
De plus, cet outil permet une évolutivité optimale pour répondre aux besoins changeants des structures en pleine croissance. Un laboratoire qui se développe peut avoir besoin de plus de fonctionnalités pour gérer un plus grand volume de données, au fur et à mesure du temps. Les progiciels peuvent ainsi être facilement adaptés pour répondre à ces besoins et offrir une gestion précise et efficace des données à chaque étape de la croissance du laboratoire.
La sécurité des données est cruciale pour les laboratoires, car les données peuvent inclure des informations sensibles telles que les résultats des tests et des informations confidentielles sur les produits.
Les protocoles de sécurité robustes tels que l'authentification unique, la gestion des mots de passe, et la gestion des accès peuvent ainsi offrir une sécurité accrue.
Comme susmentionné, le progiciel peut suivre les normes de confidentialité et de conformité diverses (CFR 21 Part 11, par exemple) ce qui peut aider les laboratoires à se conformer aux réglementations et à réduire les risques de sanctions réglementaires ou de poursuites judiciaires.
Les fonctionnalités de traçabilité et l’audibilité des données de laboratoire peuvent finalement enregistrer toutes les modifications apportées, en surveillant les accès et les activités des utilisateurs, et en fournissant des journaux d'audit détaillés.
La plupart des instruments du laboratoire qualité peuvent être interfacés au système LIMS. Si vous êtes déjà en possession d’un ERP, votre organisation peut se donner le défi d'intégrer étroitement le LIMS pour qu’ils travaillent de concert. Le but est qu’ils se complètent pour exploiter les avantages de l'automatisation et, en fin de compte, améliorer la gestion de la chaîne d'approvisionnement.
Vous pouvez ainsi bénéficier d'une meilleure visibilité sur l'ensemble des processus de l'entreprise, ainsi que d'une meilleure gestion des stocks et des ressources. Cela peut contribuer à améliorer l'efficacité globale de l'entreprise, y compris les processus de laboratoire.
En conclusion, l'utilisation conjointe de progiciels de gestion de laboratoire (LIMS) et de systèmes de planification des ressources d'entreprise (ERP) peut grandement améliorer la gestion de votre laboratoire, ainsi que son efficacité globale. Si vous cherchez à améliorer la chaîne d'approvisionnement et à optimiser votre entreprise, l'adoption de ces outils peut être la solution dont vous avez besoin. Le choix de l'outil approprié dépendra des besoins spécifiques de votre laboratoire, de sa taille et de sa complexité, ainsi que des réglementations de l'industrie.
N'hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur la manière dont nous pouvons vous aider à trouver la meilleure solution pour votre laboratoire !
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