La gestion du personnel de laboratoire représente un point important de l’accréditation car elle apporte les preuves de la compétence des ressources humaines. Dans ce domaine, quels sont les défis que doit constamment relever le responsable du laboratoire pour assurer et maintenir la qualité de service ? Et quelle aide un LIMS peut-il apporter pour lui faciliter cette gestion ?
Les défis de la gestion du personnel de laboratoire
Le responsable du laboratoire doit :
- documenter les qualifications du personnel pour chaque poste et tâche, reflétant la formation, les compétences et l’expérience nécessaires et appropriées ;
- assurer la formation pour l’ensemble du personnel, et s’assurer périodiquement de l’efficacité du programme de formation
- définir des niveaux de compétence (travail encadré, autonome ou niveau référent) ;
- évaluer la compétence de chaque collaborateur à s’acquitter des tâches attribuées en accord avec les critères définis
- procéder à des réévaluations à intervalles réguliers, et au recyclage si nécessaire ;
- s’assurer que les évaluations des compétences du personnel prennent en compte les besoins du laboratoire comme ceux du collaborateur,
- procéder aux habilitations du personnel pour tous les postes de travail et gérer celles-ci dans le temps (renouveler les habilitations tous les 2 ans ou suite à une longue absence) ;
- tracer les postes occupés et leur durée ;
- encourager des relations de travail constructives.
Comment un LIMS aide à optimiser la gestion du personnel de laboratoire ?
Gérer les droits utilisateurs
Le LIMS fournit une puissante gestion des profils et droits des utilisateurs, ce qui permet :
- de limiter l’accès à des méthodes auxquelles une personne ne serait pas formée et/ou habilitée ;
- de gérer des fiches personnelles individuelles permettant d’identifier les formations suivies et habilitations acquises par chacun mais également d'être alerté dès que le renouvellement de l’habilitation est nécessaire ;
- d’identifier clairement le responsable d’une tâche précise.
Diminuer les erreurs humaines
Le LIMS permet de diminuer grandement le risque d’erreurs puisque le but premier est :
- de mettre à disposition du personnel des procédures et des méthodes d’analyses standardisées.
- de surveiller et tracer les méthodes utilisées et par qui elles ont été exécutées.
- de bloquer l’accès à la saisie de résultats pour des méthodes auxquelles une personne ne serait pas ou plus habilitée.
Réduire le niveau d’inexactitudes
Le LIMS permet de réduire le niveau d’inexactitudes de plusieurs façons :
- comme les analyses ne peuvent être réalisées que par des personnes habilitées, le responsable de la gestion du personnel du laboratoire est assuré de contrôler le niveau de formation requis, ce qui annule le risque d’erreur par « incompétence » ;
- un format de saisie des résultats imposé et vérifié ;
- le contrôle de la conformité des résultats saisis par rapport à des normes ou des spécifications ;
- un outil de traçabilité des résultats dans le temps permettant d’analyser les évolutions et donc de détecter d’éventuelles dérives pour chaque intervenant.
Optimiser la gestion du personnel de laboratoire
Le LIMS apporte une aide conséquente au responsable de laboratoire dans sa gestion du personnel via un planning du personnel et des ressources (équipements, salles, consommables…) permettant :
- de gérer leur disponibilité et les horaires de travail, et d’affecter les essais au personnel disponible tout au long des semaines avec la possibilité de faire glisser aisément chaque affectation ;
- de superviser la charge de travail affectée à une personne ou à une équipe sur une période de temps donnée : ainsi est facilitée la détection d’une éventuelle surcharge de travail voire d’une incapacité à pouvoir absorber une charge de travail avec l’équipe prévue ;
- de prioriser différemment les analyses à réaliser suivant les disponibilités du personnel.
Ainsi, les nombreuses fonctionnalités d'un LIMS permettent de faciliter la gestion du personnel d'un laboratoire, via sa gestion des profils et droits utilisateurs, la standardisation des procédures, les contrôles de conformités et sa gestion fine des plannings.