Comment implémenter un LIMS dans votre laboratoire en 12 étapes ?

L’acquisition d’un logiciel LIMS est un enjeu important pour tout responsable de laboratoire. Trop souvent, les entreprises tentent de mettre en œuvre rapidement une solution sans maîtriser complètement l'ensemble du processus.

Qu’il s’agisse d’une migration depuis un logiciel obsolète ou inadéquat, ou que l’on parte d’une feuille blanche, il est nécessaire d’adopter une véritable démarche projet. Celle-ci permet de structurer les différentes phases du projet, d’optimiser l’organisation à mettre en place, de rassurer toutes les parties prenantes, en somme de fixer un cadre garantissant le succès de l’entreprise.

Bien comprendre les processus du laboratoire et les exigences clés

Dans un premier temps, il est impératif d’acquérir une compréhension approfondie des processus composant les opérations du laboratoire, puisque le système LIMS lui servira de colonne vertébrale opérationnelle. Une fois que les processus de laboratoire sont compris, les étapes suivantes consistent à définir et hiérarchiser les exigences clés. Etant donné qu’elles servent de base à l’évaluation et au choix de la plate-forme LIMS et, en définitive, à la détermination du niveau de personnalisation requis, le processus de spécification des exigences doit commencer le plus tôt possible.

Obtenir un engagement exécutif et organisationnel total

Pour implémenter un logiciel LIMS, il vaut mieux bénéficier du soutien et de l’engagement sans faille des dirigeants de la société, afin de ne pas risquer d'être privé de fonds et de ressources. En fonction de l'étendue du système, l’implémentation du logiciel va également entraîner des modifications dans les flux de travail quotidien pour l'ensemble du personnel de l'entreprise. Pour cette raison, il est important d'obtenir un large soutien organisationnel pendant toutes les phases de la mise en place du LIMS.

Une planification initiale et complète

Implémenter un logiciel LIMS requiert une planification minutieuse, débutée dès les premières phases du projet. Le plan de projet doit prévoir du temps pour les activités associées à la définition des exigences, aux mesures de performance clés, à l'évaluation et à la sélection des fournisseurs, aux tests, à la migration de données et aux événements imprévus se produisant lors de chaque implémentation.

Les entreprises investissant dans une planification initiale complète subissent souvent des délais de mise en œuvre plus courts et dépensent globalement moins d'argent que les autres. 

12 étapes pour une mise en place réussie de votre LIMS

Une fois assurés sur ces différents points et prêt à lancer votre projet, voyons ensemble quelles sont les étapes concrètes à franchir pour réaliser une transition / installation sans anicroches.

1. Une analyse préalable sur site

Cette étape est facultative. Elle peut cependant être réalisée sur site par AQ Manager si l’analyse n’a pas été préalablement réalisée en interne ni par un cabinet extérieur. Il s’agit ici de faire un état des lieux et de rédiger un cahier des charges précis des besoins fonctionnels du laboratoire.

Le cahier des charges LIMS vous permet de digitaliser la gestion de votre laboratoire et de décrire précisément son mode de fonctionnement en place. Il fixe les objectifs du projet d’implémentation, précise le périmètre géographique, le nombre de sites et la taille des services destinés à utiliser l'application, ainsi que la taille de la société. Il décrit les fonctionnalités actuellement couvertes, ainsi que les outils utilisés (par exemple gestion par fichiers Excel, ERP, ...).

De plus, il dresse la liste exhaustive des fonctionnalités dont vous souhaitez disposer. Cela permet d’une part de prioriser les fonctionnalités selon leur importance et rend le projet plus lisible pour l’éditeur de la solution logicielle.

Le cahier des charges détaille également les contraintes à respecter et répertorie les impératifs (ou les souhaits) d’intégration avec le service informatique (SI) du laboratoire.

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2. La réalisation d’un prototype afin de se projeter

Toujours en amont de l’acquisition du logiciel LIMS, AQ Manager réalise un prototype permettant au laboratoire de :

• Se projeter dans la solution logicielle et ses fonctionnalités,
• Pouvoir tester l’outil avec un jeu d’essai correspondant à ses données propres,
• Permettre aux équipes d'AQ Manager de s’assurer de la parfaite adéquation entre le LIMS et les besoins du laboratoire.

3. La réunion de lancement

Après l’acquisition du logiciel LIMS, une réunion de lancement est organisée. L'équipe d'AQ Manager, constituée d’un chef de projet dédié et d’un consultant/formateur, tous les deux impliqués dans la planification et la gestion continue de l'effort, se déplacent sur site.

En outre, l'entreprise doit également être disposée à engager suffisamment de ressources dans le projet avant, pendant et après la mise en œuvre. Une bonne combinaison de ressources internes et externes doit être trouvée : agréger à vos ressources internes des ressources externes possédant l'expertise appropriée du LIMS. Idéalement, il vous faut disposer de ressources externes ayant déjà effectué de nombreuses implémentations du LIMS sélectionné.

Cette réunion de lancement a pour objectifs de :

• Planifier les différentes phases du projet,
• Définir quelles seront les étapes de décision nécessaires,
• Définir les personnes impliquées à chaque étape et les rôles de chaque intervenant. 

4. L’installation des environnements

L’étape suivante concerne :

• L’installation des environnements de test et des environnements de production
• Le développement éventuel d’interfaces ou de passerelles entre le logiciel LIMS et des équipements du laboratoire ainsi qu’avec d’autres applications.

5. Une formation générale sur le LIMS

AQ Manager dispense ensuite une formation générale aux différents acteurs du projet. Celle-ci porte sur les modules intégrés à l’application. Elle permet à chacun d’avoir une vision plus précise des différentes possibilités qu’offre notre logiciel LIMS. Ainsi, ils ont suffisamment de cartes en main pour opérer les choix adéquats de paramétrage des modules qui suivront.

6. Les prototypages fonctionnels

L’étape suivante consiste à réaliser différents prototypes fonctionnels, avec les équipes de projet d'AQ Manager et du laboratoire, afin de :

• Paramétrer les différents modules dans une base de données de test,
• Valider les paramétrages réalisés,
• Les transposer étape par étape dans la base de données de production.

7. La revue de projet

La revue de projet est une étape à ne pas négliger car il s’agit de monter des réunions ponctuelles de validation et de prise de décision sur les paramétrages stratégiques à réaliser pour chacun des modules du LIMS.

8. La rédaction des procédures de paramétrage

Les équipes d'AQ Manager rédigent les procédures de paramétrage. Celles-ci documentent le paramétrage réalisé pour chacun des modules lors des phases de prototypage. Ces manuels personnalisés vous garantissent la pérennité du savoir.

9. Une formation des utilisateurs finaux

Cette étape a pour objectif de former l’ensemble des collaborateurs du laboratoire qui seront amenés à utiliser le LIMS. La formation a lieu avant le basculement en production vers le logiciel et porte sur les fonctionnalités et processus mis en place dans celui-ci durant les phases précédentes.

Il existe deux approches de formation au logiciel :

La formation classique

La classique vous permet de prendre connaissance des principales fonctions du logiciel et d’apprendre à les utiliser. Nous définissons en commun, à l’aide du guide de formation, un nombre de jours nécessaires en fonction de l’étendue de vos besoins.

Un formateur spécialisé vient sur votre site et vous forme aux fonctions de bases nécessaires à vos besoins. Il vous présente le fonctionnement général et comment personnaliser ce fonctionnement. Vous pratiquez seul pendant quelques jours avant une nouvelle séance de formation qui commence toujours par une série de questions et réponses concernant les séances précédentes.

La formation "démarche projet"

Le deuxième type de formation est la démarche projet, beaucoup plus complète et garante de la réussite de votre projet d’implantation. Le projet est décomposé en différentes phases réalisées par un ou plusieurs consultants métiers. Cet accompagnement s’articulera, entre autres, autour des phases suivantes : 

• Prise de connaissance de votre organisation,
• Définition du périmètre et planification du projet,
• Analyse de vos besoins et des interfaces de données à mettre en place,
• Etude des risques du projet et recherche des actions préventives,
• Installation et paramétrage de l’application AQ Manager Full Web,
• Formation aux fonctions standards,
• Définition, prototypage et validation des processus,
• Paramétrage des interfaces de données,
• Formation approfondie du chef de projet au logiciel AQ Manager Full Web,
• Formation des utilisateurs à l’application AQ Manager Full Web,

Suivi de l’avancement par des revues de projet régulières.

10. La rédaction de procédures d’utilisation

Il s’agit ici de rédiger les procédures d’utilisation du logiciel LIMS d’AQ Manager. Ces procédures sont bien entendu adaptées au projet et aux utilisateurs finaux formés précédemment.

11. L'accompagnement au démarrage

Cette étape consiste à vous accompagner lors du démarrage du projet et à fournir toute l’assistance nécessaire. Des équipes de consultants d'AQ Manager sont ainsi présentes sur site les premiers jours de mise en production et de démarrage du projet. Cet accompagnement permet :

• d’affiner certains paramétrages,
• d’être en support des utilisateurs finaux dans cette phase décisive.

12. Votre accompagnement personnalisé en production

Un contrat d’accompagnement peut être souscrit après la mise en production du logiciel LIMS. S’étalant sur plusieurs mois, ce contrat vous assure de bénéficier de l’assistance de nos équipes de formateurs/consultants. Ceux-ci peuvent par exemple réaliser des missions de paramétrage spécifique, de formations ciblées, répondre à des questions d’utilisation ou à d’autres besoins.

Ne pas laisser la migration des données pour la fin

Concentrez-vous sur la migration des données au début du processus de mise en œuvre. Les données d’une entreprise constituent l’un de ses principaux actifs. La migration entre des systèmes existants et un nouveau logiciel LIMS peut avoir un impact négatif considérable sur les opérations de laboratoire, en particulier lorsque des problèmes surviennent à un stade avancé du processus visant à implémenter le LIMS.

 Implémenter un logiciel LIMS peut prendre de 3 à 6 mois, il faut être pointilleux de bout en bout, respecter les étapes de mise en œuvre et ne jamais perdre de vue les grands principes évoqués ci-dessus pour un bon déroulement de projet et une efficacité optimale.

De l'analyse préalable sur site à l’accompagnement en production, vous voici donc en possession d'un scenario de 12 étapes à suivre pour parvenir sans encombre à déployer un LIMS dans votre laboratoire. Si toutes ces phases ne sont pas des passages obligés, identifier les besoins, prototyper, former les acteurs et documenter sont des phases garantes du bon déroulement et du succès du projet.