Comment estimer le coût d'un logiciel LIMS?

Depuis plusieurs années, le LIMS s'est imposé comme la solution de référence pour tout laboratoire soucieux de la parfaite gestion de ses données. Pour profiter du meilleur retour sur investissement possible, il est nécessaire de prendre plusieurs facteurs en compte, selon les besoins de votre laboratoire. 

Avant de vous lancer à corps perdu dans le processus d'acquisition d'un progiciel LIMS, gardez à l'esprit qu'il existe aujourd'hui autant de solutions techniques que d'éditeurs. La première distinction à connaître ? Celle séparant les logiciels propriétaires des logiciels open source.

Les premiers présentent l'avantage de la transparence. Le prix d'acquisition est ainsi toujours connu à l'avance et les services annexes proposés sont toujours communiqués. Il pourra par exemple s'agir du paramétrage du logiciel, de l'importation des données ou de l'accompagnement.

Dans les logiciels open source, le coût initial d'acquisition est en apparence gratuit. Dans les faits, l'installation et le déploiement de la solution nécessiteront toujours une intervention externe, ce qui conduira nécessairement à faire gonfler la facture. Pour disposer d'un logiciel adapté à vos besoins, il est souvent nécessaire de payer les fonctionnalités avancées. Le coût réel d'un progiciel LIMS open source est donc plus difficile à évaluer.

Les différents types de licences et d’hébergements 

Si vous optez pour un logiciel tel qu'AQ Manager LIMS, deux solutions s'offrent à vous : l'achat de licence ou la location de licence. Quelle option vous convient le mieux ? Voici quelques informations importantes pour vous aider à prendre une décision.

1. Achat de licence perpétuelle

Si vous décidez d’opter pour un achat de licence, vous devenez propriétaire du logiciel pendant une durée illimitée. Plusieurs types d’hébergements sont disponibles :

• L’hébergement sur vos serveurs 

Vous devenez entièrement propriétaire de la licence et profitez d'un contrôle complet sur votre infrastructure informatique. L’installation peut être réalisée par nos équipes.

• L’hébergement chez AQ Manager

Vous souhaitez nous confier l’hébergement ? Si vous ne souhaitez pas installer votre solution logicielle sur votre propre infrastructure informatique, nous vous proposons deux types d’hébergements dans le cloud. Cette solution vous permet d’acheter une licence, d’en devenir entièrement propriétaire mais de louer vos serveurs chez nous.

Serveur dédié dans le cloud : vous achetez une licence et vous louez un serveur dédié dans le cloud. Nous effectuons l’installation, la sauvegarde journalière et la surveillance de votre serveur, sur lequel vous êtes seul.

Serveur partagé dans le cloud : vous achetez une licence et vous louez un serveur partagé dans le cloud. Au total, jusqu’à 3 clients sont hébergés sur ce type de serveur. Nous effectuons l’installation, la sauvegarde journalière et la surveillance de votre serveur.

Ces options vous permettent ainsi de vous concentrer sur vos responsabilités et objectifs principaux, sans devoir confier ces tâches à votre personnel informatique.

En outre, notre application est parfaitement sécurisée et est conforme à la norme CFR 21 part 11, établissant les contraintes liées à la sécurisation des données et des accès. Un système de sauvegarde automatique de données permet également une restauration aisée en cas de problème.

2. La licence SaaS (Software as a Service),

Vous ne souhaitez pas investir dans le coût d’achat d’une licence ou ne disposez pas d’un budget nécessaire pour l’achat du logiciel ? Vous désirez tester la solution avant de l’acheter ? L’offre SaaS est la solution idéale !

Elle vous permet de payer une redevance (un loyer) pour utiliser AQ Manager LIMS, en ajoutant à cela l’installation. L'hébergement sur notre serveur est inclus dans la redevance.

Nous effectuons l’implémentation et la maintenance : la sauvegarde journalière, les mises à jour et la surveillance de l’application et du serveur.

3. La location du logiciel au sein de votre infrastructure

Finalement, une dernière solution est de payer la location du logiciel uniquement, par redevance au mois. Cette option comprend l’installation et l’hébergement sur votre propre infrastructure, ou dans un autre datacenter à votre guise. Ceci implique une gestion complète de l’application par vos soins.

Les coûts annexes à prendre en compte

Afin d'estimer au plus près votre budget, n'oubliez pas de prendre en compte d'éventuels frais annexes. L'accès à vos données s'effectue le plus souvent à l'intérieur même de vos locaux. Si vous souhaitez pouvoir y accéder en itinérance, depuis chez vous ou de votre tablette tactile par exemple, il faudra nécessairement prévoir des dépenses supplémentaires.

La formation est indispensable si vous souhaitez que votre LIMS soit parfaitement compris par votre équipe. Il est donc important de prévoir un budget supplémentaire d'apprentissage.

Pensez également à vérifier que votre contrat dispose de solides garanties de maintenance. Chez AQ Manager, ces opérations sont comprises dans un contrat de maintenance annuel qui inclut également les mises à jour.